Czas to pieniądz - zarządzanie czasem własnym i zespołu

Na łamach niniejszego cyklu niejednokrotnie wspominaliśmy o tym, że jedną z naczelnych cech dobrego przywódcy jest umiejętność myślenia strategicznego (określanego również mianem wizjonerstwa), które wyznacza kierunek działań całej organizacji. Bardzo ważne jest, by lider potrafił postawić przed sobą i swoimi podwładnymi jasno określony i możliwy do realizacji cel, który będzie stanowił siłę napędową wszystkich działań. Potrzebna jest również wytrwałość i konsekwencja wszystkich osób zaangażowanych w realizację tego celu. Jednak to nie wszystko. Wśród natłoku zadań do zrobienia “na wczoraj” nawet najlepiej określone i przemyślane dążenie nie ma szans na powodzenie, jeżeli przywódca nie potrafi odpowiednio zarządzać czasem - swoim i swojego zespołu. Czas to jeden z podstawowych zasobów organizacji, który odpowiednio wykorzystany może przyczynić się do sukcesu, bez konieczności nadwyrężania sił przywódcy oraz jego podwładnych. W jaki sposób można zatem okiełznać ten żywioł? Co może nam przeszkadzać w wykonywaniu codziennych obowiązków? Czym jest prokrastynacja i dlaczego nie można jej nazwać lenistwem? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w przedostatniej części cyklu o przywództwie w organizacji.

Dlaczego czas nam umyka?

Zanim przejdziemy do samego zarządzania czasem, w pierwszej kolejności przyjrzymy się czynnikom, które sprawiają, że nie potrafimy go efektywnie wykorzystać. Jak zostało już wspomniane, jest to bardzo ważny zasób, którego ilość jest niestety ściśle ograniczona - doba zawsze będzie miała 24h, godzina 60 minut, a minuta - 60 sekund. Co więcej, nie można go cofnąć, magazynować, dokupić, czy też zastąpić. Mogłoby się wydawać, że 168 godzin (cały tydzień) to bardzo dużo czasu, w trakcie którego można wykonać naprawdę wiele. Oczywiście - tak jest, ale pod warunkiem, że potrafi się go odpowiednio wykorzystać.

Częstym wytłumaczeniem pojawiającym się w momencie, kiedy ktoś nie zrealizował powierzonego mu zadania na czas, jest “nie wyrobiłem się, ponieważ czas jakoś dziwnie szybko mi umknął”. No właśnie, co sprawia, że tak się dzieje? Odpowiedzialnych za to może być bardzo wiele czynników, które można podzielić na wewnętrzne - uzależnione od człowieka - oraz zewnętrzne, czyli wszystko, co dzieje się “poza” nim. Przyjrzyjmy się każdej z tych grup.

Wśród czynników wewnętrznych przyczyniających się do “umykania” czasu można wymienić np.:

  • nieprzemyślane działania - robienie czegoś dla samego robienia, bez planów i określenia celu,
  • brak wiedzy - czas poświęcany jest na ciągłe doczytywanie, wyszukiwanie informacji,
  • brak doświadczenia, który przekłada się na brak sprawności w działaniu,
  • brak asertywności - brak umiejętności odmawiania wiąże się z tym, że na naszym biurku piętrzą się kolejne stosy dokumentów i zadań do zrobienia,
  • brak motywacji - kto nie pamięta, jak interesująca potrafi być ściana, kiedy musimy nauczyć się czegoś nieciekawego, przeczytać raport albo zapoznać się z instrukcją,

  • brak wewnętrznej dyscypliny, co przekłada się na niepunktualność i ciągłe bycie w biegu,
  • niesystematyczność - odkładanie kolejnych zadań na później, piętrzenie się obowiązków,
  • bałaganiarstwo - człowiek bardzo wiele czasu traci na szukanie rzeczy, dokumentów, “które przecież gdzieś tutaj były”,
  • niedokładność, która może przekładać się na konieczność wykonywania tej samej czynności kilkukrotnie,
  • nadmierna gadatliwość - a może raczej brak umiejętności oddzielenia czasu, który należy poświęcić na pracę, oraz deficyt czasu wolnego, który można przeznaczyć na “ploteczki”.

