Rodzaje faktur w obrocie gospodarczym

Faktury to najpopularniejsze dokumenty handlowe w relacjach biznesowych. Na ich podstawie dokumentuje się sprzedaż towarów i wykonywanie usług zarówno na terenie kraju, jak i w przypadku transakcji zagranicznych. Faktury można wystawiać w formie papierowej lub elektronicznej. Zgodnie z ustawą o VAT o rodzaju faktury co do zasady nie decyduje jej nazwa a dane na niej zamieszczone. Jeśli dokument nie będzie zawierał elementów wymaganych przez ustawę, nie będzie mógł zostać uznany za fakturę. Jednocześnie należy zaznaczyć, że faktura w większości przypadków wpływa na powstanie obowiązku podatkowego. Dlatego warto poznać najpopularniejsze rodzaje faktur stosowane w obrocie gospodarczym.

Rodzaje faktur - zwykła faktura

Podatnik ma obowiązek wystawić fakturę w przypadku:

  • sprzedaży, dostawy towarów, świadczenia usług na rzecz innego podatnika VAT (lub podatku o podobnym charakterze) lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,

  • sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju (także na rzecz innych podmiotów niż wymienionych w poprzednim podpunkcie),

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (także na rzecz innych podmiotów niż wymienionych w pierwszym podpunkcie),

  • otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w dwóch powyższych punktach (oprócz niektórych sytuacji określonych w ustawie).

Ważne!

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik ma obowiązek wystawić fakturę, nawet w przypadku czynności zwolnionych z VAT. Warunkiem wystawienia takiej faktury jest wysunięcie żądania w terminie 3 miesięcy, licząc d końca miesiąca, od dnia w którym dostarczono towar lub wystawiono fakturę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

 

Poprawnie wystawiona faktura powinna zawierać:

  • datę wystawienia,

  • kolejny numer, który jednoznacznie identyfikuje fakturę,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy,

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

  • numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy i datę otrzymania zapłaty,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów, zakres wykonanej usługi,

  • cena jednostkowa towaru lub usługi (netto),

  • kwoty upustów lub obniżek cen, rabaty z tytułu wcześniejszej zapłaty,

  • wartość dostarczonych towarów, wykonanej usługi bez kwoty podatku (netto),

  • stawkę podatku,

  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Ważne!

Fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru i maksymalnie 30 dni przed dokonaniem dostawy towary lub wykonaniem usługi po otrzymaniu całości lub części zapłaty.

Rodzaje faktur - faktura podatnika zwolnionego z VAT

Od 2014 roku zarówno czynni podatnicy VAT jak podmioty zwolnione mają prawo wystawiać faktury. W przypadku wystawiania faktur przez podmioty zwolnione z podatku będą się one różniły od zwykłych faktur. Bardzo istotna w tym przypadku jest podstawa prawna zwolnienia. Kwestię tę precyzuje rozporządzenie Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r.

Generalnie faktura przedsiębiorcy zwolnionego z VAT powinna zawierać:

  • datę wystawienia,

  • numer kolejny,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • cenę jednostkową towaru lub usługi,

  • kwotę należności ogółem,

  • dodatkowo, jeśli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia przedmiotowego na fakturze musi znaleźć się informacja o podstawie prawnej. W przypadku podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotwego (limit 150.000 zł) nie ma obowiązku wskazywania podstawy prawnej zwolnienia.

Jeśli przedsiębiorca świadczy usługi zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 jego faktura powinna zawierać:

  • datę wystawienia,

  • numer kolejny,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy,

  • nazwę usługi,

  • kwotę, której dotyczy dokument.

Rodzaje faktur - faktura pro forma

Faktura pro forma nie powoduje konsekwencji podatkowych, nie wykazuje się jej w KPiR ani rejestrach VAT. Wystawiana jest w celu poinformowania klienta o cenie towaru lub usługi, ma charakter pomocniczego  dokumentu w komunikacji między kontrahentami. Wystawienie faktury pro forma nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia zwykłej faktury w odpowiednim terminie.

Faktura pro forma wystawiana jest na podobnych zasadach, jak faktura sprzedaży dlatego też może zawierać dane wymagane dla zwykłej faktury.

Co ważne wraz ze zmianami w ustawie o podatku VAT (o rodzaju faktury nie decyduje jej nazwa, a zawartość danych) pojawiły się obawy, że faktury pro forma, zwierające wszystkie dane, tak jak w przypadku faktur sprzedażowych, będą pociągały za sobą skutki podatkowe. Wątpliwości te zostały jednak rozwiane przez Ministra Finansów. Z całą pewnością faktury pro forma nie wywołują skutków podatkowych. Traktowane są one jako dokument pomocniczy (zmówienie) a nie dokument księgowy.

Rodzaje faktur - faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa służy dokumentacji otrzymywanych zaliczek, zadatków oraz przedpłat. Dokument ten potwierdza wpływ przedpłaty w całości lub w części jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

 

Ważne!

Faktury zaliczkowej nie wystawia się przy dokumentowaniu zaliczek na poczet:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

  • świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,

  • świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych (usługi wymienione w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do Ustawy o podatku od towarów i usług),

  • świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

  • świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

  • świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,

  • świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Otrzymanie zaliczki na powyższe czynności nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, a tym samym nie ma obowiązku dokumentowania ich fakturą zaliczkową.

