Przełom roku i rozliczenie kosztów

Koniec roku i początek kolejnego to gorący czas w działalności przedsiębiorców. Podatnicy muszą skupić wówczas uwagę na prawidłowym rozliczeniu danego roku - sporządzeniu spisu z natury oraz zamknięciu ksiąg. Czynności te wywołują u przedsiębiorców wiele wątpliwości. Do najczęstszych z pewnością można zaliczyć ewidencję kosztów na przełomie roku podatkowego.

Kiedy ująć koszt w KPiR?

O momencie ujęcia kosztów w księdze decyduje metoda rozliczania kosztów, jaką przyjął podatnik. W oparciu o obowiązujące regulacje prawne, można wyróżnić dwie:

  • metodę uproszczoną (inaczej kasową) oraz

  • metodę memoriałową.

Każda z nich charakteryzuje się innym sposobem ujęcia kosztu w KPiR.

Metoda memoriałowa

Regulacje w tym zakresie znajdują się w art. 22 ust. 5-5c oraz ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z ich treścią podatnik jest zobligowany do ewidencjonowania kosztów w okresie, którego one dotyczą. Co ważne, przedsiębiorca stosujący metodę memoriałową musi dokonać podziału kosztów na dwie grupy:

  • koszty pośrednie - pośrednio związane z osiąganym przychodem, trudno przyporządkować je wprost do konkretnego przychodu (np. reklama, najem, ubezpieczenia itp.),

  • koszty bezpośrednie - bezpośrednio związane z osiąganymi przychodami (np. zakup towarów handlowych, zakup materiałów, wynagrodzenia).

Koszty pośrednie co do zasady ewidencjonuje się w dniu wystawienia faktury. Jednak jeżeli dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy (obejmują przełom roku), wówczas powinno się dokonać ich proporcjonalnego podziału w stosunku do okresu (w szczególności roku podatkowego), którego dotyczą.

Z kolei koszty bezpośrednie poniesione w danym roku lub w roku następnym (ale jeszcze przed dniem złożenia zeznania podatkowego) powinny zostać ujęte w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody.

Metoda uproszczona

Zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w przypadku metody kasowej koszty uzyskania przychodów potrąca się tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. W konsekwencji oznacza to, że podatnik ujmuje koszty w księdze w dacie ich poniesienia, nie zwracając przy tym uwagi na okres, którego dotyczą.

W sytuacji, gdy podatnik przed końcem roku otrzyma towary handlowe bądź materiały, jest zobligowany do ujęcia ich w KPiR - bez względu na rodzaj stosowanej metody ewidencji kosztów. Obowiązek ten wynika wprost z par. 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.

W przypadku pozostałych wydatków przedsiębiorca musi określić moment ujęcia wydatku w kosztach w zależności od zastosowanej metody.

Rozliczanie kosztów na przełomie roku - prenumerata (przykład)

Podatnik 26 grudnia 2013 roku otrzymał fakturę za roczną prenumeratę czasopisma branżowego na rok 2014. Data wystawienia faktury - 26.12.2013 r.

Podatnik stosujący metodę uproszczoną ujmuje fakturę w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów - pozostałe wydatki - w dacie poniesienia kosztu, czyli w dacie wystawienia faktury.

Z kolei przedsiębiorca stosujący metodę memoriałową będzie zobowiązany do ujęcia faktury za prenumeratę w styczniu 2014 roku.

Rozliczanie kosztów na przełomie roku - polisa ubezpieczeniowa (przykład)

Przedsiębiorca wykupił 1 listopada 2013 r. polisę ubezpieczeniową dla samochodu firmowego, która będzie obowiązywała do 1 listopada 2014 roku. Jak rozliczyć ją w kosztach?

W przypadku metody uproszczonej podatnik ujmuje polisę w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów - pozostałe wydatki - w dacie wystawienia polisy (czyli w dacie poniesienia kosztu).

Natomiast podatnik rozliczający koszty metodą memoriałową będzie zobligowany do proporcjalnego podziału kosztu polisy. 2/12 wartości polisy ujmie w kosztach listopada. Natomiast pozostałe 10/12 należy zakwalifikować do kosztów stycznia. Podatnik może również dokonać podziału miesięcznego i co miesiąc ujmować w kosztach 1/12 wartości polisy.

Rozliczanie kosztów na przełomie roku - usługi telekomunikacyjne (przykład)

Podatnik prowadzący KPiR otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne, wystawioną 31 grudnia 2013 roku, która dotyczy opłat za rozmowy za grudzień 2013 oraz abonament telefoniczny za styczeń 2014. Jak ją ująć w ewidencji w przypadku stosowania metody kasowej oraz memoriałowej?

Stosujące metodę uproszczoną (kasową) podatnik tego typu fakturę powinien ująć w kolumnie 13 księgi - pozostałe wydatki - w dacie poniesienia kosztu, a więc w dacie wystawienia faktury.

W przypadku metody memoriałowej przedsiębiorca w takiej sytuacji jest zobowiązany do podziału kosztów względem okresów, których dotyczą, jako że usługi telekomunikacyjne są kosztem pośrednim. Przedsiębiorca w dacie poniesienia kosztu (wystawienia faktury) ujmuje w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki - wartość rozmów za grudzień 2013 r. Natomiast wartość abonamentu za styczeń 2014 r. uwzględnia w kosztach stycznia.