Środki trwałe w działalności gospodarczej

Środki trwałe - definicja

Środki trwałe to rzeczowe składniki majątku, które charakteryzują się następującymi cechami:

  • stanowią własność lub współwłasność przedsiębiorcy,
  • ich wartość przekracza 3500 zł, a przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok,
  • są kompletne, zdatne do użytku i wykorzystywane na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Ważne!

Środki trwałe oddane do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się do aktywów trwałych tylko jednej ze stron.

 

Środkami trwałymi w szczególności są:

  • nieruchomości - w tym grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego;
  • maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy;
  • ulepszenie w obcych środkach trwałych;
  • inwentarz żywy.

Ponadto w aktywach rzeczowych wyodrębnia się środki trwałe w budowie, którymi są środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia istniejącego już środka trwałego (art. 3 ust.1 pkt.16 UoR).

Uwaga!

Nie należy ujmować na bieżąco w KPiR kosztów związanych z budową środka trwałego lub przystosowaniem nowego środka trwałego do użytku.

KŚT czyli klasyfikacja środków trwałych

Ze względu na podział środków trwałych według trzech szczebli struktura symboli KŚT wygląda następująco:

I1I - grupa

I1I2I - podgrupa

I1I2I3I - rodzaj

W ramach pierwszego z wymienionych szczebli  wyróżnia się 10 jednocyfrowych grup:

0 - grunty;

1 - budynki i lokale oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego oraz spółdzielcze prawo własnościowe do lokalu mieszkalnego;

2 - obiekty inżynierii lądowej i wodnej;

3 - kotły i maszyny energetyczne;

4 - maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania;

5 - maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne;

6 - urządzenia techniczne;

7 - środki transportu;

8 - narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane;

9 - inwentarz żywy.

Uwaga!

Ulepszenia w obcych środkach trwałych klasyfikowane są w odpowiednich grupach KŚT, w zależności od środka trwałego, którego dotyczą.

Wartość początkowa środków trwałych

Za wartość początkową środków trwałych uznaje się:

  • cenę nabycia - przy odpłatnym nabyciu ŚT, ustaloną na poziomie ceny zakupu powiększonej o koszty bezpośrednio z nim związane  oraz koszty poniesione na wprowadzenie składnika aktywów do obrotu,
  • cenę nabycia powiększoną o wartość przychodu z tytułu świadczenia w naturze (wartość początkowa = cena nabycia + wartość obniżona) - w przypadku częściowo odpłatnego nabycia,
  • koszt wytworzenia - w razie wytworzenia ŚT we własnym zakresie,
  • wartość rynkową z dnia nabycia - w ramach nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób (chyba, że w zawartej umowie została określona wartość w niższej wysokości),
  • ustaloną przez podatnika wartość poszczególnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, nie wyższą jednak od ich wartości rynkowej - otrzymując majątek w związku z likwidacją osoby prawnej (o ile wcześniej nie został wniesiony do tej osoby prawnej jako wkład niepieniężny w postaci przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części).

W przypadku nabycia środka trwałego w postaci wkładu niepieniężnego (aportu) wniesionego do spółki niebędącej osobą prawną jego wartość początkową stanowi:

  • wartość początkowa, od której dokonywane były odpisy amortyzacyjne - jeżeli przedmiot wkładu był amortyzowany (odpowiednio zasadę tę stosuje się w przypadku składnika majątku wnoszonego w postaci wkładu niepieniężnego (aportu) do spółki niebędącej osobą prawną przez wspólnika, który składnik ten otrzymał w następstwie likwidacji spółki niebędącej osobą prawną bądź wystąpienia z takiej spółki),
  • wartość wydatków poniesionych na nabycie lub wytworzenie przedmiotu wkładu, niezaliczone do kosztów uzyskania przychodów w jakiejkolwiek formie - jeżeli przedmiot wkładu nie był amortyzowany (odpowiednio zasadę stosuje się w przypadku składnika majątku wnoszonego w postaci wkładu niepieniężnego (aportu) do spółki niebędącej osobą prawną przez wspólnika, który składnik ten otrzymał w następstwie likwidacji spółki niebędącej osobą prawną bądź wystąpienia z takiej spółki,
  • wartość rynkowa - jeżeli ustalenie wydatków na nabycie lub wytworzenie przedmiotu wkładu przez wspólnika wnoszącego wkład, będącego osobą fizyczną, jest niemożliwe i przedmiot wkładu nie był wykorzystywany przez wnoszącego wkład w prowadzonej działalności gospodarczej, z wyłączeniem wartości niematerialnych i prawnych wytworzonych przez wspólnika we własnym zakresie.

