Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Przeterminowane faktury - jak poradzić sobie z odzyskaniem należności?

Chociaż statystyki pokazują, że przedsiębiorcy coraz lepiej radzą sobie z odzyskiwaniem należności nie oznacza to, że przeterminowane faktury nie występują. Nadal jest obecny w praktyce biznesu, stanowiąc przy tym prawdziwe utrapienie przedsiębiorców. Jak poradzić sobie z odzyskaniem należności? A najlepiej - jak zapobiec przeterminowania się faktur? Opisujemy poniżej.

Przeterminowane faktury - po pierwsze kontakt z klientem

Jeżeli termin płatności faktury minął, pierwszy krok, który należy wykonać, jest zarazem najprostszy i najbardziej oczywisty z możliwych - skontaktowanie się z klientem i ustalenie przyczyny, przez którą nie uregulował płatności. Ilu kontrahentów, tyle sytuacji i powodów, a najczęściej występujący, to nie pamiętanie o zapłacie.

W przypadku, gdy kontakt z klientem jest utrudniony kolejnym krokiem jest wezwanie do zapłaty wysłane do klienta listem poleconym. Ważne jest, aby zostało do niego dostarczone, więc aby mieć co do tego pewność, warto wysłać je za potwierdzeniem odbioru. Stanowi to materiał dowodowy w razie ewentualnego sporu sądowego. Wyznawana zasada to “do trzech razy sztuka”.

Miękka windykacja, czyli siła napędowa dla dłużnika

Aby zrozumieć sens miękkiej windykacji, warto zastanowić się co oprócz pieniędzy jest ważne w biznesie. Otóż - wizerunek. Rzeczą naturalną przed zawarciem umowy z nowym kontrahentem jest sprawdzenie jego wiarygodności, które opiera się na przejrzeniu jego danych, opinii o nim oraz ewentualności wpisania do rejestru dłużników. Dopiero te informacje przesądzają czy z takim kontrahentem przedsiębiorca chce zawrzeć umowę. Zły wizerunek, zaleganie z zapłatami na pewno się do tego nie przyczynią.

Miękką windykację tworzą m.in. profesjonalne Biura Informacji Gospodarczej, które specjalizują się w prowadzeniu rejestrów dłużników. Zawierając umowę z jednym z takich biur, można nie tylko przeglądać dany rejestr, ale również dopisać do niego kontrahenta, który zalega z zapłatą. Powiadomienie o zawartej umowie z jednym z takich biur na wezwaniu do zapłaty może być gwarancją odzyskania należności.

Chcąc odzyskać należność na własną rękę etap miękkiej windykacji, tzw. polubownej, jest nie do przeskoczenia. Dopiero jeśli nie przyniesie skutku, szereg podjętych już czynności stanowi przesłankę do wszczęcia postępowania sądowego.

Dobrą decyzją może być również przekazanie sprawy profesjonalnej firmie windykacyjnej. Wówczas z przedsiębiorcy spada obowiązek przeprowadzania szeregu procedur, aby odzyskać swoją należność i zajmuje się tym podmiot w tym wyspecjalizowany. Czasem na wezwanie firmy windykacyjnej dłużnik może zareagować inaczej niż na samo wezwanie wierzyciela. Co ważniejsze, im szybciej i sprawniej przeprowadzona próba odzyskania należności, tym bardziej skuteczna.

Minimalizacja ryzyka a przeterminowane faktury

Przeterminowane faktury stanowią ryzyko, którego z pewnością nie da się całkowicie wyeliminować. Można jednak, a nawet należy, to ryzyko zminimalizować weryfikując kontrahenta przed zawarciem umowy przez korzystanie m.in. z pomocy wymienionych wcześniej Biur Informacji Gospodarczej. Warto dodatkowo skorzystać z wyszukiwarki internetowej i sprawdzić odnośniki dotyczące klienta zarówno te oficjalne, jak i te mniej, np. fora internetowe.

Kolejna rzecz, która sprawia wrażenie oczywistej, to sporządzenie i podpisanie umowy, w której opisane są wszystkie warunki i konsekwencje jej zawarcia. Jest to absolutna podstawa w przypadku wystąpienia problemów z odzyskaniem należności. Niezwykle praktyczna jest tutaj zasada ograniczonego zaufania do każdego kontrahenta, z którym zawierane są jakiekolwiek transakcje.