Wdrożenie do pracy: przygotuj materiały dla nowego pracownika

Wdrożenie do pracy nowego pracownika jest bardzo ważne. Zatrudniane osoby obawiają się, jak poradzą sobie w miejscu pracy, czy zostaną zaakceptowane przez współpracowników i będą potrafiły odnaleźć się w organizacyjnej rzeczywistości. Przystosowanie się do nowych warunków może przebiec sprawnie i bez większych problemów, jeśli pracodawca przygotuje odpowiednie materiały szkoleniowe oraz zapewni pracownikowi opiekuna czy mentora. Nowo zatrudniany może być wybitnym specjalistą, ale w pierwszych dniach z pewnością będzie czuł się nieco zagubiony w nowym miejscu pracy. Wdrożenie do pracy wymaga wsparcia. W jaki sposób przygotować materiały szkoleniowe, aby na etapie wdrażania do pracy nowo zatrudniona osoba mogła z nich skorzystać?

Wdrożenie do pracy – po co tworzyć materiały szkoleniowe?

W każdym zakładzie pracy nowo zatrudniona osoba będzie musiała zapoznać się z obowiązującym regulaminem, przepisami BHP, opisem stanowiska pracy. Pracownik w pierwszych dniach stanie się czytelnikiem, pochłaniającym dokumenty organizacyjne. Materiały szkoleniowe staną się kolejną lekturą do przeczytania. Czy warto tym obarczać nowo zatrudnioną osobę?

Warto. Dobrze przygotowane materiały szkoleniowe ułatwią wykonywanie obowiązków przez nowo zatrudnioną osobę, która za pośrednictwem instrukcji oraz filmów instruktażowych zapozna się z obowiązującymi zasadami pracy i sposobami działania. Nauczy się także planu pomieszczeń biurowych oraz miejsc, w których przechowywane są materiały biurowe – np. w schowku koło ksera mogą znajdować się tonery i tusze, ale czyste karty A4 będzie można pozyskać z biura księgowej. Opiekun nie zawsze przekaże wszystkie informacje, które mogą stać się kluczowe w przystosowaniu się do nowego miejsca pracy przez pracownika.

Wdrożenie do pracy wymaga przygotowania materiałów szkoleniowych, które oszczędza także czas opiekunów czy mentorów, którzy są odpowiedzialni za zaznajomienie nowej osoby z warunkami i zasadami pracy. Przekazując instrukcję obsługi ksera, drukarki czy skanera, pracownik będzie miał okazję samodzielnie się z nią zapoznać, a opiekun nie będzie musiał tłumaczyć, kiedy należy wcisnąć czerwony, a kiedy zielony przycisk. Szczególnie sprawdza się to przy dużej rotacji na danym stanowisku pracy – przekazywanie tych samych informacji może być nużące.

Wdrożenie do pracy – materiały szkoleniowe w postaci filmów

Przygotowywanie instrukcji wyłącznie w formie pisemnej, w postaci ulotek, plakatów, książeczek czy rozbudowanych plików PDF nie jest najlepszym rozwiązaniem. Nowo zatrudniona osoba nie nauczy się prawidłowej obsługi klienta po przeczytaniu kilkustronicowej gazetki. Dlatego warto jest zastanowić się nad zmontowaniem filmu instruktażowego.

Przykład 1.

Właściciel restauracji od kilku miesięcy zmagał się z wysoką rotacją kelnerów. Nowe osoby przychodziły i odchodziły w przeciągu dwóch tygodni. Sytuacja stała się męcząca, ponieważ za każdym razem, wdrażając nową osobę, pracodawca był zmuszony instruować ją w zakresie obsługi klienta. Właściciel postanowił, że przygotuje film instruktażowy. Co prawda montaż materiału wymagał wielkiego zaangażowania właściciela i pochłonął wiele godzin pracy, ale końcowy efekt był zadowalający. Przedsiębiorca, kiedy zatrudniał nowego pracownika, włączał film. Nowy kelner podczas oglądania materiału szkoleniowego zapoznawał się z warunkami pracy i zasadami obsługi klienta.

Wdrożenie do pracy – materiały szkoleniowe do pracy zdalnej

Zatrudniając osobę do pracy zdalnej, należy przekazać jej instrukcje i poradniki, które będą wskazywały, w jaki sposób powinna wywiązywać się z powierzonych obowiązków. Przygotowanie wyczerpujących materiałów szkoleniowych jest istotne, gdyż osoby pracujące zdalnie same organizują swój czas pracy – mogą wykonywać zadania w godzinach nocnych. W sytuacji, kiedy pojawi się problem uniemożliwiający realizację danego działania, pracownik nie będzie miał możliwości uzyskania natychmiastowej odpowiedzi od pracodawcy, którego obowiązują określone godziny pracy.

Wdrożenie do pracy – jakie są korzyści przygotowania materiałów szkoleniowych?

Do korzyści, związanych z przygotowaniem materiałów szkoleniowych na potrzeby wdrożenia do pracy, można zaliczyć m.in.:

  • oszczędność czasu i kosztów pracy opiekuna nowego pracownika,
  • zredukowanie poziomu stresu nowo zatrudnianej osoby,
  • możliwość zapoznania się ze sposobem pełnienia obowiązków w każdej chwili bez konieczności konsultowania się z opiekunem,
  • łatwość przekazywania informacji dotyczących zasad pracy bez ryzyka pominięcia istotnych kwestii.

Ważne!

Należy pamiętać, aby aktualizować materiały szkoleniowe. Nie można dopuścić, aby nowy pracownik otrzymał film instruktażowy z nieaktualnym sposobem obsługi klienta.