Wydatki na rzecz kontrahentów - zasady ogólne

W art. 22 ust. 1 ustawy o PIT ustawodawca wyraził ogólną definicję dotycząca kosztów uzyskania przychodów przez przedsiębiorców: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w katalogu zawartym  w art. 23 ustawy o PIT. Oznacza to, że wydatki na rzecz kontrahentów, które poniósł podatnik, muszą mieć ścisły związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Przy kwalifikowaniu ich jako koszty podatkowe należy także mieć a uwadze ich racjonalność i wpływ, choćby potencjalny, na powstanie lub zwiększenie przychodów. Ponadto powinny być one w odpowiedni sposób udokumentowane.

Wydatki na rzecz kontrahentów są często wyłączane z kosztów firmowych, zazwyczaj z powodu zakwalifikowania ich do kosztów reprezentacji, zwłaszcza w przypadku, gdy dotyczą kosztów żywności, napojów (w tym alkoholowych), a także usług gastronomicznych. Mimo że tego typu wydatki wpływają na wysokość przychodu podatnika, nie mogą zostać zaliczone do kosztów jego uzyskania. Właśnie dlatego niezwykle istotne jest precyzyjne określenie, czy są one kosztami zwykłego funkcjonowania firmy, czy może kosztami reprezentacji.

Te dwa pojęcia różni cel - koszty zwykłego funkcjonowania firmy, jak sama nazwa wskazuje, to sumy związane z wydatkami na bieżące potrzeby firmy, natomiast wydatki na reprezentację mają związek z kreowaniem pozytywnego wizerunku, podtrzymywaniem dobrego imienia przedsiębiorstwa, a także z ułatwieniem kontaktu z kontrahentami.  

Żeby móc zakwalifikować poniesione koszty jako któreś z wyżej wymienionych, należy dokonać analizy towarzyszących konkretnej sytuacji okoliczności.

Wydatki na rzecz kontrahentów - poczęstunek

Spotkania służbowe nierzadko łączą się z przygotowaniem poczęstunku. Mogą to być proste przekąski, napoje lub posiłki w restauracjach, jednak niezależnie od tego, czy będą podane w siedzibie firmy, czy poza nią, przedsiębiorca może zakwalifikować je jako koszty uzyskania przychodu, co wynika z  interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521.

Wydatki na rzecz kontrahentów poniesione przy zakupie artykułów spożywczych, napojów lub usług gastronomicznych powinny zostać poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Będzie nim na przykład cena obiadu z przedstawicielem innej firmy, jeżeli podczas posiłku zostanie mu przedstawiona oferta naszej firmy, będą z nim przeprowadzane negocjacje lub rozmowa biznesowa albo omawiane szczegóły zawieranego w bliskiej przyszłości kontraktu. Wówczas możemy powiedzieć, że nakłady finansowe, które poniósł podatnik, mają na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła. Takiej cechy nie będzie miał obiad, którego wyłącznym lub głównym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika lub jego podtrzymanie czy wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentem.

Wydatki na rzecz kontrahentów - prezenty

Kosztami uzyskania przychodów są także wydatki poniesione w związku z działaniami reklamowymi. To na przykład rozdawanie kontrahentom (czyli nieskonkretyzowanej grupie odbiorców) drobnych prezentów o znikomej wartości, opatrzonych logo firmy. Mogą nimi być kalendarze, długopisy, smycze, portfele, albumy itp. 

Takie działania podnoszą rozpoznawalność firmy na rynku, co niemal zawsze przekłada się na zwiększenie jej przychodów. Prezenty o tak niewielkiej wartości, jak długopisy czy notesy nie mają za zadanie reprezentować firmy i budować jej wizerunku, a jedynie zwiększać u potencjalnych kontrahentów świadomość jej istnienia na rynku.  Nie można więc uznać ich za koszty reprezentacyjne, a reklamowe - przedmioty tego typu są tak  często spotykane, że to raczej ich brak można uznać za odstępstwo od zwyczajowego postępowania. Takie stanowisko możemy znaleźć w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 stycznia 2011 r., IPPB1/415-1097/10-2/ES.

