Sposoby akceptacji faktur elektronicznych

Korzystanie z elektronicznej siostry tradycyjnej faktury jest obecnie dużo łatwiejsze niż jeszcze rok temu. Nowelizacja przepisów dotyczących e-faktur zrównała je z ich papierowymi odpowiednikami, upraszczając kwestie związane z wystawianiem, przesyłaniem oraz traktowaniem na gruncie podatkowym. Regulacje obowiązujące od 1 stycznia 2013 roku mówią m.in. o konieczności otrzymania od klienta zgody na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej. Jakie są sposoby akceptacji faktur elektronicznych? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej na ten temat.

Sposoby akceptacji faktur elektronicznych

W stanie prawnym obowiązującym do końca 2012 roku kwestia ta nie budziła wątpliwości - akceptacja musiała być wyrażona na piśmie lub w formie elektronicznej (np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail). Aktualnie obowiązujący par. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie  przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej mówi tylko o tym, iż zgoda odbiorcy jest wymagana.

W związku z powyższym uznaje się, iż obecnie w przypadku e-faktur obowiązuje tzw. zgoda domniemana - a więc za akceptację otrzymywania dokumentów w tej formie przedsiębiorca może uznać po prostu brak sprzeciwu ze strony odbiorcy. Z jednej strony jest to znaczne ułatwienie dla tych, którzy zdecydowali się przejść na faktury elektroniczne, z drugiej - właściciele firm mogą zmagać się z wątpliwościami na temat tego, czy brak potwierdzenia w formie pisemnej lub elektronicznej nie zostanie zakwestionowany przez organy podatkowe.

Sytuacja ta spowodowała, iż sprawa akceptacji e-faktur stała się przedmiotem interpretacji indywidualnych. Przykładowo w interpretacji z 3 kwietnia 2013 roku Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi orzekł, że za zgodę odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych można uznać m.in.:

  • zgodę wyrażoną ustnie (w tym telefonicznie),
  • wiadomością e-mail,
  • dokonanie płatności przez odbiorcę.

W uzasadnieniu wskazano, że przepisy nie regulują formy wyrażenia zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, pozostawiając tę kwestię całkowicie w gestii umownej stron. W związku z tym nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania faktur w formie elektronicznej.

Jak więc widać, forma akceptacji otrzymywania e-faktur wyrażona może być przez odbiorcę w dowolny sposób. Najważniejsze jest, by w przypadku sprzeciwu (lub braku zapłaty) klienta zaniechać przesyłania dokumentów w wersji elektronicznej i powrócić do tradycyjnego ich wystawiania i dostarczania.