Najgorszym wrogiem człowieka w walce z czasem jest brak świadomości istnienia ww. czynników, który uniemożliwia zapanowanie nad nimi. Jest to bardzo powszechny problem, który sprawia, że zdecydowana większość ludzi nie potrafi racjonalnie gospodarować własnym czasem. Oczywiście wiele z nich to cechy osobowości, które ciężko jest zmienić (jak np. omówiona w dalszej części artykułu prokrastynacja), jednak jak pokazuje wiele osób, które miały styczność z programami zarządzania stresem, możliwe jest ich okiełznanie. Ale o tym później.

Wróćmy do przyczyn umykania czasu. Oprócz wewnętrznych czynników poważnymi “przeszkadzaczami” mogą okazać się również czynniki zewnętrzne, jak np.:

  • niespodziewane wydarzenia na drodze do pracy,
  • nagłe zebranie pracowników,
  • nieplanowany wyjazd do kontrahenta,
  • telefon od niezadowolonego klienta,
  • niesprzyjające koncentracji warunki pracy (hałas, ruch etc.),
  • awarie sprzętów niezbędnych do pracy,
  • niepunktualność osób, z którymi mamy umówione spotkanie
  • i wiele innych.

Jak widać, na większość z nich nie mamy wpływu, jednak odpowiednie przygotowanie może zapobiegać katastrofalnym skutkom takich nieprzewidzianych wydarzeń.

Prokrastynacja, czyli chęć odkładania wszystkiego na później

W ostatnich latach bardzo głośno zrobiło się o “chorobie” XXI wieku, polegającej na tendencji do ciągłego przekładania pewnych czynności na później - nazywanej prokrastynacją. Jej skutki mogą być widoczne nie tylko w pracy czy szkole, ale również w życiu prywatnym. Bardzo często można spotkać się z opiniami, zgodnie z którymi jest to zwykłe lenistwo nazwane w bardziej fachowy sposób oraz szukanie wymówek dla osób, które najzwyczajniej w świecie do pracusiów nie należą. Jednak nie bez kozery psychologowie uznali prokrastynację za zaburzenie psychiczne. Osoby, które zostały nią dotknięte, określa się mianem prokrastynatorów. Co ich charakteryzuje?

Typowy prokrastynator w obliczu zadania, które wymaga od niego większego wysiłku, traci całą motywację, wiarę w siebie oraz odczuwa bardzo silny niepokój. Mimo chęci i decyzji, że przystępuje do pracy, nie udaje mu się zrealizować podjętych założeń, czego naczelną przyczyną jest obawa przed porażką. Następny etap to uświadomienie sobie niekorzystnych skutków odkładania czynności, co powoduje narastanie lęku niepozwalającego zabrać się do pracy. Prokrastynator zaczyna szukać wymówek, dzięki którym ucieknie od problemu. Cały ten proces skutkuje wykonaniem zadania pod działaniem stresu w ostatniej chwili, ukończeniem go po czasie lub też niewykonaniem go wcale, po czym następuje obietnica niepowtórzenia tego schematu.

Taki sposób postępowania sprawia, że zadanie staje się coraz trudniejsze do wykonania. Nie pomaga też przeciąganie go w czasie, które nasila uczucie zniechęcenia oraz bezsilności. Prokrastynacja może przyjmować różne formy - od łagodnych, przy których skuteczne będą techniki zarządzania stresem, po bardzo ciężkie, wymagające nawet interwencji farmakologicznej.

Zarządzanie czasem - jak to działa?

Po dygresji na temat prokrastynacji oraz innych czynników sprawiających, że umyka nam czas, przejdźmy do clou niniejszego artykułu.

Zarządzanie czasem to nic innego jak planowe i systematyczne wykonywanie zadań, zmierzające do osiągnięcia celu.

