Praca zdalna nie jest już narzędziem stosowanym przez firmy w sposób epizodyczny. Bardzo wielu przedsiębiorców zdecydowało się na polecenie pracy zdalnej swoim pracownikom na stałe dla całej firmy lub częściowo. W związku z tym pojawiają się liczne pytania. Pracodawcy zastanawiają się, czy szkolenie BHP w pracy zdalnej jest obligatoryjne. Jakie obowiązki mają pracodawcy w związku z pracą zdalną? Wyjaśniamy w artykule!
Praca zdalna a telepraca
Jeszcze do niedawna pojęcie „pracy zdalnej” nie było aż tak popularne. Bardziej powszechna była telepraca i to uregulowania jej dotyczące znajdują się w Kodeksie pracy. O pracy zdalnej w kodeksie póki co nie ma ani słowa. Należy pamiętać, że praca zdalna i telepraca to nie są pojęcia tożsame. Najważniejszą różnicę pomiędzy nimi stanowi fakt, że praca zdalna nie musi być wykonywana przy pomocy środków komunikacji – co jest konieczne w przypadku telepracy – oraz jej charakter jest bardziej incydentalny.
Daje to większą swobodę zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi – pracę zdalną może wykonywać bardzo duży odsetek pracowników. Telepraca nie dawała takiej elastyczności i była obostrzona wieloma wymaganiami, w tym sprzętowymi.
Tarcza 4.0 wprowadziła liczne zapisy dotyczące pracy zdalnej, tym samym dając pracodawcom pomocne narzędzie w planowaniu pracy w dobie epidemii koronawirusa.
Praca zdalna – regulacje prawne
Jak już wspomniano, pojęcie „pracy zdalnej” nie ma swojego miejsca w Kodeksie pracy. Dopiero ustawa o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętych skutkami COVID‑19 wprowadziła kilka unormowań pracy zdalnej, do tej pory będącej pojęciem używanym dość swobodnie jako synonim telepracy czy home office. Zgodnie z zapisami tej ustawy:
- praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, lecz nie jest to konieczne;
- narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca;
- przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
- na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania;
- pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.
Jeśli pracownik otrzyma polecenie pracy zdalnej od swojego pracodawcy, to zasadą jest, że nie może jej odmówić. Wynika to bezpośrednio z zapisów Kodeksu pracy, zgodnie z którymi za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy – pracodawca może stosować kary upomnienia czy nagany.
BHP w zakładzie pracy
Pracodawca ma obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zatrudniając każdego pracownika, zobowiązany jest do przeprowadzenia szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Bez szkolenia nie można dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków służbowych.
Obowiązek ten ma również zastosowanie dla pracowników, którzy swoje czynności służbowe wykonują zdalnie. Właściciel firmy może przeprowadzić szkolenie BHP sam lub zlecić je firmie zewnętrznej. Aby właściciel mógł prowadzić zadania i dokumentację BHP samodzielnie, musi spełniać określone warunki:
- posiadać odpowiednie szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;
- liczba zatrudnionych przez niego pracowników nie może przekraczać 10 osób;
- zatrudniać do 20 pracowników, przy czym jego działalność jest zakwalifikowana do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Odbyte wstępne szkolenie BHP należy udokumentować kartą szkolenia wstępnego. Coraz więcej pracodawców oferuje jednak pracownikom szkolenia BHP zdalne – taka forma jest bowiem dopuszczalna.
Szkolenie BHP podczas epidemii
Tarcza przewiduje, że w stanie zagrożenia epidemicznego albo w stanie epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie BHP w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Nowe przepisy przedłużają również ważność szkoleń okresowych, których termin przeprowadzenia przypada na czas trwania stanu epidemii, i zorganizowania ich w terminie późniejszym. W odniesieniu do szkoleń wstępnych umożliwia się przeprowadzenie części z nich za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. W czasie trwania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy i służby w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego:
- pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym;
- pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych;
- pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa w powyższych dwóch punktach;
- ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.
W przypadku gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy lub bezpieczeństwa i higieny służby przypada:
- w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub
- w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii
– termin ten wydłuża się do 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii.
Badania wstępne a praca zdalna
Wielu pracodawców zastanawia się także, czy konieczne jest wykonywanie badań lekarskich pracownikom, którzy od początku mają świadczyć pracę zdalną. Tutaj, podobnie jak w przypadku szkoleń BHP, badanie takie jest obowiązkowe. Przepisy Tarczy wprowadziły jednak spore udogodnienie w tej kwestii. W przypadku braku dostępności lekarza uprawnionego do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego badanie takie może przeprowadzić inny lekarz, który może także wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie, przy czym ma prawo wystawić je na odległość – za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności. Dodatkowo nowe przepisy wprowadzone pod koniec 2020 roku przynoszą kolejne udogodnienia:
- wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby zatrudnione na stanowisko administracyjno-biurowe, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy (gdzie czynniki szkodliwe oraz warunki pracy są takie same);
- zawieszenie wykonywania badań okresowych na stanowiskach innych niż biurowe;
- wydłużenie okresu z 30 na 180 dni po zakończeniu stanu epidemii, w których należy wykonać niezrealizowane badania okresowe.
Po odwołaniu stanu epidemii pracodawca i pracownik są obowiązani niezwłocznie wykonać zawieszone obowiązki – mają na to 180 dni.
Nawet jeśli praca jest wykonywana przez pracownika zdalnie, pracodawca musi wywiązać się wobec niego z podstawowych obowiązków, jakimi są badania wstępne i szkolenie BHP – nie można dopuścić pracownika do pracy bez ważnego przeszkolenia. Możliwe jest jednak szkolenie BHP zdalne, czyli przeprowadzone za pomocą środków teleinformatycznych. Nie jest to jednak realne w każdym przypadku. Szkolenie BHP w pracy zdalnej jest obowiązkowe dla wszystkich.
