Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Wymogi formalne stawiane fakturom elektronicznym

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA z dnia 4 kwietnia 2011, sygn. IPPP1-443-127/11-2/JL, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

Faktury elektroniczne wystawiane przez spółkę, których autentyczność pochodzenia i integralność treści są zachowane poprzez wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych EDI, będą spełniać wymogi formalne stawiane fakturom elektronicznym.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 24 stycznia 2011 r. (data wpływu 26 stycznia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wystawianych faktur elektronicznych - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 26 stycznia 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wystawianych faktur elektronicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

U. (dalej: Spółka lub U.) jest spółką z siedzibą w Szwajcarii, która jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny w Polsce. W ramach prowadzonej działalności spółka dokonuje dostaw różnego rodzaju towarów, z tytułu których wystawia swoim kontrahentom faktury VAT w formie elektronicznej na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661; dalej: rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych lub rozporządzenie). Należy wskazać, iż Spółka nie wystawia przedmiotowych faktur samodzielnie, lecz zleca ich wystawianie podmiotowi trzeciemu z siedzibą za granicą tj. Spółce, z siedzibą w Szwajcarii (dalej: usługodawca). W praktyce faktury elektroniczne są wystawiane i wysyłane przez usługodawcę w imieniu Spółki. Wszystkie dane niezbędne do wystawiania faktur są przesyłane przez U. do usługodawcy za pośrednictwem systemu EDI (integralność danych do faktury jest gwarantowana). Oznacza to w praktyce, że faktury elektroniczne są jedynie fizycznie przetwarzane przez usługodawcę, natomiast wszelkich danych niezbędnych do fakturowania (m.in. podstawy opodatkowania czy stawki VAT) dostarcza Spółka. Prawidłowość takiego sposobu fakturowania została potwierdzona w interpretacji indywidualnej uzyskanej przez Spółkę.

Obecnie faktury elektroniczne wystawiane i wysyłane w imieniu Spółki zawierają bezpieczny podpis elektroniczny dostarczony przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych S.A. U. rozważa jednak wystawianie faktur elektronicznych przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który będzie weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez podmiot akredytowany w Niemczech (dalej: dostawca e-podpisu). W tym celu U. wyda niezbędne upoważnienie dla dostawcy e-podpisu do składania podpisu elektronicznego w imieniu Spółki na fakturach elektronicznych wystawianych przez Spółkę. Składanie e-podpisu będzie wiązało się z udziałem upoważnionej osoby fizycznej i będzie uzależnione od podania przez nią przyporządkowanego jej numeru PIN.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktury elektroniczne wystawiane przez U. przy zastosowaniu narzędzi informatycznych wskazanych przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego, będą spełniać wymogi zawarte w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych niezależnie od faktu, czy używany przez U. podpis elektroniczny wypełnia przesłanki § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury elektroniczne wystawiane przez U., których autentyczność pochodzenia i integralność treści będą zagwarantowane stosowanymi przez Spółkę narzędziami informatycznymi będą spełniać wymogi zawarte w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, niezależnie od faktu, czy używany przez U. podpis elektroniczny wypełnia przesłanki § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Należy bowiem zaznaczyć, że zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralności treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Dodatkowo, zgodnie z literalnym brzmieniem § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane również w przypadku zastosowania innych narzędzi niż te wymienione w pkt 1 i 2 analizowanego przepisu (autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności (...)".

Mając na uwadze powyższe, należy wskazać, że Spółka wystawia (za pośrednictwem usługodawcy) faktury elektroniczne przy zastosowaniu podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Przedmiotowy certyfikat wydawany przez akredytowanego dostawcę e-podpisu, spełnia wszelkie warunki określone w niemieckich przepisach dotyczących podpisu elektronicznego oraz Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych (Dz. U. L z 2000 r., nr 13 poz. 12). Należy zatem wskazać, że w sytuacji U. integralność treści faktur elektronicznych jest w pełni zapewniona (pewność co do treści faktury).

Dodatkowo procedury Spółki w zakresie wydawania upoważnień dla dostawcy e-podpisu oraz proces wystawiania e-faktur przez usługodawcę, w tym wymagania co do numeru PIN przyporządkowanego wyłącznie do upoważnionej osoby fizycznej, zapewniają zdaniem U., pełną autentyczność pochodzenia wystawianych faktur elektronicznych (pewność co do tożsamości wystawcy faktury).