Należy zwrócić uwagę na trzy aspekty wskazanej definicji. Po pierwsze - jest to działanie planowe, czyli opierające się na wcześniej przygotowanym, przemyślanym planie, harmonogramie. Po drugie - systematyczność, czyli robienie czegoś regularnie, starannie, w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Trzeci ważny aspekt to wspominany niejednokrotnie cel, który powinien być jasno określony jeszcze zanim powstanie plan działania. Ludzie lubią wiedzieć i widzieć, do czego dążą, dlatego powinien on towarzyszyć i być przypominany członkom zespołu na każdym etapie realizacji.

Ogólny przebieg procesu zarządzania czasem obejmuje:

  1. Etap wyznaczania celów - zarówno na poziomie jednostkowym, jak i organizacyjnym jest to najważniejszy moment, dochodzi tu bowiem do identyfikacji działań, które muszą zostać wykonane, aby ustalone cele mogły zostać osiągnięte.

  2. Etap planowania, czyli przewidywania czasu potrzebnego do wykonania poszczególnych działań. Jeżeli dotyczy to całej organizacji, lider może poprosić o pomoc członków zespołu, których później zaangażuje w realizację poszczególnych etapów. Warto pamiętać o marginesie błędu, czyli przeznaczeniu trochę więcej czasu na każde zadanie - dzięki temu możliwe stanie się uniknięcie ewentualnych opóźnień spowodowanych niedoszacowaniem potrzebnego czasu oraz wystąpieniem nieprzewidzianych wydarzeń (jak np. choroba pracownika, awaria maszyny etc.).

  3. Etap podejmowania decyzji o sposobie realizacji zadań to moment ustalenia, kto i za co odpowiada, jak mają zostać wykonane kolejne etapy działania, co uznaje się za efekt danego działania.

  4. Etap realizacji, czyli tworzenia planu/harmonogramu działań dla wykonywanych czynności. Bardzo ważne jest ustalenie kolejności działań, czasu potrzebnego na każde z nich oraz sprecyzowanie zasobów niezbędnych do ich realizacji. Jeżeli planowane są zadania całego zespołu, wszyscy powinni mieć do nich dostęp, aby móc partycypować w ich tworzeniu oraz później, na etapie realizacji zadań, kontrolować stopień zaawansowania prac.

  5. Etap monitorowania, czyli bieżącego kontrolowania osiągniętych wyników oraz ewentualna korekta celów. To bardzo ważne zadanie przywódcy, który powinien przez cały czas czuwać nad realizacją poczynionych planów. Oczywiście nie musi tego robić osobiście - może ustalić formę raportowania realizacji prac lub wyznaczyć osoby odpowiedzialne za kontrolowanie poszczególnych etapów.

Powyższe etapy to ogólne założenia zarządzania czasem. Przez wiele lat powstało jednak wiele różnych technik - na rynku dostępnych jest sporo książek różnych autorów, którzy - często w oparciu na własnych doświadczeniach - przybliżają tajniki panowania nad upływem czasu (np. model GTD Davida Allena). Warto sięgnąć po taką lekturę, aby wypracować swój własny sposób zarządzania stresem, który później będzie można przenieść na funkcjonowanie całej organizacji. Każda z nich pomaga pokonać wewnętrzne przyczyny umykania czasu oraz przygotować się na wszystkie zewnętrzne, nieprzewidziane wydarzenia, które mogą (ale nie muszą) pokrzyżować skrupulatnie przygotowane plany.

Kultura mono- i polichroniczna - zadania przywódcy

Obecnie coraz więcej organizacji to tzw. organizacje multi-kulti, czyli takie, w których pracuje dużo bardzo “różnorodnych” osób. Należy pamiętać, że w zależności od kultury, z której pochodzimy, możemy mieć inne poczucie czasu. Przekłada się to na pewien sposób funkcjonowania - zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Dobry lider stojący na czele zespołu, którego członkowie pochodzą z różnych krańców świata, powinien zdawać sobie sprawę ze wspomnianych różnic i w taki sposób zarządzać czasem w organizacji, aby wszystkie osoby były w stanie swobodnie realizować swoje zadania.

