Zakupiony samochód nie zawsze musi być wprowadzany do ewidencji środków trwałych. Zdarza się to w momencie, kiedy przewidywany okres użytkowania pojazdu nie przekracza 1 roku. Wtedy też cała wartość zakupu może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
Należy jednak pamiętać, że limitowane jest zaliczanie do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z użytkowaniem auta osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej pdof) przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Do kosztów uzyskania przychodu nie można zaliczyć części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Użytkowanie samochodu przekracza 12 m-cy
W przypadku, kiedy błędnie określimy czas korzystania z samochodu i przekroczy on termin 12 miesięcy, będziemy zobowiązani do wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych. Obowiązek taki nakłada na nas art. 22e pdof. Jeżeli podatnicy nabędą składniki majątku o wartości początkowej przekraczającej 3500 zł, i ze względu na przewidywany przez nich okres używania równy lub krótszy niż rok nie zaliczą ich do środków trwałych, a faktyczny okres ich używania przekroczy rok — podatnicy są obowiązani, w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął:
- zaliczyć te składniki do środków trwałych przyjmując je do ewidencji w cenie nabycia
- zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres ich dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych
- stosować jednakowe stawki amortyzacji w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych
- wpłacić, w terminie do 20 dnia tego miesiąca, do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok, i naliczoną kwotę odsetek wykazać w zeznaniu (odsetki od różnicy, są naliczane według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych).
Przekazanie samochodu na cele osobiste
Przedsiębiorcy, nie wprowadzając zakupionego samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych, często mają na celu przekazanie go na cele prywatne. W jednej z takich spraw Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w dniu 19 listopada 2010 r. wydał interpretację indywidualną nr ITPB1/415-853b/10/AK.
(...) Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie składników majątku, możliwe jest więc, jeżeli podatnik wykaże, iż składniki majątku (nie będące środkami trwałymi) były faktycznie wykorzystywane w działalności i przyczyniły się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Wycofanie samochodu osobowego z działalności gospodarczej nie jest wykazywane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Nie występuje więc konieczność korygowania kosztów uzyskania przychodów, skoro samochód ten był wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej, a jego zakup był racjonalnie uzasadniony.
Gdyby jednak dany składnik majątku nie przyczynił się do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, gdyż np. zakupiony został w celu zaspokojenia potrzeb osobistych, nie może stanowić kosztów uzyskania przychodów.
W takich okolicznościach, wydatki na zakup samochodu należałoby wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów.
Ciężar udowodnienia, iż zakupu nie dokonano w celach osobistych, jak również wykazanie związku poniesionych wydatków z działalnością gospodarczą oraz ich wpływu na wysokość osiągniętych przychodów ciąży na podatniku. (...)
Tak więc w przypadku, gdy podatnik nie będzie potrafił wykazać dostatecznego związku między zakupem auta a jego związkiem z osiąganymi przychodami, będzie zobowiązany do dokonania korekty kosztów o uprzednio odliczoną kwotę i co się z tym wiąże – odprowadzenie odsetek od zaniżonego zobowiązania z tytułu zaliczek na podatek dochodowy.
