Wydatki na szkolenie przedsiębiorcy

Człowiek uczy się przez całe życie, a prowadząc działalność gospodarczą niektóre wydatki na naukę może ująć w kosztach firmowych. Szkolenie przedsiębiorcy czy inne wydatki związane z jego dokształcaniem są obarczone pewnym ryzykiem. Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź, kiedy wydatki na edukację przedsiębiorcy będą mogły stanowić koszt firmowy.

Szkolenie przedsiębiorcy a związek z prowadzoną działalności

Samo poniesienie wydatku na kurs, szkolenie czy naukę języka to jeszcze za mało, by móc mówić o prawie do jego ujęcia w kosztach. Po pierwsze, konieczne jest odniesienie się do zasady ogólnej ujętej w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, która mówi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Musi zatem istnieć związek pomiędzy wydatkiem a prowadzoną działalnością. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi agencję reklamową, to nie ujmie w kosztach wydatku poniesionego na kurs spawacza, jeśli jest on kompletnie niezwiązany z tym, co wykonuje i co zamierza wykonywać w działalności.

Następnie konieczne jest sprawdzenie, czy dany wydatek nie jest zawarty w katalogu pozycji wskazanych wprost w ustawie o podatku dochodowym jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodu (art. 23 ustawy). Wydatki na dokształcanie nie się tam ujęte. Trzeba jednak pamiętać, że katalog ten jest otwarty, co oznacza, że każdy wydatek należy ocenić indywidualnie pod kątem zasadności i związku z prowadzoną działalnością.

Studia w kosztach

Jednym z najczęstszych pytań, które pojawiają się w związku ze szkoleniem przedsiębiorcy, są opłaty za studia. Temu tematowi było poświęconych wiele interpretacji, w których organy podatkowe pokazują, jak niejednolite jest orzecznictwo, zależące od konkretnej sytuacji.

W przypadku wydatków na studia poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej ciężko jest mówić o związku z nią, bowiem wykształcenie jest osobistą sprawą przedsiębiorcy. Wydatkom na studia przypisywany jest charakter prywatnym, bowiem podnoszą one ogólny poziom wiedzy. Przykładem takiego stanowiska jest interpretacja indywidualna wydana w dniu 17 stycznia 2011 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie ( sygn. IPPB1/415-937/10-2/EC).

Głośno było również o przypadku poniesienia wydatków na aplikację radcowską przed rozpoczęciem działalności. W dniu 17 października 2014 r. NSA wydał wyrok (sygn. akt II FSK 2304/12), w uzasadnieniu którego wskazano:

“(...) rozpoczynając aplikację radcowską Skarżąca nie mogła mieć pewności, że ją ukończy. Tym bardziej nie było pewnym, czy rozpocznie prowadzenie działalności gospodarczej jako radca prawny. Wobec tego w chwili, gdy wydatki te były ponoszone, uzyskanie przychodu z działalności gospodarczej było zdarzeniem przyszłym i niepewnym. W świetle powyższego związek pomiędzy wydatkami poniesionymi na aplikację radcowską a przychodem osiągniętym w wyniku wykonywania zawodu radcy prawnego jest zbyt odległy i warunkowy, aby mógł spełniać wymogi określone w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. Trudno zatem zgodzić się ze Skarżącą, że wydatki dokonywane na przestrzeni trzech lat, wówczas gdy nie prowadziła ona działalności gospodarczej, mogły obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu, służyć zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. W tym przypadku wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej nie mogą zostać uznane za poniesione w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, ponieważ jeszcze ono nie istnieje. W konsekwencji wydatki te w istocie rzeczy mają charakter osobisty i służą zdobyciu kwalifikacji zawodowych – a co za tym idzie nie można uznać ich za koszt uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, ponieważ nie spełniają przesłanek wyrażonych w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. (...)”

 

Natomiast w przypadku opłat poniesionych po rozpoczęciu działalności należy przede wszystkim ustalić, czy wydatek jest niezbędny w celu osiągnięcia wiedzy czy kwalifikacji uprawniających do wykonywania danej działalności. Jeśli np. dane studia podyplomowe, będące wydatkiem na szkolenie przedsiębiorcy, pozwolą na otwarcie nowej gałęzi działania firmy i bez nich nie byłoby to możliwe, to taki wydatek jest zasadny i może stanowić koszt. Przykładem jest interpretacja indywidualna wydana w dniu 28 maja 2014 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy (nr sygn. ITPB1/415-287/14/MP):

“(...) Wnioskodawca ukończył studia na kierunku – Psychologia ze specjalizacją psychologia kliniczna osoby dorosłej. Obecnie Wnioskodawca pogłębia zdobytą wiedzę w ramach studiów podyplomowych, kursów, seminariów i sympozjów naukowych. Sympozja są poświęcone tematyce doskonalenia umiejętności kontaktu z chorym. (...)


Wnioskodawca zdobytą wiedzę wykorzystuje bezpośrednio w ramach prowadzonej działalności. Pozwoli ona Wnioskodawcy na poszerzenie profilu działalności oraz przyczyni się do podniesienia poziomu świadczonych usług. Wydatki ponoszone na podniesienie kwalifikacji zawodowych będą przydatne do prawidłowego wykonywania działalności gospodarczej i zwiększenia uzyskiwanych przychodów. (...)

Na podstawie tak opisanego zdarzenia przyszłego przyjąć zatem należy, że Wnioskodawca bierze udział w szkoleniach, kursach i sympozjach w celu zwiększenia przychodu z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. W przedmiotowej sprawie istotnym jest fakt, że zdobyta wiedza pozwoli Wnioskodawcy na poszerzenie profilu działalności oraz pozwoli mu podnieść poziom świadczonych usług.

