Rachunek czy faktura, czyli jak dokumentować sprzedaż od 2014 roku

Każdy przedsiębiorca zamierzający wystawiać faktury dokumentujące sprzedaż powinien na bieżąco śledzić zmieniające się w tej kwestii przepisy.

Do końca 2012 roku tylko czynni podatnicy VAT

Od lipca 1993 do końca roku 2012 uprawnieni do dokumentowania sprzedaży fakturami byli jedynie czynni podatnicy VAT. Obecnie taką możliwość posiadają również przedsiębiorcy zarejestrowani jako korzystający ze zwolnienia z podatku od towarów i usług.

Od stycznia 2014 roku każdy wystawia fakturę!

Jednak, wraz z początkiem 2014 roku nadchodzą kolejne zmiany w tym zakresie. Otóż każdy przedsiębiorca, niezależnie od dopełnienia obowiązku rejestracji, czy też nie, będzie mógł wystawić fakturę.

Obowiązek wystawiania faktur

Obowiązek wystawiania faktur występuje szczególnie w przypadku sprzedaży na rzecz firm, nie później niż 7 dnia od daty wydania towaru lub wykonania usługi. Termin ten od początku 2014 roku wydłuży się do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie.

Jak jest obecnie?

Do końca roku 2012 podatnicy zwolnieni podmiotowo z podatku VAT mogli dokumentować sprzedaż przy użyciu rachunków. Nie posiadali prawa do wystawiania faktur, gdyż obowiązujące regulacje prawne nie przewidywały takiej możliwości. Jednak przepisy zmieniły się od 1 stycznia 2013 roku i obecnie faktura może być wystawiona przez każdego, kto prowadzi działalność gospodarczą oraz zarejestruje się jako podatnik VAT.

Zmiany, jakie weszły w życie, wraz z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur regulują, iż uprawnionymi do wystawienia faktury są:

  • zarejestrowani podatnicy VAT czynni,
  • podatnicy, o których mowa w art. 16 ustawy, przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu,
  • zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni.

W związku z powyższym w dalszym ciągu obowiązek dokumentowania sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców (lub przedsiębiorstw) spoczywa na czynnych podatnikach VAT. W przypadku transakcji z osobami prywatnymi dokument ten musi zostać sporządzony jedynie na żądanie tych osób.

Jak podatnik zwolniony wystawia fakturę?

Jednocześnie możliwość wystawienia faktury została przewidziana dla przedsiębiorców podmiotowo zwolnionych z podatku od towarów i usług - gdzie łączna wartość dokonanej w poprzednim roku podatkowym sprzedaży nie przekroczyła kwoty 150 000 zł oraz zarejestrowanych jako podatnicy VAT zwolnieni. Wspomnianej rejestracji można dokonać w urzędzie skarbowym za pomocą formularza VAT-R, gdzie należy w części C zaznaczyć kwadrat przy pozycji 30 - “podatnik będzie korzystał ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9”.

Kiedy obydwa wspomniane warunki zostaną spełnione, wówczas podatnicy posiadają wybór czy dokumentować sprzedaż rachunkami, czy fakturami. Jednak należy pamiętać, że będzie to w dalszym ciągu sprzedaż niepodlegająca podatkowi od towarów i usług.

Co zawiera faktura nievatowca?

Dodatkowo na fakturze wystawionej przez podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT, w przypadku dostawy towarów bądź świadczenia usług, powinno znaleźć się wskazanie:

  • przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
  • przepisu dyrektywy, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług,
  • innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

Warto także wiedzieć, że faktury te mogą nie zawierać danych takich, jak: numer NIP nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b ww. rozporządzenia, stawka podatku VAT oraz kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto.

Odmiennie jest w przypadku podatników zwolnionych podmiotowo, którzy niezarejestrowali się w ogóle na potrzeby podatku VAT. Otóż mogą dokumentować dokonywaną sprzedaż na rzecz innych podmiotów gospodarczych jedynie poprzez wystawianie rachunków. Prawo do wystawiana faktur będzie przysługiwać im dopiero po złożeniu zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R, w którym poinformują o korzystaniu ze zwolnienia z podatku VAT.

Jak będzie w 2014 roku?

Nadchodzące zmiany w ustawie o podatku od towarów i usług obejmują także kwestię grupy podatników posiadających prawo do wystawiania faktur. Otóż od 1 stycznia 2014 roku przewiduje się możliwość dokumentowania sprzedaży przy użyciu faktur nie tylko dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni lub zwolnieni podatnicy VAT, ale także dla podmiotów zwolnionych, które nie dopełniły obowiązku zgłoszenia VAT-R.

Zatem osoba prowadząca działalność gospodarczą, której przysługuje zwolnienie z podatku od towarów i usług, od początku roku 2014 nie będzie zobowiązana do rejestracji jako podatnik zwolniony, aby uzyskać prawo do wystawiania faktur.