Przechowywanie faktur - co warto wiedzieć?

Rozpoczynając działalność gospodarczą przedsiębiorca sam decyduje, w jaki sposób odbywać się będzie przechowywanie faktur. Ważne jednak, by sposób jej przechowywania spełniał wymogi, stawiane przez regulacje prawne.  

Przechowywanie faktur - obowiązek

Podatnicy zobowiązani są przechowywać m.in:

  • wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,

  • otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur.

Faktury powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Metody przechowywania

Tradycyjnym rozwiązaniem w obrocie gospodarczym jest przechowywanie faktur w formie papierowej. Przepisy uwzględniają jednak także inne metody ich przechowywania. Zgodnie z aktualnymi regulacjami dokumenty księgowe można bowiem przechowywać również w wersji elektronicznej np. na nośnikach typu płyta CD.

Elektroniczne przechowywanie faktur

Decydując się na elektroniczne przechowywanie faktur, podatnik powinien zapoznać się z takimi pojęciami jak:

  • autentyczność pochodzenia faktury - pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy albo wystawcy faktury,

  • integralność treści - oznacza, że w fakturze nie dokonano zmian danych, które powinna zawierać.

Powyżej przytoczone cechy faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych (sprawdzenie autentyczności danych wystawcy faktury), które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczenia usług.

Dodatkowo w przypadku przechowywania faktur w wersji elektronicznej ważne, by pliki były zabezpieczone w sposób uniemożliwiający modyfikowanie treści faktury.

Obowiązki podatnika

Podatnicy zobowiązani są do zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w sytuacji gdy faktury są przechowywane w formie elektronicznej, również bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Przechowywanie faktur - miejsce

Zgodnie z ustawą o VAT podatnicy prowadzący działalność z siedzibą w kraju, zobowiązani są przechowywać faktury na terenie kraju. Odstępstwem od tej reguły są dokumenty przechowywane w formie elektronicznej. W tym przypadku istnieje możliwość przechowywania faktur poza granicami kraju. Faktury należy przechowywać jednak w taki sposób, by umożliwić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp do tych faktur drogą on-line.

Przechowywanie faktur - terminy

Obowiązek przechowywania faktur, faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów ciąży na podatnikach do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.