Wobec tego, wydatki poniesione w związku z udziałem w szkoleniach i sympozjach (...) jako mające związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Jednocześnie zauważyć należy, iż to na podatniku spoczywa ciężar wykazania istnienia związku przyczynowego pomiędzy ponoszonymi wydatkami, a osiąganymi przychodami oraz okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Wykazanie istnienia takiego związku jest warunkiem koniecznym dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu. (...)“

 

Nie zawsze jednak orzecznictwo jest korzystne dla przedsiębiorców. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej wydanej w dniu 16 maja 2013 r (nr sygn. IPTPB1/415-147/13-2/AP) stwierdził, że wydatek na studia doktoranckie służy podniesieniu ogólnego poziomu wiedzy i nie może zostać uznany za koszt podatkowy. Przedsiębiorca planował bowiem ponieść wydatek na studia w celu zwiększenia kompetencji i poprawy jakości świadczonych usług, co miało się przełożyć na zwiększenie zaufania klientów oraz podniesienia stawek za świadczone usługi.

Nauka języków obcych w kosztach

Bardzo często przedsiębiorcy współpracują z kontrahentami z zagranicy i wtedy oprócz dobrej oferty handlowej niezbędna może się okazać znajomość danego języka obcego. Wydatki na szkolenie przedsiębiorcy w zakresie kursów językowych nie zostały ujęte w ustawie o podatku dochodowym jako wyjątek nie mogący stanowić kosztu firmowego. Istotne jest zatem określenie czy wydatek:

  • służy podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i nie jest niezbędny w działalności czy też

  • jako związany z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych i zdobywaniem umiejętności jest niezbędny w prowadzeniu działalności gospodarczej,

W pierwszym przypadku wydatki tego typu mają charakter osobisty i tym samym nie mogą zostać ujęte jako koszt.

W drugim przypadku jeżeli przedsiębiorca jest w stanie udowodnić, że wydatek ma związek z osiąganiem konkretnych przychodów lub zabezpieczeniem ich źródła i bez znajomości danego języka obcego nie byłby w stanie podjąć współpracy z kontrahentem, to może on stanowić koszt firmowy. Przykładem takiego orzecznictwa jest interpretacja indywidualna wydana w dniu 19 maja 2010 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy (sygn. ITPB1/415-284/10/PSZ). Podatnik poniósł wydatek związany z nauką słownictwa branżowego:

(...) Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że działalność gospodarcza prowadzona jest w zakresie pośrednictwa handlowego pomiędzy firmami chińskimi a francuskimi. Ukończyła Pani studia w tym kierunku, jednak w celu podniesienia swoich kwalifikacji zamierza udać się do Chin na organizowany tam kurs uzupełniający znajomość języka. Dzięki temu będzie Pani mogła w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje współpraca z firmami chińskimi i francuskimi. Ukończenie kursu umożliwi w pełni prawidłowe wykonywanie zleceń.

Zatem jeżeli ponoszone wydatki na podwyższenie kwalifikacji zawodowych, tj. opłaty za kurs językowy, dojazdy na ten kurs mają związek z działalnością gospodarczą, a w konsekwencji wpływ na powstanie lub zwiększenie, obecnie lub w przyszłości, przychodu, to wydatki na ten cel mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jednakże pod warunkiem ich należytego udokumentowania. (...)

Szkolenie przedsiębiorcy - książki i materiały prasowe

Literatura fachowa nie została wskazana w ustawie o podatku dochodowym jako bezwzględny wydatek, nie mogący stanowić kosztu. Zatem tu należy mieć na uwadze jedynie, czy książki bądź materiały prasowe dotyczą faktycznie branży, w której porusza się dany przedsiębiorca. Zasadne będzie np. zakupienie książek o tematyce podatkowej przez właściciela biura rachunkowego, czy też na temat programowania przez programistę.

Szkolenie przedsiębiorcy a diety i noclegi

Przedsiębiorca w ramach dokształcania może brać udział w szkoleniach czy konferencjach  związanych z jego branżą. Często jednak nie odbywają się one w miejscowości zamieszkania przedsiębiorcy i konieczny jest dojazd czy też nawet nocleg.

Jeżeli udział w szkoleniu czy konferencji jest związany z prowadzoną działalnością i tym samym trafia do kosztów, to również i koszty dojazdu będą stanowić wydatek firmowy. Można do nich zaliczyć np:

  • faktury za paliwo,

  • paragony za przejazd płatną autostradą,

  • bilety z parkomatu lub faktury za parking.

Wyjazd taki można potraktować jako podróż służbową i tym samym przedsiębiorca ma prawo również do naliczenia diety i ujęcia jej w kosztach. Podobnie jest w przypadku dojazdu na studia (które uznane są za zasadny wydatek w działalności). W tej kwestii wypowiedział się m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji z 10 lutego 2009 r. (sygn.: ITPB1/415-764/08/AK):

(...)  jeżeli podróże, jakie Pani odbywa w związku ze studiowaniem, są podróżami służbowymi, związanymi z prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą, to do kosztów uzyskania przychodów mogą zostać zaliczone diety związane z tymi podróżami, jednakże wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom (...).

Wydatki na szkolenie przedsiębiorcy mogą zatem stanowić koszt firmowy. Trzeba jednakże mieć na uwadze obowiązek wskazania związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodami firmowymi oraz jego zasadność. Jedną z najważniejszych kwestii jest również ustalenie, czy wydatek ma ścisły związek z prowadzą przez przedsiębiorcę działalnością, czy też służy podniesieniu ogólnego poziomu wiedzy. Bowiem w drugim przypadku, zgodnie z wydawanym orzecznictwem, wydatek taki nie będzie mógł stanowić kosztu firmowego.