Konsekwentnie, w ocenie Spółki, stosowane narzędzia informatyczne zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści wystawianych faktur elektronicznych, przez co spełniają warunki § 4 rozporządzenia, niezależnie od faktu czy używany przez U. podpis elektroniczny wypełnia przesłanki § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Ponadto w art. 106 ust. 10 i 11 ww. ustawy, ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 17 grudnia 2010 r. wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

W myśl § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

  1. autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury
  2. integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura

Zgodnie z ust. 2, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych

W myśl § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Z powyższych przepisów wynika, że podatnicy mogą przesyłać faktury w formie elektronicznej pod warunkiem spełnienia pewnych warunków - zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia faktury jest zapewniona, gdy istnieje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści faktury jest natomiast zapewniona, gdy w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania narzędzi takich jak bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub elektroniczna wymiana danych (EDI).

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, że Spółka w ramach prowadzonej działalności dokonuje dostaw różnego rodzaju towarów, z tytułu których wystawia swoim kontrahentom faktury VAT w formie elektronicznej. Spółka nie wystawia przedmiotowych faktur samodzielnie, lecz zleca ich wystawianie podmiotowi trzeciemu z siedzibą w Szwajcarii (usługodawca). W praktyce faktury elektroniczne są wystawiane i wysyłane przez usługodawcę w imieniu Spółki. Wszystkie dane niezbędne do wystawiania faktur są przesyłane przez Spółkę do usługodawcy za pośrednictwem systemu EDI (integralność danych do faktury jest gwarantowana). Oznacza to w praktyce, że faktury elektroniczne są jedynie fizycznie przetwarzane przez usługodawcę, natomiast wszelkich danych niezbędnych do fakturowania (m.in. podstawy opodatkowania czy stawki VAT) dostarcza Spółka.

Spółka podkreśliła, iż prawidłowość takiego sposobu fakturowania została potwierdzona w interpretacji indywidualnej uzyskanej przez Spółkę.

Obecnie faktury elektroniczne wystawiane i wysyłane w imieniu Spółki zawierają bezpieczny podpis elektroniczny dostarczony przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych S.A. Spółka rozważa jednak wystawianie faktur elektronicznych przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który będzie weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez podmiot akredytowany w Niemczech.

Zgodnie z art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450), przez podpis elektroniczny rozumie się dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

Zgodnie z art. 3 pkt 2 cyt. ustawy, bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który:

  1. jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis
  2. jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego
  3. jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna

Artykuł 3 pkt 12 cyt. ustawy stanowi natomiast, iż kwalifikowany certyfikat to certyfikat spełniający warunki określone w ustawie, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, spełniający wymogi określone w ustawie, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, spełniający wymogi określone w ustawie.

Obowiązki kwalifikowanego podmiotu świadczącego usług certyfikacyjne określa art. 10 ustawy o podpisie elektronicznym. Zgodnie z jego dyspozycją kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wydający kwalifikowane certyfikaty jest obowiązany:

  1. zapewnić techniczne i organizacyjne możliwości szybkiego i niezawodnego wydawania, zawieszania i unieważniania certyfikatów oraz określenia czasu dokonania tych czynności
  2. stwierdzić tożsamość osoby ubiegającej się o certyfikat
  3. zapewnić środki przeciwdziałające fałszerstwom certyfikatów i innych danych poświadczanych elektronicznie przez te podmioty, w szczególności przez ochronę urządzeń i danych wykorzystywanych przy świadczeniu usług certyfikacyjnych
  4. zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone odbiorcom usług certyfikacyjnych
  5. poinformować osobę ubiegającą się o certyfikat, przed zawarciem z nią umowy, o warunkach uzyskania i używania certyfikatu, w tym o wszelkich ograniczeniach jego użycia
  6. używać systemów do tworzenia i przechowywania certyfikatów w sposób zapewniający możliwość wprowadzania i zmiany danych jedynie osobom uprawnionym
  7. jeżeli podmiot zapewnia publiczny dostęp do certyfikatów, to ich publikacja wymaga uprzedniej zgody osoby, której wydano ten certyfikat
  8. udostępniać odbiorcy usług certyfikacyjnych pełny wykaz bezpiecznych urządzeń do składania i weryfikacji podpisów elektronicznych i warunki techniczne, jakim te urządzenia powinny odpowiadać
  9. zapewnić, w razie tworzenia przez niego danych służących do składania podpisu elektronicznego, poufność procesu ich tworzenia, a także nie przechowywać i nie kopiować tych danych ani innych danych, które mogłyby służyć do ich odtworzenia, oraz nie udostępniać ich nikomu innemu poza osobą, która będzie składała za ich pomocą podpis elektroniczny
  10. zapewnić, w razie tworzenia przez niego danych służących do składania podpisu elektronicznego, aby dane te z prawdopodobieństwem graniczącym z pewnością wystąpiły tylko raz
  11. publikować dane, które umożliwią weryfikację, w tym również w sposób elektroniczny, autentyczności i ważności certyfikatów oraz innych danych poświadczanych elektronicznie przez ten podmiot oraz zapewnić nieodpłatny dostęp do tych danych odbiorcom usług certyfikacyjnych

