Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Utrata dokumentów podatkowych przed upływem okresu przechowywania

Każdego z przedsiębiorców podczas prowadzenia działalności może spotkać zdarzenie o charakterze incydentalnym (działanie siły wyższej vis maior) np. bezpowrotna utrata pieczołowicie gromadzonej dokumentacji podatkową w powodzi czy pożarze. Sytuacja zdaje się być beznadziejna i nieodwracalna. Jednakże prawo podatkowe przewidziało rozwiązania i w tym zakresie. Niniejszy artykuł przedstawia problematykę o tym, jak postępować przy tego typu nadzwyczajnych sytuacjach.

Dokumentacja podatnika

Z art. 86 w związku z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej wynika, że każdy przedsiębiorca powinien przechowywać dokumentację do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego dotyczy. Zasadniczo zobowiązanie podatkowe staje się niewymagalne po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce termin ten trwa nawet 7 lat.

Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze, że poszczególne dokumenty mogą dotyczyć rozliczeń z tytułu różnego rodzaju podatków, z tego względu terminy przedawnienia mogą być różne. Wówczas zobowiązanie podatkowe o najdłuższym terminie ekspiracji (ważności prawnej) powinno wyznaczać okres przechowywania dokumentacji.

Warto wiedzieć!

Podstawowy 5-letni termin przechowywania dokumentacji może zostać wydłużony ze względu na sytuacje określone w art. 70 § 2-8 oraz art. 70a Ordynacji podatkowej, czyli m.in. przez jego zawieszenie lub nawet przerwanie.

Informacja do urzędu skarbowego

Jeżeli dokumentacja przedsiębiorcy zostanie w wyniku jakiegoś zdarzenia zniszczona, w pierwszej kolejności powinno się podjąć działania mające na celu jej całkowite odtworzenie.

Jednakże nim to nastąpi, warto o zaistniałej sytuacji poinformować urząd skarbowy. W razie ewentualnej kontroli organ skarbowy będzie wiedział, że braki w ewidencji podatkowej nie wynikają ze złych pobudek podatnika.

Elementy zgłoszenia o utracie dokumentów urzędowi skarbowemu

1. Data i miejsce sporządzenia pisma.

2. Dane podatnika.

3. Dane urzędu skarbowego.

4. Wskazanie podstawy prawnej: art. 86 Ordynacji podatkowej oraz w przypadku płatników art. 23 tejże ustawy.

5. Opis stanu faktycznego ze wskazaniem, jakiego typu dokumenty zostały utracone i za jaki okres;

6. Argumenty potwierdzone dowodami np. kopia zaświadczenia od Policji w przypadku kradzieży akt lub pismo z Państwowej Straży Pożarnej w razie spalenia itp.

7. Podpis podatnika lub jego pełnomocnika (+ pełnomocnictwo)

Wniosek o odroczenie złożenia deklaracji

Utrata dokumentacji może nastręczać wiele trudności przy sporządzaniu deklaracji, jeśli utracone dokumenty dotyczyły bieżącego okresu rozliczeniowego. W tym przypadku na mocy art. 48  § 1 Ordynacji podatkowej przedsiębiorca może złożyć wniosek o odroczenie terminu złożenia rozliczenia. Co ważne, wniosek należy złożyć przed upływem terminu do złożenia deklaracji.

Elementy wniosku o odroczenie złożenia deklaracji:

1. Data i miejsce sporządzenia pisma.

2. Dane podatnika.

3. Dane urzędu skarbowego.

4. Wskazanie podstawy prawnej : art. 48 Ordynacji podatkowej.

5. Sprecyzowanie, o jaką deklarację chodzi, oraz podanie propozycji dogodnego dla siebie terminu złożenia deklaracji.

6. Argumenty potwierdzone dowodami, np. kopia zaświadczenia od Policji w przypadku kradzieży akt lub pismo z Państwowej Straży Pożarnej w razie spalenia itp.

7. Podpis podatnika lub jego pełnomocnika (+ pełnomocnictwo).

Jakie korzyści należy upatrywać w złożeniu wniosku o odroczenie złożenia deklaracji? Przede wszystkim w tym, że w przypadku odroczenia złożenia deklaracji, równocześnie zostaje przesunięty termin płatności podatku.

Ważne!

W przypadku odroczenia płatności nieterminowa wpłata będzie skutkować naliczeniem odsetek od dnia, w którym upłynął odroczony termin do dnia wpłaty podatku!

Co dalej?

Przedsiębiorca niezależnie od tego, czy zdecyduje się poinformować urząd skarbowy oraz wnieść wniosek o odroczenie złożenia deklaracji, powinien niezwłocznie wystąpić do swoich kontrahentów o wystawienie duplikatów faktur oraz rachunków. Ponadto podatnik może zwrócić się do banku o wydanie zestawienia wyciągów bankowych w celu ustalenia przychodów oraz wydatków. O tym, jakie kroki należy podjąć, w głównej mierze zależy od charakteru działalności gospodarczej danego przedsiębiorcy.