Ubiór służbowy a ulgi podatkowe

Mundury muszą nosić m.in. kolejarze, konduktorzy czy strażnicy miejscy. Ulga podatkowa przysługuje jednak znacznie większej grupie pracodawców. Ważny jest jednak ich wygląd i wartość. Zakup których zatem stroi można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolna od podatku jest wartość ubioru służbowego lub ekwiwalentu za ten ubiór pod warunkiem, że jego używanie należy do obowiązków pracownika, np. na podstawie polecenia pracodawcy, funkcjonującego w zakładzie regulaminu lub z umowy o pracę. Nie ma jednak prawnej definicji odzieży służbowej. Dlatego też, często pojawiają się rozbieżności w interpretacji przepisów przez urzędy skarbowe.

Interpretacja prawna

Odzież służbowa to, zdaniem organów podatkowych, specjalna odzież, noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych np. mundur, odzież robocza (kombinezon, fartuch), a także odzież reprezentacyjna, charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo. W zależności od rodzaju stroju i warunków korzystania z odpisów podatkowych, odzież służbową podzielić można na odzież roboczą, odzież firmową oraz odzież reprezentacyjną.

Odzież robocza

Nie ma wątpliwości, że odzież robocza i ochronna, której zapewnienie pracownikowi przez pracodawcę wynika z przepisów Kodeksu pracy lub przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, będzie wolna od podatku. Nie posiada ona bowiem cech odzieży osobistej ani cech odzieży reprezentacyjnej. Nie ma także znaczenia, ile będzie wynosiła jej wartość. Wszystkie faktury czy rachunki, potwierdzające jej zakup, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zwolnienie obejmuje również zwrot kosztów zakupu takiego ubioru, gdy zatrudniony je ponosi.

Odzież firmowa

Odpisu podatkowego uniformów, nie zakwestionuje także żaden urząd skarbowy, pod warunkiem, że nie będą one zawierały cech identyfikujących ich z firmą oraz jeżeli konieczność ich noszenia wiąże się ze specyfiką wykonywaną pracą. Sytuacja zaczyna się prawnie komplikować, w przypadku stroju posiadającego firmowe cechy rozpoznawalne. Chodzi w szczególności o nadruki z logo czy nazwą firmy oraz o barwy firmowe. Ponieważ nie ma jednoznacznej definicji stroju firmowego, urzędy skarbowe pozwalają sobie na dowolność interpretacji przepisów podatkowych. Urząd Skarbowy w Radomiu oraz Urząd Skarbowy w Legnicy, zasłaniając się art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w swoich postanowieniach wykluczają możliwość dokonywania odpisów podatkowych za zakup odzieży firmowej, charakterystycznej dla firmy poprzez barwę, krój czy logo, klasyfikując ją jako odzież reprezentacyjną. W swoi uzasadnieniach, instytucje skarbowe zwracają uwagę na znaczenie sformułowania “rozpoznawalne cechy firmowe”. W ich rozumieniu, ubiór danej osoby, zaopatrzony w logo firmy, wskazuje na okoliczność, iż to właśnie tą, a nie inną firmę dana osoba reprezentuje. A skoro reprezentuje, to koszty zakupu danego stroju zaliczyć należy do kosztów reprezentacyjnych firmy, a te, zgodnie z przepisami, nie są zwolnione z podatku. Z tym sformułowaniem nie zgadza się natomiast Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach. W jego opinii ( sygn. sprawy IBPBI/2/423-1115/08/PP), samo oznaczenie stroju służbowego logo firmy, pod którym firma świadczy usługi hotelarskie, nie przesądza jeszcze o jego reklamowym charakterze, gdyż niejednokrotnie stanowi ono jedynie swojego rodzaju informację handlową. W tym też rozumieniu, wydatki ponoszone na zakup strojów służbowych z nadrukiem logo firmy o niskiej wartości jednostkowej, w które ubrani są pracownicy hotelowi podczas wykonywania swoich obowiązków, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Odzież reprezentacyjna

O ile w przypadku odzieży firmowej pojawiają się rozbieżności prawne, o tyle w przypadku odzieży reprezentacyjnej nie ma już ich wcale. W stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2007 r. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i od osób fizycznych, za koszt uzyskania przychodu nie uznaje się wydatków na reprezentację. Nie wystarczy tylko udowodnić, że dana odzież nie jest strojem reprezentacyjnym, trzeba również dowieść, że strój ten nie posiada cech stroju prywatnego, czyli że nie jest możliwe wykorzystywanie go przez pracownika do celów prywatnych. W tym przypadku garnitury, garsonki, eleganckie bluzki i inne tego typu ubrania, na pewno nie spełniają wyżej przytoczonych cech.

Analizując interpretacje organów podatkowych dotyczące kwestii uznania za koszt uzyskania przychodu strojów służbowych dla pracowników można zauważyć, że ostatnio organy generalnie przychylają się do możliwości uznania takich wydatków za koszt pracodawcy. Trudno bowiem uznać, że zakup przez pracodawcę ubiorów służbowych dla pracowników jest kosztem reprezentacji, który został wyłączony przez ustawodawcę z kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli jednak pojawia się wątpliwość stosowania odliczeń podatkowych, warto zwrócić się z zapytaniem do właściwego, ze względu opodatkowania, urzędu skarbowego z prośbą o udzielenie interpretacji przepisów podatkowych w danym przypadku. Takie kroki zapewne uchronią przed ewentualną odpowiedzialnością prawną.