Kiedy powstaje nadpłata w odprowadzonych składkach
Zdarza się, iż podatnik uiści większą niż należna, kwotę składek ubezpieczeniowych do ZUS. Zgodnie z art. 24 ust. 6a Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na poczet bieżących lub zaległych składek. W przypadku gdy brak jest zaległości, nadpłata zaliczona zostaje na poczet przyszłych zobowiązań, w tym wypadku na wniosek podatnika może zostać również zwrócona.
Co jednak w przypadku, gdy nadpłacone składki dotyczą np. pracownika co do którego w momencie ujawnienia nadpłaty tytuł ubezpieczeniowy już ustał?
Sytuacja taka będzie miała miejsce np. wtedy gdy nadpłacona zostanie składka zdrowotna, która finansowana jest przez pracownika - potrącana z jego wynagrodzenia, a pracownik przed ujawnieniem nadpłaty przykładowo zrezygnował z pracy.
Nadpłacone składki podlegają zwrotowi
Nadpłacona za pracownika składka finansowana z jego wynagrodzenia podlega zwrotowi na rzecz tego pracownika, nawet jeśli nie świadczy już pracy na rzecz przedsiębiorcy, który dokonał nadpłaty. W sytuacji gdy płatnik składek zorientuje się, iż uiszczone składki za pracownika zostały zapłacone w wartości większej niż wymagana, a pracownik ten nie świadczy już pracy na rzecz powyższego pracodawcy, to pracodawca ten powinien wystąpić o zwrot ze stosownym wnioskiem. ZUS wypłaca kwotę nadpłaty w terminie 30 dni od dnia wpłynięcia wniosku, przy założeniu oczywiście, iż płatnik nie posiada żadnych zaległości.
Jeśli płatnik nie wystąpi o zwrot, bądź zwrot ten nie będzie możliwy z powodu np. zaległości w opłacaniu składek, to musi zwrócić pracownikowi kwotę nadpłaconych składek z własnych środków.
Zwrot otrzymany przez pracownika będzie w tym wypadku jego przychodem ze stosunku pracy. W przypadku gdy sytuacja ta ma miejsce w trakcie trwania jednego roku podatkowego, sprawa jest dość prosta.
Płatnik sporządzając dla byłego pracownika informację PIT-11 ujmie odpowiednią wartość odprowadzonych składek. Inaczej natomiast jest w sytuacji gdy zdarzenie zapłacenia składek w większej wysokości oraz ujawnienie tego faktu ma miejsce w dwóch różnych latach podatkowych, np. składki w nienależnej wysokości zostały potrącone i uiszczone w roku 2012, natomiast nadpłata została ujawniona w roku 2013.
W wypadku tym, ani płatnik, ani pracownik nie korygują zeznań rocznych za poprzedni rok - 2012, jednakże pracownik po otrzymaniu zwrotu, będzie zobowiązany do doliczenia kwoty nadpłaconej składki zdrowotnej do podatku dochodowego w zeznaniu za rok obecny, czyli ten w którym otrzymał zwrot (2013 r).
W takiej sytuacji, płatnik zobowiązany jest również do sporządzenia dokumentu potwierdzającego dokonanie zwrotu np. pisma informującego pracownika o kwocie zwróconej składki na ubezpieczenie zdrowotne, która w poprzednim okresie została odliczona od podatku dochodowego.
