Skan faktury jako dokument księgowy

Mimo dużej liberalizacji związanej z formą przekazywania faktur, część księgowych w dalszym ciągu nie akceptuje aktualnych przepisów. Wątpliwym wydaje się bowiem fakt wystawienia faktury w formie papierowej, jej zeskanowanie oraz przesłanie mailem. Czy otrzymany w formacie PDF skan faktury daje możliwość odliczenia podatku VAT jego nabywcy?

Skan faktury - wymagania stawiane e-fakturom

Warunkiem niezbędnym przy wysyłaniu faktury w formie elektronicznej jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Mówiąc o autentyczności pochodzenia faktury rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać.

Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze, że przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy. Wystarczy, że kontrahent nie wyrazi sprzeciwu wobec dostarczania faktur w takiej właśnie formie (jest to tzw. zgoda domniemana). Co ważne, w każdym momencie może z niej również zrezygnować. Faktura wystawiona w formie w formie papierowej (ręcznie bądź poprzez program komputerowy i wydrukowana), a następnie zeskanowana i wysłana mailem w formacie PDF - nie będzie stanowić e-faktury. Będzie natomiast dokumentem wysłanym w formie elektronicznej. Oznacza to, że odbiorca ma obowiązek ją wydrukować i przechowywać w formie papierowej wraz z dokumentacją księgową.

Skan faktury to nie e-faktura

Otrzymany drogą mailową skan faktury w formacie PDF, który zostanie wydrukowany jest zatem podstawą do ujęcia wydatku w kosztach, jak i odliczenia podatku VAT. Takie postępowanie potwierdza również interpretacja indywidualna, wydana w dniu 26 marca 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (nr sygn. IPTPP4/443-863/12-4/BM):

“Należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zatem otrzymanie faktur wystawionych w formie papierowej tzn. drukowanych z narzędzia informatycznego w formie papierowej a następnie skanowanych i w formacie PDF otrzymywanych od kontrahenta jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile zostaną przesłane zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (...)”.