Wydatki w ramach kilometrówki

Przedsiębiorca, który wykorzystuje do prowadzenia działalności gospodarczej samochód osobowy, niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, w celu rozliczenia kosztów ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, zwanej potocznie kilometrówką.

Na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, podatnicy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione w związku z użytkowaniem samochodu w celach służbowych. Wydatki te jednak mogą być ujęte w kosztach jedynie do wysokości limitu wynikającego z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu.

Kwestię tę reguluje dokładnie art. 23 ust.1 pkt 46 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu określone zostały w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r (ostatnia zmiana z 2007r) i wynoszą odpowiednio:

  • dla samochodu o pojemności do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  • dla samochodu o pojemności od 900 cm3 - 0,8358 zł,
  • dla motocyklu - 0,2302 zł,
  • dla motoroweru - 0,1382 zł.

Zgodnie z ustawą warunkiem zaliczenia wydatków do kosztów jest także wymóg, aby używany samochód nie stanowił majątku firmy, czyli innymi słowy stanowił własność:

  • przedsiębiorcy,
  • pracowników firmy lub
  • osoby trzeciej, użytkowany na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia itp.

Ewidencja przebiegu pojazdu konieczna jest, aby ustalić liczbę faktycznie przejechanych kilometrów przez podatnika. Ewidencja taka powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego pojazdu oraz powinna zawierać:

  • nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
  • jej adres zamieszkania,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę,
  • cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd–dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W ramach kilometrówki osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą rozliczać wszelkie wydatki związane z użytkowaniem na cele działalności gospodarczej samochodu osobowego, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych. Do wydatków takich zaliczamy:

  • zakup paliwa,
  • koszty najmu pojazdu,
  • opłaty parkingowe,
  • opłaty za przejazd autostradą,
  • usługi myjni i konserwacji,
  • naprawy i części zamienne,
  • przeglądy i usługi serwisowe.
  • składki na ubezpieczenie samochodu.

W przypadku kosztów ubezpieczenia, w ramach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu, do kosztów uzyskania przychodów mogą być ujęte wydatki z tytułu składki na ubezpieczenia:

a) OC i NNW,
b) AC - w wysokości nieprzekraczającej ich części ustalonej w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia, w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Wydatki z tytułu wykorzystywania w ramach prowadzonej działalności samochodu osobowego nie stanowiącego majątku firmy, ujmuje się w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jednym wpisem na koniec miesiąca. Ewidencja następuje na podstawie zestawienia wydatków, sporządzanego przez przedsiębiorcę. Zestawienie to powinno składać się z odpowiednich dokumentów (rachunków, faktur), które jednoznacznie potwierdzą dokonanie określonych wydatków.

Zestawienie kosztów eksploatacji pojazdu samochodowego zazwyczaj zawiera:

  • numer kolejny wpisu,
  • numer dokumentu zakupu,
  • datę dokumentu zakupu,
  • określenie rodzaju poniesionego wydatku,
  • wartość poniesionego wydatku (w kwocie brutto lub netto)

Wydatki w ramach kilometrówki naliczane są narastająco od początku roku. Oznacza to, iż na koniec okresu rozliczeniowego (miesiąca) w celu ustalenia kosztów uzyskania przychodów, należy porównać ze sobą dwie kwoty: kwotę narastającą wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr oraz kwotę narastającą od początku roku wynikającą z faktur oraz rachunków dokumentujących poniesione wydatki w związku z użytkowaniem samochodu. Jeśli w danym miesiącu poniesione wydatki przekroczą limit określony liczbą przejechanych kilometrów oraz stawką za przejechany kilometr, nie są kosztem uzyskania przychodu w miesiącu bieżącym. Mogą natomiast przejść na poczet rozliczeń kolejnych okresów, jeśli pozwoli na to limit kilometrówki. W przypadku gdy poniesione wydatki w okresie bieżącym są mniejsze od limitu określonego kilometrówką, całość kwoty stanowi koszt uzyskania przychodu a niewykorzystany limit z kilometrówki przechodzi na kolejny okres rozliczeniowy. Oznacza to, iż w przyszłym okresie możemy ponieść większe wydatki (przy założeniu takiego samego limitu kilometrówki). Przedsiębiorcy nie mogą przenieść ewentualnej nadwyżki limitu kilometrówki w danym roku na następny rok podatkowy. Koniec roku oznacza również zakończenie ewidencji przebiegu pojazdu za dany rok.

Należy pamiętać, iż samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie wystarczy, aby wydatki związane z użytkowaniem samochodu zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z ustawą o PIT, we wszystkich przypadkach, pomijając ryczałt pieniężny, wydatki poniesione przez przedsiębiorcę powinny zostać właściwie przez niego udokumentowane na końcu każdego miesiąca. W razie braku ewidencji oraz odpowiednich dokumentów potwierdzających dokonanie wydatków, koszty ponoszone przez podatnika z tytułu używania  samochodów na potrzeby prowadzonej działalności nie zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.