Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Ujęcie błędnych paragonów z kasy fiskalnej w KPiR

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej istnieje obowiązek wydruku paragonu fiskalnego z kasy rejestrującej bądź wystawienia faktury, które potwierdzą transakcję sprzedaży. Podatnik jest zobowiązany także do przekazania tego dowodu klientowi. W przypadku gdy przedsiębiorca nie jest zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, powinno się wystawić na koniec dnia dowód wewnętrzny, który przedstawi w jednej kwocie wartość przychodów za cały dzień.

W przypadku gdy ewidencja prowadzona jest za pomocą kasy rejestrującej, bardzo często zdarzają się sytuacje, które wymagają korekty zarejestrowanej sprzedaży np. w związku z nabiciem błędnej kwoty na paragon bądź wymianą lub zwrotem towaru czy też usługi. Jak więc ujmować te korekty w KPiR?

Na początku należy wyjaśnić, na jakiej podstawie podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas fiskalnych, dokonują zapisów w KPiR. W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, można znaleźć zapis wyjaśniający, iż w tym przypadku zapisy dokonywane są na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. Raporty dobowe powinny być na bieżąco korygowane o wartości dotyczące błędnego ujęcia i zwrotu towarów.

Zapisów w księdze można dokonywać na koniec każdego miesiąca, nie później jednak niż do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Zestawienie raportów dobowych przygotowywane na koniec każdego miesiąca powinno zawierać:

  • numer kolejny wpisu;
  • numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy;
  • numery i daty raportów dobowych;
  • wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji.

Podatnicy, którzy dokonują zapisów w KPiR na podstawie raportów dobowych, nie wpisują już do księgi kwot wynikających z faktur, które dokumentują dokonanie sprzedaży zarejestrowanej wcześniej przy użyciu kasy fiskalnej. Podatnicy są jednak zobowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur.

Od 1 kwietnia 2013 r. zasady zwrotu towarów lub reklamacji towaru i usługi, a także sposób postępowania w przypadku tzw. oczywistych pomyłek, określa § 3 ust. 3-6 rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych.

Na podstawie rozporządzenia stwierdza się, iż w kasie fiskalnej nie są ewidencjonowane zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. W przypadku, gdy zwrot towarów i uznanych reklamacji towarów lub usług, skutkuje zwrotem całości lub części należności z tytułu sprzedaży, zwroty te należy ująć w odrębnej ewidencji (ewidencji błędów i uwag do paragonów), która powinna zawierać:

  • datę sprzedaży,
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
  • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
  • wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
  • zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
  • protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Najczęściej taką ewidencję stanowi zeszyt zwrotów i korekt, zwany również rejestrem korekt sprzedaży kasowej. Zeszyt ten nie ma ściśle określonego wzoru i nie wymaga zgłoszenia w Urzędzie Skarbowym. Ważne jest aby każdy wpis w zeszycie opatrzyć przede wszystkim numerem paragonu, nazwą towaru oraz wartością początkową towaru. Do zeszytu powinien zostać również wpięty paragon, na podstawie którego został zgłoszony zwrot czy też reklamacja towarów. Dzięki takiemu działaniu skorygowane wpisy dotyczące raportów miesięcznych z kasy fiskalnej w KPiR są w pełni uzasadnione, a podatnik posiada odpowiednie dowody na ich potwierdzenie.

W przypadku zwrotu lub reklamacji towaru, który ujęty został na paragonie łącznym, wraz z innymi pozycjami, sprzedawca powinien sporządzić dodatkowo protokół zwrotu dotyczący wybranej pozycji z paragonu.

Protokół zwrotu powinien zawierać:

  • numer paragonu fiskalnego,
  • datę sprzedaży,
  • nazwę zwracanego towaru,
  • ilość korygowaną (tylko pozycja reklamowana),
  • wartość netto zwracanego towaru,
  • stawkę podatku VAT,
  • wartość brutto towaru,
  • kserokopię oryginalnego paragonu łącznego (w miarę możliwości),
  • podpis klienta.

W sytuacji gdy podatnik przez zwyczajną pomyłkę wydrukuje paragon zawierający błędy, należy wydrukować dodatkowy, poprawny. Paragon błędny powinno się zachować w celach dowodowych. W jego oparciu możliwa jest korekta obrotu, który został już zarejestrowany w pamięci fiskalnej kasy. Zapis o dokonaniu korekty również należy ująć w zeszycie zwrotów i korekt.

Podsumowując, podatnik ewidencjonujący sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej zobowiązany jest do ujmowania błędów, zwrotów, uznanych reklamacji w odrębnej ewidencji. W celu określenia wysokości podatku należnego z tytułu zaewidencjonowanej sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej, podatnik powinien skorygować dane pochodzące z okresowego raportu fiskalnego. Korekta ta odnosi się do wartości zwrotów i reklamacji, które wynikają bezpośrednio z zeszytu zwrotów i korekt.