Skuteczne zarządzanie czasem, czyli planuj i wykonuj plany!

Zarządzanie czasem - jak to robić? 

Jeśli i Ty prowadzisz nieustanną walkę z czasem, a 24 godziny doby to zdecydowanie za mało na załatwienie wszystkich spraw, warto zatrzymać się na chwilę i zastanowić, czy aby na pewno dobrze zarządzasz czasem. Oczywiście, zdarzają się sytuacje, kiedy po prostu mamy zbyt wiele na głowie i nie jesteśmy w stanie wykonać wszystkiego w jeden dzień. Są też jednak sytuacje, kiedy zła organizacja czasu i nieustanne rozpraszacze nie pozwalają dokończyć ani jednego projektu. Sprawdź więc, jak powinno wyglądać skutecznie zarządzanie czasem!

Przestań się spieszyć

Robisz wszystko w pośpiechu, a tykanie zegara sprawia, że biją na ciebie zimne poty? Pamiętaj, że to wcale nie wpływa dobrze na twoją produktywność. Co więcej, nie wpływa to dobrze na twoje zdrowie - naukowcy znaleźli już nawet na to nazwę: Hurry Sickness (ang. choroba z pośpiechu). Jeżeli bez przerwy zjada cię stres związany z nadchodzącymi terminami czy niedopiętymi projektami, ciało w pewnym momencie powie stop. Nieustanne żonglowanie zadaniami, żeby zrobić wszystko naraz, jest bardzo jasnym przykładem nieskutecznego zarządzania czasem.

Oczywiście nie radzimy popadać ze skrajności w skrajność i od razu planować całego dnia co do minuty. W takim wypadku nawet drobne opóźnienie zaburzy cały plan, co też doprowadzi do stresu. Jak więc widać, skuteczne zarządzanie czasem polega na znalezieniu złotego środka.

Nie rozpraszaj się

Rada stara jak świat, jednak bardzo prawdziwa. Wydaje ci się, że sprawdzenie maila czy krótka rozmowa telefoniczna nie wyrwą cię z wiru pracy? Nic bardziej mylnego. Okazuje się, że nawet po krótkiej chwili rozproszenia powrót do pełnej koncentracji może zająć nawet 20 minut. Dodatkowo warto przeanalizować, co zajmuje nam najwięcej czas. Dlatego warto zacząć od przejrzenia swojego kalendarza. 

Kto lub co najczęściej kradnie nasz czas? Okazuje się, że największymi złodziejami naszego cennego czasu jesteśmy my sami. Wynika to z wielu przyczyn, najczęściej jest to przesadna pedanteria. Kolejnymi złodziejami czasu są czynniki zewnętrzne, jak awarie prądu czy internetu. Ostatnimi winni są inni ludzie, którzy nas rozpraszają i zabierają cenny czas na niekoniecznie istotne sprawy.

Kończ jedno zadanie, zaczynaj drugie

Większość z nas doskonale wie z własnego doświadczenia, że praca nad kilkoma zadaniami nie jest najlepszym pomysłem. Dlatego w miarę możliwości, pracuj nad jednym zadaniem w jednym czasie. Szybko sam się przekonasz, jak wzrasta twoja produktywność, kiedy skupiasz się nad jedną pracą. Poza tym kończenie zadania wpływa zbawiennie na nasze samopoczucie i nastawienie do dalszej pracy. Z pozytywnym podejściem chętnie sięgniesz po kolejny projekt. Natomiast osoby, które opuszczają pracę z wieloma niedokończonymi projektami, wracają do domu złe i zmęczone. A zamiast relaksować się w wolnym czasie, nieustannie myślą o tym, co zostało im do roboty. Jest jeszcze gorzej w przypadku pracy w domu - praca zajmuje wówczas cały dzień i nie pozwala odpocząć. 

Dobry plan to podstawa

Czy wiesz, że codzienne sporządzenie listy zadań nie zajmie ci więcej niż 10 minut? A pozwoli zaoszczędzić czas o nawet dwie godziny! Coache, zajmujący się tą tematyką, polecają, aby planować zaledwie 60% swojego czasu. Tym sposobem reszta czasu zostanie nam na nieoczekiwane zadania. To niezwykle genialny w swojej prostocie sposób na poradzenie sobie z nagłymi zadaniami. Tym sposobem również unikniemy dodatkowego stresu.

Kolejnym przydatnym narzędziem do tworzenia planu dnia jest zasada Pareto. W jej myśl, tylko 20% priorytetowych zadań generuje 80% zysku. Tym sposobem można sobie przekalkulować zadania i uświadomić, których doprowadzenie do końca przyniesie nam największe korzyści.

Dobra organizacja czasu niesie za sobą same pozytywy. Świetnie wpływa na samopoczucie pracownika oraz wydajność jego pracy, a także na relacje ze współpracownikami. Warto spróbować chociaż przez kilka dni zastosować się do powyższych porad i przekonać się na własnej skórze, że zarządzanie czasem nie jest takie trudne.