Rozpraszacze w miejscu pracy – jak sobie z nimi poradzić?

Człowiek nie jest w stanie utrzymywać wysokiego poziomu skupienia przez cały dzień. Każdy z nas ma swój własny cykl koncentracji – okresy ponadprzeciętnej wydajności przeplatają się ze spadkami efektywności. Niektórzy pracownicy są bardzo wrażliwi na zewnętrzne bodźce - rozpraszacze. Nazywane są one dystraktorami. Pracodawca może wyeliminować część rozpraszaczy z miejsca pracy. Jak powinien się za to zabrać? Co najczęściej odciąga osoby zatrudnione od wykonywania powierzonych zadań?

Rozpraszacze w biurze

Jakiś czas temu portal CareerBuilder przeprowadził badanie, mające na celu zidentyfikowanie najbardziej powszechnych dystraktorów. Pracownicy biurowi oraz specjaliści od HR pracujący w różnych przedsiębiorstwach zostali poproszeni o wskazanie czynników, które przeszkadzają w wykonywaniu obowiązków i obniżają poziom koncentracji w miejscu pracy.

Według respondentów największe rozpraszacze w biurze to:

  • telefon komórkowy i wysyłanie wiadomości – 52%,

  • internet – 44%,

  • rozmowy i plotkowanie z współpracownikami – 37%,

  • portale społecznościowe – 36%,

  • e-mail – 31%,

  • spotkania nieformalne i biznesowe – 26%,

  • przerwy w pracy na papierosa lub przekąskę – 27%,

  • hałas w miejscu pracy i głośni współpracownicy – 17%,

  • wykonywanie obowiązków w boksie biurowym – 10%.

Oprócz wymienionych powyżej dystraktorów na skupienie pracownika wpływają także fizyczne warunki pracy. Wydajnej pracy nie sprzyja niewygodny fotel, za niskie lub za wysokie biurko, hałas dobiegający z ulicy, za małe lub zbyt duże nasłonecznienie, zbyt niska lub zbyt wysoka temperatura powietrza. Obecność tych czynników wpływa na rozdrażnienie osoby zatrudnionej i jej irytację, która niestety przyczynia się do spadku poziomu koncentracji.

Rozpraszacze – sposoby ich eliminacji

Zachowanie wysokiej wydajności pracowników można osiągnąć poprzez wyeliminowanie rozpraszaczy z przestrzeni biurowej. W tym celu należy zadać o zapewnienie odpowiednich fizycznych warunków pracy. Ergonomiczne meble, temperatura powietrza oscylująca pomiędzy 20 a 23 stopniami Celsjusza, właściwe natężenie światła dziennego i sztucznego zapewnią komfort pracy. Dzięki temu zatrudnione osoby będą mogły skoncentrować się na wykonywanych zadaniach.

Jeśli chodzi o dystraktory, które zostały zidentyfikowane o CarrierBuilder, pracodawcy radzą sobie z nimi poprzez:

  • blokowanie dostępu do określonych stron internetowych – 33%,

  • wprowadzenie zakazu używania prywatnych telefonów komórkowych i poczty elektronicznej w pracy – 23%,

  • ustalenie harmonogramu przerw – 21%,

  • wprowadzenie monitorowania wysyłanych e-maili oraz działań w internecie, których podejmują się pracownicy – 21%,

  • ograniczenie spotkań – 16%,

  • wprowadzenie możliwości pracy zdalnej – 13%,

  • przeorganizowanie przestrzeni biurowej – open space zamiast boksów – 12%.

Niektórzy pracodawcy dbają o skupienie pracowników poprzez wprowadzenie ciągłej kontroli i monitoringu wykonywanych działań. W firmie zatrudniana jest osoba, której zadaniem będzie obserwacja współpracowników. Obserwator przechadza się po sali i przygląda się ekranom monitorów, zwracając uwagę na wyświetlane okna i programy. Jeśli pracownik w czasie pracy zajmował się osobistymi sprawami, szef od razu się o tym dowie. Wprowadzenie obserwatora może przyczyniać się do powstania napiętej atmosfery pracy, ponieważ zatrudnione osoby będą pracowały z przeczuciem, że są nadzorowane.

Okazuje się, że przeorganizowanie biura na open space nie przyczynia się do zwiększenia poziomu koncentracji zatrudnianych osób - wystarczy, że na sali pojawią się rozpraszacze. Jedna gaduła, przez którą nie będą mogli pracować pozostali pracownicy potrafi zepsuć atmosferę skupienia. Open space nie daje także poczucia prywatności, co także nie wpływa na poświęcenie pełnej uwagi wykonywanym zadaniom.

Ważne!

Jeśli zamierzasz monitorować komputer zatrudnionej osoby, musisz ją o tym poinformować.

Wprowadzając obserwatora w miejscu pracy, musisz liczyć się z tym, że pracownik zatrudniony na tym stanowisku nie będzie lubiany przez współpracowników, a w zespole pracowniczym mogą pojawić się napięcia i konflikty.