Wydatki na paliwo przeznaczone do prywatnych celów pracowników

Powstaje wiele kontrowersji wokół tego, czy wydatki na paliwo do samochodów służbowych, poniesione przez pracodawcę, można zaliczyć do kosztów podatkowych. Przy czym w wątpliwości wzbudzają  wydatki na paliwo przeznaczone do prywatnych celów pracowników.

W sprawie tej swoje stanowisko zajęło Ministerstwo Finansów. Otóż zdaniem Ministerstwa wydatki na paliwo, które są przeznaczone na prywatne cele pracowników, mogą stanowić koszt podatkowy jedynie wtedy, gdy wartość tego paliwa jest przychodem dla pracownika.

W związku z powyższym przedsiębiorca powinien sobie zadać pytanie, kiedy wartość wspomnianego paliwa będzie przychodem pracownika?

Wydatki na paliwo przeznaczone do prywatnych celów pracowników a przychód pracownika

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, do przychodów pracownika można zaliczyć:

  • wszelkiego rodzaju wpłaty pieniężne,

  • wartość pieniężną świadczeń przekazanych w naturze lub ich ekwiwalenty.

Dodatkowo za przychód pracownika uznaje się także świadczenia pieniężne, które opłacane są przez pracodawcę, a także nieodpłatne lub częściowo odpłatne świadczenia, które pracownik otrzymał od pracodawcy w ramach stosunku pracy.

W związku z powyższym do przychodów pracownika należy zakwalifikować każdą, pieniężną jak i niepieniężną formę powiększenia majątku osoby zatrudnionej przez pracodawcę. Zakup paliwa przez przedsiębiorcę, które używane jest przez pracownika do celów prywatnych, również zalicza się do takiego przysporzenia majątkowego podwładnego.

Podsumowanie

Zgodnie ze stanowiskiem przyjętym przez Ministerstwo Finansów, jeśli wydatki na paliwo zakupione do celów prywatnych powiększają przychód pracownika, przedsiębiorca może wydatek ten zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Samochód wprowadzony do firmy jako środek trwały

W sytuacji, gdy samochód spełnia przesłanki do tego, by uznać go za środek trwały w firmie, przedsiębiorca ma prawo wprowadzić go do ewidencji środków trwałych, a co za tym idzie dokonywać od niego odpisów amortyzacyjnych. Przy czym nie jest istotny tutaj fakt czy samochód wykorzystywany jest jedynie do celów służbowych, czy też równolegle jest użytkowany prywatnie i służbowo.

Jeśli samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych firmy wykorzystywany jest przez pracownika (również prywatnie), wówczas przedsiębiorca ma prawo dokonywać od niego odpisów amortyzacyjnych. Bowiem odpisy amortyzacyjne stanowią w całości koszt uzyskania przychodu podatnika.

Zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeśli auto wprowadzone jest jako środek trwały, wydatki, które nie są bezpośrednio związane z użytkowaniem prywatnym, np. naprawa czy przegląd, mogą także zostać zaliczone do kosztów podatkowych.