Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Ujmowanie delegacji w KPiR

Zarówno podróż służbowa pracownika jak i samego pracodawcy może być kosztem uzyskania przychodów, pod warunkiem oczywiście, iż jest odpowiednio udokumentowana. Ujęcie kosztów i rozliczenie podroży służbowej może nastąpić na podstawie dowodów wewnętrznych, faktur, rachunków, biletów, ewidencji przebiegu pojazdu bądź innych przedstawionych dokumentów.

Koszty podróży służbowej pracownika, są dla pracodawcy kosztami uzyskania przychodów do określonych przepisowo kwot. Natomiast podstawą do zaliczenia kosztów wyjazdu przedsiębiorcy do kosztów uzyskania przychodów jest uzasadnienie, że dana podróż przedsiębiorcy była rzeczywiście delegacją. Koszty związane z delegacją pracownika i przedsiębiorcy mimo, iż w większości przypadków poświadczane są tymi samymi dokumentami to jednak w KPiR ujmowane są inaczej.

Diety

Przysługujące pracownikowi oraz pracodawcy diety, zalicza się do kosztów uzyskania przychodów na podstawie dowodu wewnętrznego. Nie wymagają one udokumentowania fakturami i są naliczane zgodnie z obowiązującymi stawkami, w zależności od czasu trwania podróży oraz tego, czy pracodawca zapewnia pracownikowi wyżywienie czy też nie. Kosztów uzyskania przychodów nie będzie jednak stanowiła dieta przedsiębiorcy w części przekraczającej wartość diety przysługującej pracownikom. Dietę przyznaje się w sytuacji, gdy w ramach delegacji nie ma zapewnionego wyżywienia, czyli jest ona pewnym zastąpieniem kosztów usług gastronomicznych, których np. w przypadku przedsiębiorcy nie można ująć w kosztach.

Koszty przejazdów

Koszty związane z przejazdem samochodem służbowym, wprowadzonym do ewidencji środków trwałych, rozliczane są na podstawie przedstawionych faktur i rachunków dotyczących opłat za paliwo, przejazdów autostradą, opłat parkingowych itp.

Do odbycia podróży służbowej poza autem firmowym, może posłużyć również samochód prywatny pracownika czy przedsiębiorcy. Koszty związane z podróżą własnym środkiem transportu mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów do wysokości limitu, tzw. kilometrówki wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu. By ująć wydatki tego typu, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, z której będzie wynikała ilość przejechanych przez delegowaną osobę kilometrów. Do kosztów zalicza się więc limit ilości przejechanych kilometrów przemnożony przez ustaloną przez MPiPS stawkę za jeden kilometr.

Odbycie podróży służbowej innym środkiem komunikacji ewidencjonowane jest na podstawie np. biletów lub faktur.

Wydatki związane z noclegami

Koszty poniesione w związku z noclegami, mogą być rozliczone ryczałtem bądź na podstawie faktur czy rachunków. Należy pamiętać, że faktury za noclegi księguje się w KPiR w kwocie brutto, ponieważ nie przysługuje w ich wypadku prawo do odliczenia VAT i cała kwota stanowi koszt uzyskania przychodów.

Jeśli jednak pracodawca nie zapewnia noclegów, a brak jest faktur bądź rachunków potwierdzających ich koszty, to rozlicza się je ryczałtem. Suma wypłaconego pracownikowi ryczałtu, podobnie jak dieta, ujmowana jest w KPiR na podstawie dowodu wewnętrznego.

Ważne!

Ryczałt za nocleg nie przysługuje przedsiębiorcy. Rozliczenie kosztów noclegów w przypadku właściciela firmy jest możliwe jedynie na podstawie faktycznie poniesionych i udokumentowanych wydatków, czyli na podstawie faktur bądź rachunków.

Inne wydatki

Delegacja przedsiębiorcy

Różnica w ujmowaniu kosztów dotyczy pozostałych wydatków. W przypadku właściciela firmy ewidencjonowane są one na podstawie faktur, rachunków i innych standardowych dokumentów tak jak koszty bieżącej działalności. Nie ma możliwości rozliczenia tych wydatków dowodem wewnętrznym. Należy jednak pamiętać, że w przypadku podróży przedsiębiorcy, każdy wydatek musi być odpowiednio udokumentowany, a jego poniesienie uzasadnione.

Odliczenie VAT

Ważny jest również fakt, wykluczenia przez ustawodawcę możliwości odliczenia VAT od niektórych faktur, bardzo często spotykanych przy delegacjach. Są to faktury za noclegi, usługi gastronomiczne, paliwo do samochodów osobowych oraz bilety kolejowe i autobusowe na trasach krótszych niż 50 km. W związku z tym księgowanie takich kosztów do KPiR następuje w kwotach brutto, z pominięciem rejestru zakupów VAT.

Delegacja pracownika

Natomiast w przypadku pracownika wydatki związane z podróżą służbową księgowane są poprzez dowód wewnętrzny jakim jest rozliczenie delegacji. Dowód wewnętrzny dotyczący rozliczenia delegacji powinien zawierać co najmniej:

  • imię i nazwisko,
  • cel podróży,
  • nazwę miejscowości docelowej,
  • liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej,
  • stawkę i wartość przysługujących diet.

W rozliczeniu delegacji uwzględnia się poniesione przez pracownika w związku z delegacją wydatki na podstawie przedstawionych dokumentów bądź pisemnych oświadczeń wraz z naliczonymi dietami oraz ryczałtem za noclegi czy przejazdy. Dokumenty te załącza się do dowodu wewnętrznego, który będzie podlegał księgowaniu w KPiR.

Podsumowując, koszty diet i innych należności za czas podróży dotyczące pracownika księgowane są do KPiR poprzez dowód wewnętrzny. Koszty związane z delegacją pracodawcy księgowane są do KPiR zgodnie z charakterystyką dokumentu, czyli jako faktury bądź rachunki, poza wartością diet, która księgowana jest tak jak w przypadku delegacji pracownika - poprzez dowód wewnętrzny.

Polecenie wyjazdu służbowego

Rozliczenie kosztów podróży służbowej może nastąpić również na podstawie “rozliczenia podróży służbowej”, które również traktowane może być jako dowód księgowy. Na podstawie tego dokumentu, po rozliczeniu na nim kosztów delegacji można dokonać zapisów w KPiR. W rozliczeniu tym ujmuje się wszystkie koszty związane z delegacją (diety, noclegi itd.) na podstawie przedstawionych faktur, rachunków i innych dowodów księgowych. Dokumenty te podpinane są pod rozliczenie, a łączna kwota kosztów delegacji księgowana jest do KPiR jednym zapisem.