Zgodnie z art. 4 ustawy o podpisie elektronicznym certyfikat wydany przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, niemający siedziby na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i nieświadczący usług na jej terytorium, zrównuje się pod względem prawnym z kwalifikowanymi certyfikatami wydanymi przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, mający siedzibę lub świadczący usługi na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, jeżeli zostanie spełniona jedna z poniższych przesłanek:

  1. podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który wydał ten certyfikat, został wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne
  2. przewiduje to umowa międzynarodowa, której stroną jest Rzeczpospolita Polska, o wzajemnym uznaniu certyfikatów
  3. podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który wydał ten certyfikat, spełnia wymagania ustawy i została mu udzielona akredytacja w państwie członkowskim Unii Europejskiej
  4. podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, mający siedzibę na terytorium Wspólnoty Europejskiej, spełniający wymogi ustawy, udzielił gwarancji za ten certyfikat
  5. certyfikat ten został uznany za kwalifikowany w drodze umowy międzynarodowej zawartej pomiędzy Wspólnotą Europejską a państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi, (certyfikat ten został uznany za kwalifikowany w drodze umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym)
  6. podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który wydał ten certyfikat, został uznany w drodze umowy międzynarodowej zawartej pomiędzy Wspólnotą Europejską a państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi

Jak wynika z oświadczenia Wnioskodawcy faktury elektroniczne będą potwierdzane podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez podmiot, któremu została udzielona akredytacja w Niemczech. W tym celu Spółka wyda niezbędne upoważnienie dla dostawcy e-podpisu do składania podpisu elektronicznego w imieniu Spółki na fakturach elektronicznych wystawianych przez Spółkę. Składanie e-podpisu będzie wiązało się z udziałem upoważnionej osoby fizycznej i będzie uzależnione od podania przez nią przyporządkowanego jej numeru PIN.

Podmiot posiadający akredytację do świadczenia usług certyfikujących w Niemczech (a więc spełniający wymogi wynikające z przepisów niemieckich) spełnia również kluczowe wymogi wynikające z ustawy o podpisie elektronicznym, co oznacza, iż wypełnia on przesłanki zawarte w art. 4 pkt 3 ustawy o podpisie elektronicznym. Tym samym certyfikat wydany przez taki podmiot jest równy pod względem prawnym z kwalifikowanymi certyfikatami wydanymi przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, mający siedzibę lub świadczący usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że certyfikat wydany przez dostawcę e-podpisu na rzecz Spółki jest równy pod względem prawnym z kwalifikowanymi certyfikatami wydanymi przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, mający siedzibę lub świadczący usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Zatem w opinii tut. Organu bezprzedmiotowe stało się odniesienie do drugiej części pytania Wnioskodawcy i ocena wystawianych przez Spółkę faktur elektronicznych pod kątem autentyczności ich pochodzenia oraz integralności treści, niezależnie od faktu, czy używany przez Spółkę podpis elektroniczny wypełnia przesłanki § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, jeżeli w rzeczywistości - co wykazano wcześniej - stosowany przez Spółkę podpis elektroniczny będzie stanowił bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu ww. art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Podsumowując zatem, na podstawie zaistniałych okoliczności należy stwierdzić, że faktury elektroniczne wystawiane przez Spółkę, których autentyczność pochodzenia i integralność treści są zachowane poprzez wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych EDI, będą spełniać wymogi zawarte w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Stanowisko Wnioskodawcy należało zatem uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.