O co chodzi z tym poczuciem czasu? Na pewno nie o inne metody jego liczenia, ale o inną interpretację czasu. Co dla jednej kultury może być wcześnie, dla innej może oznaczać późno. To, co dla osoby z jednego kraju może oznaczać “na czas”, dla innej znaczy “zdecydowanie za późno”. Kultury na świecie pod tym względem można podzielić na trzy rodzaje:

  • kultury monochroniczne,
  • kultury polichroniczne,
  • kultury mieszane/umiarkowanie monochroniczne.

Kultury monochroniczne są bardzo poukładane, pracują z zegarkiem w ręku. Ich głównym mottem jest “czas to pieniądz”. Koncentrują się na zleconym zadaniu, trzymając się mocno założonego planu. Lubią tworzyć harmonogramy, które wyznaczają rytm ich życia. Osoby z tych kultur wierzą w porządek i wyznają zasadę, że na wszystko jest czas i miejsce, dlatego nie łączą życia zawodowego z prywatnym. Dobrym przykładem państw o monochronicznej kulturze są Niemcy oraz Stany Zjednoczone.

Kultury polichroniczne mają tendencję do mieszania życia prywatnego z zawodowym. Głównym mottem osób z tego typu państw jest “co się odwlecze, to nie uciecze”. Nie przejmują się spóźnieniami i to nie tylko na spotkania towarzyskie, ale również biznesowe, a nawet w realizacji poczynionych przez całą organizację planów. Cechą charakterystyczną dla tych kultur jest cenienie relacji międzyludzkich ponad wszystko. Przykładami takich krajów są: kraje arabskie, większość krajów afrykańskich, latynoamerykańskich.

Trzeci typ kultur to kultury mieszane lub też umiarkowanie monochroniczne. Można w nich zauważyć cechy obu wcześniej opisanych typów, tzn. lubią pracować na podstawie harmonogramu, ale nie trzymają się go tak mocno jak kultury czysto monochroniczne. Nie przepadają za spóźnialskimi, ale są w stanie bez problemu zaakceptować jednorazową wpadkę. Oddzielają życie prywatne od zawodowego, ale czasami zdarza im się łączyć jedno i drugie - i nie uważają tego za coś nienaturalnego. Przykładem kraju umiarkowanie monochronicznego jest Polska.

Jak pracować z osobami z kultur monochronicznych?

  1. Nie spóźniaj się na umówione spotkania.
  2. Przygotowuj harmonogramy i trzymaj się ich.
  3. Miej przygotowaną listę celów oraz zadań na każdym stanowisku.
  4. Kontroluj, jak wygląda realizacja poszczególnych etapów działań.

Jak pracować z osobami z kultur polichronicznych:

  1. Dbaj o miłą atmosferę w pracy.
  2. Ustalaj deadline, ale nie kontroluj przez cały czas.
  3. Zaakceptuj, że osoby te mogą potrzebować trochę więcej czasu na realizację zadań.

Odpowiednie zarządzanie czasem własnym oraz całego zespołu może przynieść szereg korzyści. Wśród plusów dla organizacji wymienić należy wzrost wydajności i skuteczności zespołu poprzez zredukowanie błędów i porażek; zapobieganie kryzysom; usprawnienie działań poprzez wykorzystanie doświadczenia oraz wiedzy pracowników. Po stronie zespołu należy wymienić zwiększenie satysfakcji z wykonywanej pracy (widzą w niej cel, jest uporządkowana, wiedzą, co ich czeka) i wiążący się z tym spadek stresu i napięcia emocjonalnego; lepiej wykorzystany czas dający możliwość odpoczynku i relaksu oraz zwiększenie kreatywności. Wdrożenie nowych zachowań na początku zajmie trochę czasu, jednak z każdym miesiącem będą one coraz bardziej naturalne i będą przynosić coraz więcej korzyści.