Terminy wpisów w KPIR

Prowadzenie ewidencji VAT ma istotny wpływ na terminy wpisów w KPiR. Należy pamiętać, że do celów VAT niezbędna jest ewidencja VAT zakupu oraz ewidencja VAT sprzedaży. Zarówno w stosunku do przychodów, jak i do kosztów, stosuje się odrębne zasady ich ewidencjonowania.

Zapisów w księdze, biorąc pod uwagę o sprzedaż i uzyskiwane z niej przychody, należy dokonywać na bieżąco, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Podatnik może też dokonywać zapisów w porządku chronologicznym w terminie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli spełni jeden z poniższych warunków:

  • w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej prowadzi ewidencję sprzedaży bez-rachunkowej;
  • nie prowadzi ewidencji sprzedaży, ale ewidencjonuje ją za pomocą kasy fiskalnej albo dokonuje sprzedaży udokumentowanej wyłącznie fakturami;
  • księga jest prowadzona przez biuro rachunkowe.

Dodatkowo należy również zwrócić uwagę na to, pod jaką datą są ujmowane poszczególne zdarzenia gospodarcze. Zasady regulujące te zagadnienia zostały określone w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 14 ust. 1c za datę powstania przychodu uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, jednak nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.

Zapisy w księdze po stronie kosztów uzyskania przychodów ujmuje się w różnych datach, w zależności od rodzaju kosztu.

Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych należy ujmować w księdze pod datą ich otrzymania, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (o czym świadczy paragraf 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Wynagrodzenia dla pracowników, składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrywanej przez pracodawcę, trzeba ujmować pod datą faktycznego poniesienia tych wydatków, czyli wypłaty lub postawienia do dyspozycji. Koszty zaliczane do pozostałych wydatków (które należy ujmować w kolumnie 13 księgi) podatnik powinien rozliczyć w zależności od wybranej przez siebie metody księgowania kosztów. W tym zakresie do wyboru ma rozliczanie kosztów według metody kasowej (uproszczonej) albo według metody memoriałowej.

Metoda kasowa polega na uwzględnianiu kosztów w dacie ich ponoszenia, tj. w dacie wystawienia dokumentu księgowego. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu.

Metoda memoriałowa wymaga rozróżniania kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych z osiąganym przychodem. Podatnik powinien ujmować koszty bezpośrednie w okresie, w którym powstają odpowiadające im przychody, natomiast koszty pośrednie – w dacie ich poniesienia, tj. w dacie wystawienia dokumentu księgowego stanowiącego podstawę zapisu w księdze.