Obowiązek uiszczenia składek na ubezpieczenie społeczne zależy od terminu wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli chcemy zaliczyć składki ZUS do kosztów uzyskania przychodów musimy je najpierw opłacić.
Zgodnie z ustawą o PIT składki na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracodawcę z tytułu należności wynikających ze stosunku pracy, a także składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostaną opłacone. Do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć się składek na ubezpieczenie społeczne, FP oraz FGŚP, jeżeli te należności nie zostały uregulowane.
Podatnicy, którzy terminowo opłacają składki ZUS mogą zastosować metodę memoriałową w przypadku ich zaliczania do kosztów uzyskania przychodów. Istotne jest tu określenie czy mamy do czynienia z wypłatą wynagrodzenia za dany miesiąc w tym samym miesiącu, w miesiącu następnym czy może z żadną z tych sytuacji, ponieważ termin wypłaty wynagrodzenia ma wpływ na powstanie obowiązku uiszczenia składek na ubezpieczenie społeczne. Zaliczanie składek na ZUS do kosztów na zasadzie memoriałowej ma zastosowanie jedynie do składek na ubezpieczenia społeczne opłacanych z tytułu wynagrodzenia z umowy o pracę.
Często zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorcy spóźniają się z opłaceniem składek na ubezpieczenie społeczne. Wówczas można zaliczyć zaległe składki do kosztów podatkowych, ale w dacie ich zapłaty do zakładu ubezpieczeń społecznych. Kosztem uzyskania przychodów są składki faktycznie zapłacone.
Zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenie społeczne również powoduje konsekwencje na gruncie podatku dochodowego. W takiej sytuacji możemy wyodrębnić dwa przypadki: zwrot składek w części finansowanej przez pracowników oraz zwrot składek w części finansowanej przez pracodawcę. Zwrot składek ZUS w części, którą pokrywa pracownik, dokonywany jest za pośrednictwem pracodawcy. Taki zwrot jest przychodem dla pracownika ze stosunku pracy. W tym przypadku pracodawca jest zobowiązany doliczyć zwróconą kwotę do pozostałych przychodów pracownika w miesiącu jej wypłaty i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Zwrot składek na ubezpieczenie społeczne powinien być rozliczany na bieżąco.
W przypadku pracodawcy również pojawia się konieczność zaliczenia kwoty zwrotu składek ZUS do przychodu. Przychodem są otrzymane pieniądze, a więc należy wskazać, że zwrócone składki na ubezpieczenie społeczne, które uprzednio zastały zaliczone do kosztów, stanowią przychód podlegający opodatkowaniu. Momentem rozpoznania przychodu będzie moment faktycznego otrzymania przez spółkę zwrotu nadpłaconych składek na ZUS.