Dokument OT - przyjęcie środka trwałego do użytkowania

Dokument OT jest potwierdzeniem zewidencjonowania środka trwałego jako składnika majątku przedsiębiorstwa. Powinien zawierać  elementy określone w przepisach o dowodach księgowych oraz dane wynikające z praktyki księgowej, czyli:

  • nazwę i adres jednostki wystawiającej,
  • numer kolejny wraz z datą wystawienia,
  • nazwę środka trwałego, jego charakterystykę, wartość, stawkę amortyzacji, symbol KŚT i numer inwentarzowy,
  • numer i datę dowodu dostawy,
  • miejsce użytkowania (przeznaczenia),
  • podpisy zespołu przyjmującego środek trwały (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej podpis podatnika).

Uwaga!

Każda firma może indywidualnie ustalić szczegółowe zasady dokumentowania przyjęć do ewidencji księgowej środków trwałych.

Środki trwałe - amortyzacja

Czym jest amortyzacja?

Wydatki poniesione w związku z nabyciem (lub wytworzeniem) środków trwałych zalicza się do kosztów uzyskania przychodu stopniowo, przez cały okres ich użytkowania, za pomocą odpisów amortyzacyjnych. W ten sposób można ukazać systematyczną i planową utratę wartości poszczególnych składników majątku firmy.

Amortyzacja środków trwałych - terminy

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania (należy pamiętać o zastosowaniu się do zasad wybranej metody amortyzacji), a jej zakończenie – nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego.

Amortyzacja środków trwałych o niskiej wartości

Środki trwałe o wartości poniżej 3.500 PLN mogą, ale nie muszą podlegać amortyzacji. Podatnik ma możliwość ująć je bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu firmy w miesiącu oddania ich do użytkowania.

Czego nie należy amortyzować:

  • gruntu i prawa wieczystego użytkowania gruntów;
  • budynków mieszkalnych wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokalami mieszkalnymi, które służą prowadzonej działalności gospodarczej lub są wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy (jeżeli podatnik nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu);
  • dzieł sztuki i eksponatów muzealnych;
  • wartości firmy powstałej w inny sposób niż określony w art. 22b ust. 2 pkt 1;
  • składników majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane (nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tę działalność).

Metody amortyzacji środków trwałych - porównanie

 

metoda amortyzacji liniowa

metoda amortyzacji degresywna

metoda amortyzacji progresywna

metoda amortyzacji jednorazowa (pomoc de minimis)

stosowanie metody w praktyce

-najprostsza i najczęściej wybierana metoda amortyzacji

- druga pod względem popularności metoda amortyzacji, ale przeznaczona tylko do wybranych grup KŚT

- nie stosuje się tej metody  w przypadku grupy KŚT:

> 1 i 2;

> 3–6 i 8

(ŚT, które nie są maszynami i urządzeniami)

- rzadko stosowana

- nie dla każdego przedsiębiorcy i nie dla wszystkich środków trwałych (przeznaczona dla składników majątku zaliczanych do 3-8 grupy KŚT z wyłączeniem samochodów osobowych)

odpisy amortyzacyjne

-równomierne odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środka trwałego

-amortyzacja rozpoczyna się w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym środek trwały został wprowadzony do ewidencji środków trwałych i dokonuje się jej do miesiąca, w którym nastąpi zrównanie odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową lub w którym środek trwały zostanie postawiony w stan likwidacji

- wysokie odpisy przez pierwszych kilka lat (zgodnie z założeniem, że wraz z upływem czasu wartość ekonomiczna środka trwałego maleje)

- odpisy mają tendencję rosnącą (zakłada, że starzenie się danego obiektu powoduje wzrost kosztów jego eksploatacji, który może być spowodowany np. częstymi remontami lub naprawami)

- jeden odpis amortyzacyjny w wysokości 100% wartości początkowej środka trwałego

- amortyzacja może nastąpić już w miesiącu wprowadzenia środka trwałego do ewidencji

stawka amortyzacji

-ustala się w oparciu na KŚT

-przy spełnieniu określonych wymogów ustawodawca przewiduje możliwość obniżenia lub podwyższenia stawki

- ustala się w oparciu na KŚT, która jest zwiększana przez określony współczynnik (nie wyższy niż 2,0)

- ustala się w oparciu na KŚT, która jest zwiększana przez określony współczynnik

- 100 %

uwagi

w przypadku środków trwałych:

- wpisanych po raz pierwszy do ewidencji podatnika,

- spełniających ustawową definicję środka trwałego ulepszonego lub używanego, istnieje

możliwość zastosowania indywidualnych stawek, umożliwiających szybszą amortyzację

- począwszy od roku, w którym amortyzacja obliczona metodą degresywną miałaby być niższa od amortyzacji obliczonej metodą liniową, przechodzi się na metodę liniową (w innej sytuacji nie można dobrowolnie zmienić tej metody)

- pozwala szybko wygenerować wysokie koszty podatkowe




- skierowana do przedsiębiorców, którzy przez kilka pierwszych lat od wprowadzenia środka trwałego do ewidencji ponoszą stratę z prowadzenia działalności gospodarczej

- pozwala częściowo odroczyć ujmowanie kosztu

- przeznaczona jest wyłącznie dla:

> dla podatników, którzy rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej - limit jednorazowej amortyzacji wynosi 50 000 EUR (211 000 zł)

> małych podatników, których przychody ze sprzedaży brutto nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym równowartości w złotych 1 200 000 EUR (w 2014 roku- 5 068 000 zł).

Pomoc de minimis - wymagane dokumenty

Decyzję o skorzystaniu z pomocy de minimis podatnik podejmuje samodzielnie. Oznacza to, że aby dokonać jednorazowej amortyzacji z pomocy de minimis, nie musi pytać o zgodę urzędu. Natomiast do organu podatkowego należy zgłosić się po zaświadczenie o skorzystaniu z pomocy de minimis. Wraz z wnioskiem o wydanie takiego zaświadczenia należy złożyć również następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający zakup środka trwałego wraz z dowodem zapłaty,
  • ewidencję środków trwałych,
  • dowód dokonania odpisów amortyzacyjnych (np.kopia KPiR),
  • oświadczenie o metodzie amortyzacji, jaką przyjętoby dla środka trwałego, gdyby nie zastosowano jednorazowej amortyzacji,
  • kopie zaświadczeń o uzyskanej pomocy de minimis w okresie bieżącego roku kalendarzowego oraz dwóch poprzedzających go lat kalendarzowych albo oświadczenie o wielkości pomocy de minimis otrzymanej w tym okresie albo oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy de minimis w tym okresie,
  • informacje niezbędne do udzielenia pomocy de minimis dotyczące wnioskodawcy i prowadzonej przez niego działalności gospodarczej oraz wielkości i przeznaczenia pomocy de minimis.

Uwaga!

Decyzja o skorzystaniu z pomocyde minimis w formie amortyzacji jednorazowej zależy od samego podatnika. Organ podatkowy musi jedynie zweryfikować, czy przedsiębiorca spełnił wszystkie warunki (po otrzymaniu wniosku o udzielenie takiej pomocy wraz z niezbędnymi przepisami).

Amortyzacja środka trwałego w przypadku zawieszenia działalności

Wraz z zawieszeniem działalności (jak wynika z art. 22c ust. 5 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) amortyzacja środków trwałych również musi zostać zawieszona. Składniki majątku nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność, aż do jej wznowienia.

Ewidencja środków trwałych

Wszystkie składniki majątku (nabyte, wytworzone we własnym zakresie, wynajmowane) muszą być ujęte w ewidencji środków trwałych w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Ewidencję można prowadzić przykładowo w formie książeczki zakupionej w księgarni akcydensowej, kart z wydrukowanymi z komputera lub ręcznie narysowanymi tabelami. Wpisów do niej dokonuje się na podstawie dokumentów, z których wynika wartość początkowa zewidencjonowanych składników majątku. Sama ewidencja powinna zatem zawierać:

  • liczbę porządkową,
  • datę nabycia i przyjęcia do używania,
  • rodzaj dokumentu stwierdzającego nabycie,
  • określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
  • wartość początkową,
  • stawkę amortyzacyjną,
  • kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,
  • zaktualizowaną wartość początkową,
  • zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
  • wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
  • datę likwidacji wraz z przyczyną, ewentualnie datę zbycia.

Uwaga!

Gdy środki trwałe nie są wprowadzone do ewidencji firmy, odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.

Inwestycje w obcych środkach trwałych

Inwestycje w obce środki trwałe to nakłady poniesione na cudzy środek trwały, który jest użytkowany przez firmę wyłącznie na podstawie zawartej umowy (najmu, dzierżawy, leasingu, użyczenia) i nie stanowi jej własności. Zachowane muszą zostać następujące warunki:

  • suma wydatków poniesionych na jego ulepszenie (przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację) przekroczy w danym roku podatkowym 3.500 zł,
  • w/w wydatki spowodują wzrost wartości użytkowej w porównaniu do wartości z dnia przyjęcia go do używania (mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji).

W przypadku sprzedaży inwestycji w obce środki trwałe ich niezamortyzowana część stanowi koszt uzyskania przychodu.

Likwidacja środka trwałego

W celu zlikwidowania środka trwałego należy sporządzić dowód księgowy LT, na podstawie którego aktywa rzeczowe firmy zostają wycofane z ewidencji. Dokument ten zawiera następujące dane:

  • nazwę jednostki, w której wystawia się dowód LT i jej dokładny adres,
  • numer kolejny dowodu,
  • datę wystawienia,
  • nazwę środka trwałego,
  • numer inwentarzowy środka trwałego,
  • orzeczenie komisji likwidacyjnej podające przyczynę oraz sposób likwidacji środka trwałego,
  • podpisy członków komisji likwidacyjnej,
  • podpis pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w jednostce,
  • podpis upoważnionego pracownika księgowości,
  • podpis kierownika jednostki,
  • uwagi dotyczące likwidowanego środka trwałego.

Zasadniczo przy likwidacji środków trwałych ich niezamortyzowaną część można ująć w kosztach uzyskania przychodów. Nie dotyczy to jednak likwidacji inwestycji w obce środki trwałe. Wyjątkiem od tej reguły (zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 48 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) przykładowo są również straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów.