Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Straciłeś dokumenty księgowe przed końcem okresu przechowywania? Sprawdź, co zrobić!

Przechowywanie i ochrona dokumentacji księgowej to zadanie każdego przedsiębiorcy – konieczne jest zadbanie o to, aby dowody były zabezpieczone jak najlepiej aż do zakończenia obowiązkowego okresu ich przechowywania. Jednocześnie nie da się przewidzieć i zapobiec wszystkim zdarzeniom losowym – jak pożar czy powódź – które mogą doprowadzić do nieodwracalnej utraty dokumentacji księgowej. Co robić w takiej sytuacji?

Dla przypomnienia – przechowywanie dokumentacji

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej przedsiębiorca powinien przechowywać dokumentację księgową swojej firmy aż do terminu, w którym upływa przedawnienie zobowiązania, którego dokumentacja dotyczy. W praktyce jest to zazwyczaj, pięć lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Co ważne, w praktyce ten okres może wynosić nawet siedem lat.

Należy podkreślić, że okres przedawnienia jest zależny również od rodzaju podatku.

Utrata dokumentacji - co należy zrobić?

W sytuacji kiedy przedsiębiorca utraci dokumentację księgową swojej firmy, powinien podjąć wszelkie możliwe kroki do jej odtworzenia. Należy zatem ponownie wystawić własne dowody księgowe oraz zwrócić się do kontrahentów o wydanie duplikatów. Możliwe jest także zwrócenie się do banku w celu uzyskania zestawienia operacji na koncie, które pomogą ustalić przychody i wydatki.

Warto także zgłosić się do właściwego urzędu skarbowego w celu poinformowania o zaistniałej sytuacji. Tym samym przedsiębiorca uzyskuje pewną ochronę w przypadku ewentualnej kontroli, jeśli nie uda mu się do tego czasu ponownie skompletować dokumentacji księgowej.

Co powinno znaleźć się w zgłoszeniu do urzędu skarbowego? W piśmie należy uwzględnić:

  • datę i miejsce sporządzenia,
  • dane podatnika,
  • dane urzędu skarbowego, wskazanie podstawy prawnej (art. 86 Ordynacji podatkowej oraz - w przypadku płatników VAT - art. 23 tejże ustawy),
  • opis stanu faktycznego ze wskazaniem, jakiego typu dokumenty zostały utracone i za jaki okres,
  • argumenty potwierdzone dowodami, np. kopia zaświadczenia od policji w przypadku kradzieży akt lub pismo z ze straży pożarnej w razie pożaru,
  • podpis podatnika lub jego pełnomocnika (wraz z pełnomocnictwem).

Przedsiębiorca ma także możliwość skorzystania z odroczenia terminu złożenia deklaracji podatkowych. Taką opcję daje mu art. 48 par. 1 Ordynacji. Istotne, aby wniosek został złożony do urzędu jeszcze przed terminem złożenia deklaracji.

W takim wniosku przedsiębiorca powinien uwzględnić:

  • datę i miejsce sporządzenia pisma,
  • dane podatnika,
  • dane urzędu skarbowego,
  • wskazanie podstawy prawnej: art. 48 Ordynacji podatkowej,
  • sprecyzowanie, o jaką deklarację chodzi, oraz podanie propozycji dogodnego dla siebie terminu złożenia deklaracji,
  • argumenty potwierdzone dowodami, np. kopia zaświadczenia od policji w przypadku kradzieży akt lub pismo ze straży pożarnej w razie spalenia itp.,
  • podpis podatnika lub jego pełnomocnika (+ pełnomocnictwo).

Warto pamiętać, że wraz z przesunięciem terminu złożenia deklaracji automatycznie przesunięty zostanie termin płatności podatku.