Niektóre organy podatkowe wskazują, że nawet oznaczenie prezentów logo firmy nie oznacza możliwości zaliczenia ich wartości do kosztów podatkowych. Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 25 sierpnia 2011 r., IPPB4/423-178/11-2/DS mówi nam, że:

W przypadku natomiast przekazywania takich towarów o wyższej wartości wybranym kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom w celu wywołania u nich jak najlepszego wrażenia, należy uznać tego typu działania za wiążące się z wytwornością i okazałością w imieniu Spółki. Wydatki na ich zakup mają charakter reprezentacyjny, zatem nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Prezenty o znacznej wartości, wręczane niektórym kontrahentom, takie, które mają na celu budowę wizerunku firmy i relacji z kontrahentem, czyli prezenty o charakterze reprezentacyjnym,  są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki na rzecz kontrahentów - szkolenia

Wydatki na rzecz kontrahentów, które podatnik poniósł w związku z organizacją szkoleń, nie powinny być określane jako koszty reprezentacyjne firmy, nawet jeśli w ich trakcie są podawane posiłki.

Najważniejszym celem szkoleń organizowanych przez przedsiębiorców dla kontrahentów, jest przekazanie pewnego wycinka wiedzy, przekazanie odbiorcom jakichś informacji lub po prostu reklama towarów lub usług firmy organizującej wydarzenie. Choć  mogą one wpłynąć na postrzeganie firmy, nie są organizowane wyłącznie w celach wykreowania określonego wizerunku  przedsiębiorstwa, nie można ich więc zaliczyć do kosztów reprezentacji. Nakłady, poniesione w związku z wynajęciem sali, zapewnieniem napojów i przekąsek, wynagrodzenie dla osoby szkolącej, materiały szkoleniowe, stanowią zazwyczaj koszty podatkowe organizatora, jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.

Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 12  grudnia 2014 r. (IBPBI/2/423-1354/14/SD) mówi, że:

W odniesieniu do serwowanych w trakcie szkoleń poczęstunków należy stwierdzić, że co prawda ustawodawca wyłączył z kosztów podatkowych wydatki reprezentacyjne poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, jednak nie każdy wydatek, m.in. na usługę gastronomiczną, należy kwalifikować jako wydatek na cele reprezentacji. W przypadku szkoleń, kursów czy konferencji usługa gastronomiczna stanowi bowiem część szerszego zlecenia.

Dostarczenie uczestnikom kursu czy szkolenia np. zimnych napojów, herbaty, kawy, ciast w czasie przerw oraz zapewnienie lunchu czy obiadu jest działaniem zwyczajowo przyjętym i nieodłączną częścią usługi szkoleniowej. Stąd również wydatki poniesione na poczęstunki w trakcie szkolenia należy uznać za koszt uzyskania przychodów, o ile szkolenie wykazuje związek z działalnością wykonywaną przez firmę.

Jeżeli szkolenie jest zamknięte i mogą w nim wziąć udział jedynie wybrani kontrahenci, a samo szkolenie zostało zorganizowane w celu budowania relacji z nimi oraz wywołania dobrego wrażenia, wydatki na jego przeprowadzenie mają charakter reprezentacyjny i nie stanowią kosztów podatkowych.

Istotną kwestią w tym kontekście są imprezy towarzyszące szkoleniom, takie jak wycieczki, zabawy taneczne, zawody sportowe. Mają one niewątpliwie charakter rozrywkowy i nie są integralną i konieczną częścią szkolenia, należy je zatem zaliczyć do kosztów reprezentacyjnych. W związku z tym nie mogą stanowić podatkowych kosztów firmowych.

Wydatki na rzecz kontrahentów - przyjęcia okolicznościowe

Kosztami podatkowymi nie mogą także być wszystkie te wydatki, które podatnik poniósł w związku z organizacją przyjęć okolicznościowych, na których gośćmi mają być kontrahenci. Nie jest tu istotny powód wydania przyjęcia - nawet jeśli jest on w jakiś sposób związany z funkcjonowaniem firmy (na przykład kolejna rocznica jej założenia), mają one ewidentnie charakter reprezentacyjny, analogicznie więc do przytoczonych powyżej przykładów, nie stanowią kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Potwierdzenie takiej interpretacji wydarzeń firmowych znajdziemy w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.

Nie możemy uznać, że takie imprezy mają charakter wyłącznie reklamowy, niezależnie od tego, czy emblematy firmowe są prezentowane podczas przyjęcia, a na plakatach, banerach czy innych przedmiotach umieszczone jest logo firmy.