 

Poprawnie wystawiona faktura zaliczkowa powinna zawierać:

  • datę wystawienia,

  • kolejny numer,

  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

  • numery NIP sprzedawcy i nabywcy,

  • datę otrzymania całości lub części należności, o ile różni się ona od daty wystawienia faktury,

  • kwotę otrzymanej należności,

  • kwotę podatku,

  • dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

 

Kwotę podatku wylicza się według wzoru:

KP = (WB x SP) /(100 + SP)

gdzie:

  • KP - oznacza kwotę podatku,
  • WB- oznacza wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych stawką podatku, uwzględniającą kwotę podatku (wartość sprzedaży brutto),
  • SP - oznacza stawkę podatku.

 

Ważne!

Jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej wartości transakcji (sprzedaży towarów czy usług), sprzedawca w momencie jej realizacji zobowiązany jest do wystawienia faktury końcowej (rozliczeniowej).

Rodzaje faktur - faktura końcowa

Faktura końcowa wystawiana jest w przypadku rozliczenia wcześniej otrzymanych zaliczek, przedpłat, zadatków udokumentowanych fakturami zaliczkowymi. Sporządza się je wówczas, gdy zaliczki nie pokrywały całej należności. Na fakturze końcowej sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.

 

Ważne!

Faktura końcowa powinna zawierać wykaz numerów faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.

 

Ważne!

Jeżeli faktury zaliczkowe opiewają na 100% wartości zamówienia wówczas nie wystawia się faktury końcowej.

Rodzaje faktur - faktura korygująca

Fakturę korygującą przedsiębiorca wystawia w przypadku popełnienia błędu lub konieczności dokonania zmian we wcześniejszej fakturze. Sytuacje w których należy wystawić faktury korygujące określa w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT:

  • udzielenie obniżki ceny w formie rabatu,

  • udzielenie opustów i obniżek cen,

  • dokonanie zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

  • dokonanie zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,

  • podwyższenie ceny lub stwierdzenie pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.


Poprawnie wystawiona faktura korygująca powinna zawierać:

  • określenie “FAKTURA KORYGUJĄCA” lub “KOREKTA”,

  • numer kolejny oraz datę jej wystawienia,

  • dane zawarte na fakturze pierwotnej, której dotyczy korekta, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 (datę wystawienia, kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towaru lub usługi oraz ich adresy, w określonych przypadkach NIP sprzedawcy oraz nabywcy, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury) oraz nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,

  • przyczynę korekty,

  • jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,

  • w pozostałych przypadkach - prawidłową treść korygowanych pozycji,

  • wskazanie okresu, do którego odnosi się korekta (gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie).

Rodzaje faktur - faktura VAT marża

Fakturę VAT marża wystawia się w przypadku transakcji dotyczących:

  • sprzedaży towarów używanych,

  • handlu dziełami sztuki,

  • handlu przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami,

  • usług turystycznych.

W przypadku faktur VAT marża, opodatkowaniu podlega tylko kwota marży, którą pobiera sprzedawca. W praktyce, sprzedawca odprowadza do urzędu skarbowego niższą kwotę podatku VAT. Marża rozumiana jest tu jako różnica między kwotą należności, jaką musi zapłacić nabywca usługi lub produktu, a ceną, jaką uiścił sprzedawca, zakupując je od innych dostawców. Dokładne zasady stosowania procedury VAT marża określa ustawa o VAT.

Na fakturze VAT marża musi znaleźć się informacja o rodzaju działalności:

  • “procedura marży dla biur podróży” - dla usług turystyki,

  • “procedura marży - towary używane” - przy dostawie towarów używanych,

  • “procedura marży - dzieła sztuki” - dla dostawy dzieł sztuki,

  • “procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki” - przy dostawie przedmiotów kolekcjonerskich i antyków.

Rodzaje faktur - faktura uproszczona

W sytuacji, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł (lub 100 euro) przedsiębiorca ma prawo do wystawienia faktury uproszczonej. Na takim dokumencie muszą znaleźć się dane pozwalającą określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek.

Prawidłowo wystawiona faktura uproszczona powinna zawierać:

  • datę wystawienia,

  • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

  • kwotę należności ogółem.

 

Ważne!

Faktura uproszczona nie może dokumentować:

  • sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

  • dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz podmiotów z UE (wyłączając Polskę).

 

Warto zaznaczyć, że przedsiębiorca nie musi korzystać z faktur uproszczonych.

Rodzaje faktur - faktura VAT małego podatnika

Mały podatnik rozliczający się metodą kasową może również wystawiać faktury. Faktura małego podatnika będzie różniła się od zwykłej faktury adnotacją “metoda kasowa”. 

Rodzaje faktur - faktura VAT RR

Faktura VAT RR dotyczy transakcji prowadzonych z rolnikami ryczałtowymi. Wystawia ją nabywca płodów rolnych. Faktura sporządzana jest w dwóch egzemplarzach - jeden dla nabywcy, drugi dla rolnika.

Poprawnie wystawiona faktura VAT RR powinna zawierać:

  • oznaczenie "Faktura VAT RR",

  • imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy,

  • numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy,

  • numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną,

  • datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury,

  • nazwy nabytych produktów rolnych,

  • jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów,

  • cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,

  • wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,

  • stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku,

  • kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych,

  • wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku,

  • kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie,

  • czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób,

  • oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu: "Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług."