Przechowywanie firmowej dokumentacji – wrzuć ją w chmurę!

Będąc pracodawcą musisz pamiętać o różnych obowiązkach, które nakładają na ciebie przepisy Kodeksu pracy. Jednym z nich jest konieczność przechowywania firmowej dokumentacji kadrowej i to nie według własnego widzimisię, ale tak aby nie była ona narażona na zniszczenie bądź uszkodzenie. Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują do prowadzenia firmowej dokumentacji usługi w chmurze często chcieliby w taki sposób także archiwizować niezbędne dowody. Czy jest to możliwe?

 

Zasady przechowywania firmowej dokumentacji kadrowej

Aby ustalić, jak należy przechowywać firmową dokumentację, należałoby się odnieść do  Ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z tymi przepisami, płatnik składek jest zobowiązany do przechowywania list płac, kart wynagrodzeń oraz innych dowodów, stanowiących podstawę ustalenia wymiaru emerytury lub renty. Co ważne, takie dokumenty należy archiwizować przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Co ważne, jeśli przedsiębiorca przechowuje firmową dokumentację w siedzibie firmy, a będzie zmuszony zakończyć działalność gospodarczą, jego obowiązkiem będzie przekazanie dokumentów do dalszego przechowywania odpowiedniej firmie zajmującej się archiwizacją, aż do upływu wskazanego terminu. Takie przechowywanie jest oczywiście odpłatne, dlatego jeśli płatnik nie posiada niezbędnych na ten cel środków, może zwrócić się z wnioskiem o stwierdzenie niemożności przechowywania. Wtedy też firmowa dokumentacja trafi do archiwum państwowego.

Przechowywanie firmowej dokumentacji w chmurze - czy będzie możliwe?

W związku z coraz powszechniejszym wykorzystywaniem systemów informatycznych do prowadzenia dokumentacji firmowej, także ustawodawcy postanowili skupić się na takich metodach pracy przedsiębiorstw.

W ramach planowanych zmian jest digitalizacja przechowywania firmowej dokumentacji, czyli możliwość archiwizowania danych w formie elektronicznej. Skróceniu miałby ponadto ulec wymagany okres przechowywania dokumentów.

Trudno jednak jednoznacznie wskazać, kiedy miałyby powstać i wejść w życie nowe przepisy - przede wszystkim ze względu na fakt obszernej materii, którą należy przeanalizować i dostosować doń niezbędne przepisy.