Umowa o dzieło - rozliczenia pracownika z US i ZUS

Zatrudniłem pracownika na podstawie umowy o dzieło. Chcę wypłacić pracownikowi całą kwotę brutto w postaci gotówki. Ustaliliśmy, że rozliczy on podatek dochodowy oraz ubezpieczenia społeczne sam za siebie. Dodam, że umowa o dzieło, jaką podpisaliśmy, nie jest jego jedyną umową – jest on zatrudniony również w innej firmie. Czy w takim wypadku muszę mieć tylko potwierdzenie, że wypłaciłem wynagrodzenie za wykonaną pracę?

Grzegorz, Jawor

Pracodawca zatrudniający osoby na podstawie umów cywilnoprawnych, zobligowany jest do rozliczania się z ich tytułów z ZUS oraz urzędem skarbowym.

Obowiązki pracodawcy zatrudniającego zleceniobiorców oraz wykonawców dzieła

W przypadku, gdy osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej ma obowiązek ubezpieczeniowy – pracodawca powinien zgłosić taką osobę do ZUS z wykorzystaniem druków ZUS ZZA (ubezpieczenie tylko zdrowotne) lub ZUS ZUA (ubezpieczenia społeczne i zdrowotne). Deklaracje zgłoszeniowe należy przekazać do ZUS maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia powstania nowego obowiązku ubezpieczeniowego.

Niezależnie również od rodzaju umowy, jaka została podpisana pomiędzy pracodawcą a osobą zatrudnioną, po stronie przedsiębiorcy będzie leżał obowiązek rozliczania się z urzędem skarbowym za podatek dochodowy od pracownika.

Umowa o dzieło

Umowa o dzieło jest jedną z umów cywilnoprawnych, których normy i zasady opisuje Kodeks cywilny. Podstawowym aktem prawnym odnoszącym się do umowy o dzieło jest art. 627 kc.

Podstawowym założeniem podpisania umowy o dzieło jest wytworzenie przez wykonawcę dzieła, jednakże żaden przepis ani akt prawny nie normuje w prawie polskim, czym ono tak dokładnie jest. Przyjmuje się, że dziełem nazywamy skutek wykonania umowy o dzieło. Wykonanie tego rodzaju umowy może polegać na wytworzeniu materialnego lub niematerialnego dobra. Co istotne, wytworzone dzieło powinno mieć charakter indywidualny. Praca odtwórcza niekoniecznie może zostać uznana za wykonanie dzieła, chociaż zależy to od kontekstu.

Przykład 1.

Pani Justyna zawodowo zajmuje się tłumaczeniem książek z języka fińskiego na język polski. Podpisała ona umowę o dzieło z firmą KSIĄŻKOWO. W umowie został zawarty zapis, że celem jej podpisania jest wykonanie przez wykonawcę dzieła tłumaczenia książki „101 wierszy indywidualisty” oraz interpretacji części zawartych w tomiku utworów. Zakład Ubezpieczeń Społecznych podważył podstawy do zawarcia umowy o dzieło między stronami, uznając, że wykonanie tłumaczenia nie jest pracą twórczą o charakterze indywidualnym. Pani Justyna, wraz z pracodawcą, argumentowali podpisanie tego rodzaju umowy faktem dokonywania dodatkowo interpretacji fragmentów książki przez wykonawcę dzieła. Sprawa trafiła do sądu.

Powyższy przykład obrazuje, że nie zawsze oczywistym jest to, co w świetle prawa można uznać za podstawę do zawarcia umowy o dzieło między stronami.

Umowa o dzieło – rozliczenia z ZUS

Przedsiębiorcy często decydują się na podpisywanie umów o dzieło. Wynika to z faktu, że charakteryzuje się ona stosunkowo niskimi kosztami związanymi z zatrudnieniem.

Z tytułu umowy o dzieło przedsiębiorca nie jest zobligowany do odprowadzania składek ZUS, ponieważ wykonawca dzieła jest zwolniony z obowiązku ubezpieczeniowego – zarówno społecznego, jak i zdrowotnego.

Wyjątek stanowi sytuacja, w której wykonawca dzieła jest również pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę u tego samego pracodawcy.

W praktyce oznacza to, że osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, która dodatkowo podpisze z tym samym pracodawcą umowę o dzieło, zobligowana jest z tytułu obu tych umów opłacać składki ZUS. Przekłada się to bezpośrednio na obowiązek opłacania składek ZUS przez pracodawcę za pracownika.

Rozliczenia z US a umowa o dzieło

Wynagrodzenie z umowy o dzieło podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W zależności od tego ile wynosi wynagrodzenie wpisane w umowie, tak powinno wliczać się zaliczkę na podatek od pracownika. W przypadku umowy o dzieło:

• której kwota wypłaty nie przekracza 200 zł brutto, co do zasady powinno się zastosować zryczałtowany podatek dochodowy. Stawka podatku w odniesieniu do tej metodologii rozliczania wynagrodzenia wynosi 17%. Pamiętać należy natomiast o tym, iż przy wyliczaniu zaliczki, przy zryczałtowanym podatku dochodowym, nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodu,

• gdzie kwota wypłaty wynagrodzenia przekracza 200 zł brutto – stawka podatku jest uzależniona od progów podatkowych. Dla wynagrodzeń nieprzekraczających limitu 85 528 zł na rok kalendarzowy, stosowana powinna być 17% stawka podatku (I próg podatkowy). Po przekroczeniu ww. limitu stawka podatku wzrasta do 32%. Przy obliczeniach zaliczki na podatek od umów o dzieło z wynagrodzeniem wyższym niż 200 zł uwzględnia się koszty uzyskania przychodu.

Rozróżnia się dwa rodzaje kosztów: 20% (kwoty brutto pomniejszonej o składki na ubezpieczenia społeczne) przy standardowych umowach. W przypadku umów, w których występują prawa autorskie, KUP wynosi 50% (kwoty brutto pomniejszonej o składki na ubezpieczenia społeczne).

Podpisując umowę o dzieło z jej wykonawcą, pracodawca powinien się liczyć z obowiązkami, jakie zostaną na niego nałożone z tego tytułu. Do obowiązków pracodawcy należało będzie:

• wypłacenie wynagrodzenia wykonawcy dzieła, 

• opłacenie zaliczek na poczet podatku dochodowego za tą osobę,

• rozliczenie umowy o dzieło w ZUS, jeżeli wykonawca umowy jest jednocześnie pracownikiem pracodawcy.

Fakt, że wykonawca dzieła jest zatrudniony również w innej firmie, niezależnie od tego na podstawie jakiej umowy, nie ma wpływu na zobowiązania pracodawcy wobec US i ZUS, z którym doszło do podpisania umowy o dzieło.

Rozliczenie umowy o dzieło w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl gwarantuje swoim użytkownikom łatwy proces zatrudniania wykonawców dzieła. Po wprowadzeniu pracownika do systemu wystarczy wygenerować dla niego umowę w zakładce KADRY » UMOWY » DODAJ UMOWĘ » UMOWA O DZIEŁO.

Użytkownik ma możliwość dowolnie edytować zapisy umowy oraz drukować stworzony dokument.

Wystawienie rachunku do umowy o dzieło jest możliwe z poziomu zakładki KADRY » RACHUNKI.

Użytkownik ma możliwość wygenerowania podatku za pracownika oraz (jeżeli istnieje taka potrzeba) rozliczyć składki ZUS w deklaracji rozliczeniowej DRA.

Po zakończeniu roku zlecający może sporządzić PIT-11 oraz PIT-4R lub PIT-8AR i wysłać go bezpośrednio z systemu do urzędu skarbowego.