Rejestrowanie zaliczek na kasie fiskalnej

Każdy podatnik VAT wie, że z otrzymaniem zaliczki wiąże się konieczność odpowiedniego udokumentowania zdarzenia. W przypadku transakcji przeprowadzonej z inną firmą nie ma z tym żadnego kłopotu – wystarczy wystawić fakturę zaliczkową. A co zrobić w sytuacji, kiedy przedpłaty dokonała osoba fizyczna? Jak wygląda rejestrowanie zaliczek na kasie fiskalnej?

Dokumentowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych

W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych podstawowym dowodem księgowym jest paragon fiskalny (wystawiany, jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej). Podobnie sytuacja wygląda podczas dokonywania transakcji z rolnikami ryczałtowymi. Dla tego typu klientów należy wystawić fakturę na żądanie - co oznacza, że do momentu, kiedy odbiorca nie zażyczy sobie takiego dokumentu, sprzedawca nie musi go wystawiać.

Jeśli jednak pojawi się żądanie wystawienia faktury, paragon i tak należy wydrukować. Podpina się go pod kopię faktury, która zostaje w dokumentacji sprzedawcy, przekazując kontrahentowi wyłącznie fakturę.

Otrzymanie zaliczki a kasa fiskalna

Zgodnie z przepisami zaliczka otrzymana od osoby fizycznej także powinna być odpowiednio udokumentowana – zatem zaliczkę należy “wbić” na kasę fiskalną. Według ustawy o VAT momentem powstania obowiązku podatkowego jest dzień wydania towaru albo wykonania usługi. Jednak przy zaliczce termin ten powstaje wcześniej – w tym przypadku obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki. Wtedy też należy zarejestrować ją na kasie fiskalnej.

Problem może pojawić się wtedy, kiedy zaliczka nie zostanie zauważona i na kasie będzie ujęta nieodpowiednim okresie. Może się tak zdarzyć, gdy np. należność wpływa na konto bankowe na przełomie miesięcy. Kasy fiskalne nie pozwalają na księgowanie z datą wsteczną – dlatego też zaliczkę na kasie fiskalnej w takiej sytuacji należy ująć najszybciej jak się da.

Natomiast księgując raport fiskalny w rejestrach, należy pamiętać o poprawnym ujęciu zaliczki uwzględnionej na kasie fiskalnej. Tym samym należy ją ująć w rejestrze sprzedaży VAT w miesiącu, którego rzeczywiście dotyczyła. Nie można tutaj sugerować się datą ujęcia zaliczki w łącznym raporcie okresowym.

Warto też pamiętać, że mimo zaksięgowania zaliczki na kasie fiskalnej zgodnie z datą jej wpływu nie powinna ona być ujmowana w KPiR jako przychód. Przychód powstanie bowiem dopiero w momencie wydania towarów lub wykonania usługi – wtedy też całą wartość należności należy ująć w księdze.