Umowa użyczenia w działalności gospodarczej

Czym jest umowa użyczenia?

Umowa użyczenia powstaje w momencie, gdy jedna strona (użyczający) zezwala drugiej stronie (biorącemu) na korzystanie z jej majątku przez czas określony lub nieokreślony.

Cechą charakterystyczną dla tej umowy jest nieodpłatność - osoba biorąca nie może ponosić żadnych kosztów z użytkowania majątku użyczającego za wyjątkiem kosztów eksploatacyjnych.

Umowa użyczenia może zostać zawarta w formie ustnej lub pisemnej. W praktyce jednak oświadczenie o ustnym zawarciu umowy użyczenia ma niską wartość dowodową, dlatego też zachowanie formy pisemnej jest dużo bezpieczniejsze. Ułatwia potwierdzenie istnienia takiej umowy, a także jest ważnym dokumentem w razie sporu między stronami.  

Co powinna zawierać umowa użyczenia?

Umowa użyczenia powinna zawierać:

  • dane osoby biorącej oraz osoby użyczającej: imiona i nazwiska, daty urodzenia, adresy zamieszkania, numery dowodów tożsamości oraz nr PESEL, NIP,
  • szczegółowo określony przedmiot umowy - nazwę i podstawowe informacje (można umieścić również wiadomość o cechach charakterystycznych użyczonej rzeczy),
  • w umowie użyczenia lokalu lub jego części należy podać: adres lokalu, jego powierzchnię, liczbę pomieszczeń oraz piętro, na którym lokal się znajduje,
  • jeżeli umowa jest na czas określony, powinna zawierać datę rozpoczęcia oraz zakończenia,
  • obowiązki biorącego.

Umowa użyczenia - podatek

  • Umowa użyczenia składnika majątku nie podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych (art. 1 ust. 1 Ustawy z 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych).
  • Według przepisów Ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług nieodpłatne użyczenia nie powinny podlegać opodatkowaniu podatkiem VAT. Regułą jest bowiem, że opodatkowaniu podlegają dostawy towarów i świadczenie usług mające charakter odpłatny. Jednak istnieją wyjątki od tej reguły. Wynikają one z art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 Ustawy o podatku od towarów i usług. Użyczenie rzeczy do nieodpłatnego używania na podstawie umowy może więc zostać zakwalifikowane jako opodatkowane podatkiem VAT po stronie osoby użyczającej, jeśli: nie jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, podatnikowi przysługiwało – w całości lub w części – prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu tego towarów/usług związanych z tym świadczeniem.
  • Podatnikowi nie wolno ujmować w kosztach odpisów amortyzacyjnych od własnych środków trwałych, które zostały nieodpłatnie przekazane do używania innemu podmiotowi. Użyczenie nie będzie miało charakteru nieodpłatnego, jeśli użyczający otrzyma od użytkownika świadczenie wzajemne w innej formie niż wynagrodzenie w pieniądzu. Wówczas użyczony środek trwały będzie mógł być amortyzowany przez użyczającego w dalszym ciągu.

Umowa użyczenia a KPiR

Przychód osiągnięty przez przedsiębiorcę z umowy użyczenia powinien zostać zaksięgowany w kolumnie 8 - pozostałe przychody księgi przychodów i rozchodów. Zapis dokonany musi być na podstawie dowodu potwierdzającego uzyskanie przychodu.

Umowa użyczenia - rozwiązanie

Jeśli umowa jest na czas nieokreślony, rozwiązanie jej następuje, gdy biorący w użyczenie uczyni z niej użytek odpowiadający umowie albo gdy upłynie czas, w którym mógł ten użytek uczynić. Umowa użyczenia zawarta na czas określony ulega rozwiązaniu wraz z upływem czasu, na jaki została zawarta.

Ponadto umowa użyczenia może zostać rozwiązana, gdy:

  • biorący używa rzeczy w sposób sprzeczny z umową, właściwościami lub przeznaczeniem rzeczy;
  • rzecz stanie się potrzebna użyczającemu z powodów nieprzewidzianych w chwili zawarcia umowy.