Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Wystawianie oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej

Interpretacja indywidualna z dnia 15.02.2011, sygn. IBPP3/443-918/10/PK, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku (data wpływu 29 listopada 2010r.), uzupełnionym pismami z dnia 31 stycznia 2011r. (data wpływu 4 lutego 2011r.) oraz z dnia 14 lutego 2011r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie wystawiania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 29 listopada 2010r. został złożony ww. wniosek, o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie wystawiania oraz przechowywania faktur w formie elektroniczne. Ww. wniosek został uzupełniony pismami z dnia 31 stycznia 2011r. oraz z dnia 14 lutego 2011r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością zajmującą się produkcją wody źródlanej w butelkach oraz jej sprzedażą i dystrybucją. Spółka dostarcza wodę zarówno podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą jak i osobom fizycznym.

W związku z prowadzoną działalnością Spółka co miesiąc wystawia i wysyła swoim klientom kilka tysięcy faktur VAT. Spółka rozważa możliwość wprowadzenia elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur do klientów zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) (zwane dalej Rozporządzeniem). Faktury VAT będą przesyłane klientom, którzy wyrażą na to zgodę w formie przewidzianej przepisami, za pomocą poczty elektronicznej lub udostępniane na wydzielonym serwerze (dostępne po zalogowaniu się przez klienta). Autentyczność pochodzenia faktury VAT i integralność ich treści byłaby zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Dzięki posługiwaniu się podpisem elektronicznym przesyłane dokumenty elektroniczne będą docierać do adresata w stanie nienaruszonym, a ewentualna zmiana w ich treści będzie sygnalizowana przez oprogramowanie odbiorcy. W celu sprawnego działania i terminowego wystawiania faktur w wersji elektronicznej Spółka zawrze umowę z wyspecjalizowanym podmiotem trzecim, który w jej imieniu będzie przygotowywał i wysyłał faktury w wersji elektronicznej. Spółka będzie występowała jako wystawca faktury (to ona świadczy usługi dostawy wody będące przedmiotem faktury), ale same czynności fizyczne związane z procesem wystawienia i przesłania faktur oraz przechowywania ich na wyodrębnionym serwerze będzie wykonywał jej podwykonawca. To podwykonawca Spółki zakupi stosowne oprogramowanie umożliwiające składanie podpisu elektronicznego oraz kwalifikowany certyfikat uprawniający do jego wykorzystywania.

Jednocześnie Spółka przygotowuje się do odbierania faktur VAT w wersji elektronicznej wystawianych przez jej kontrahentów. Jednak ze względu na złożoność techniczną procesu i ogromną liczbę faktur (zarówno wystawianych przez Spółkę, jak i otrzymywanych) gotowość do przyjmowania faktur elektronicznych może nie zbiec się w czasie z gotowością do wystawiania i wysyłania faktur elektronicznych.

W związku z analizą przepisów pojawiło się kilka wątpliwości, po ich weryfikacji i analizie odpowiednich przepisów prawa podatkowego Spółka wnosi o potwierdzenie poniżej przedstawionego stanowiska.

Spółka zmierza przechowywać faktury wystawiane w formie elektronicznej na terytorium kraju, wykorzystując serwery podmiotu trzeciego, profesjonalnie zajmującego się przesyłaniem faktur elektronicznych. Podmiot ten będzie działał na zlecenie Spółki.

Obecnie obowiązujące Rozporządzenie nakłada na podatników obowiązek przechowywania faktur elektronicznych w sposób zapewniający bezzwłoczny dostęp do tych faktur organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej na ich żądanie (§ 6 pkt 3). Jednocześnie faktury te powinny zostać udostępnione organom w trybie umożliwiającym bezzwłoczny pobór tych faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych przez organy podatkowe (§ 8 Rozporządzenia).

Zdaniem Spółki interpretacja powyższych przepisów może być taka sama jak przedstawiona przez Spółkę w pkt 6 wniosku interpretacja § 6 pkt 1 uchylonego Rozporządzenia.

Zdaniem Spółki również jej argumentacja przedstawiona w pozostałych punktach wniosku nadal pozostaje aktualna, mimo zmiany treści samego Rozporządzenia.

W związku z powyższym Spółka wnosi o potwierdzenie, że w świetle przepisów Rozporządzenia:

  • Uzyskanie zgody klienta na wysyłanie mu faktur w wersji elektronicznej nie obliguje Spółki do wystawiania faktur w tej formie od następnego dnia po uzyskaniu zgody - strony mogą dowolnie ustalić datę, od której będą wystawiać faktury w wersji elektronicznej, pod warunkiem, że będzie to data późniejsza od daty otrzymania zgody od kontrahenta;
  • Fakt uzyskania zgody kontrahenta na przesyłanie mu faktur w wersji elektronicznej nie zobowiązuje Spółki do odbierania przez nią faktur w takiej samej formie od tego kontrahenta;
  • Spółka nie ma obowiązku informowania Naczelnika Urzędu Skarbowego o fakcie wystawiania faktur w wersji elektronicznej. Obowiązek taki istniał tylko dla podatników, stosujących elektroniczną wersję faktur przed 1 stycznia 2006 roku;
  • Spółka nie ma obowiązku posługiwania się własnymi zasobami techniczno - kadrowymi w procesie wystawiania faktur w wersji elektronicznej - czynności te może zlecić podmiotowi trzeciemu (podwykonawcy), o ile wystawiane faktury będą spełniały wymogi zawarte w artykule 106 ustawy o VAT;
  • Archiwum, w którym przechowywane będą faktury w wersji elektronicznej (zarówno wystawione, jak i otrzymane), nie musi być prowadzone bezpośrednio przez Spółkę, można powierzyć obsługę e - archiwum" zewnętrznemu podmiotowi na podstawie zawartej umowy o świadczenie usługi;
  • Dostęp organów kontroli skarbowej do faktur elektronicznych przechowywanych w archiwum określony w § 6 ust 1 Rozporządzenia powinien być zapewniony drogą elektroniczną w sposób natychmiastowy, pełen i ciągły, ale nie oznacza to dostępu on linę, 24 godziny na dobę bez ograniczeń;
  • Czy faktury korygujące wystawiane do e-faktur mogą być wystawiane w wersji papierowej, w sytuacji gdy system Spółki nie umożliwia wystawiania faktur korygujących w wersji elektronicznej...

Zdaniem Wnioskodawcy,

Ad 1 i 2

Zasady uzyskiwania zgód kontrahentów na otrzymywanie faktur w wersji elektronicznej reguluje § 3 Rozporządzenia, który stanowi, iż: faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 stosuje się odpowiednio. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji." Dostawca towarów lub usług, po otrzymaniu zgody kontrahenta (akceptacji) może wystawiać i wysyłać faktury w formie elektronicznej. Ważnym jest aby wystawca zachował pewną konsekwencję - nie wystawiał faktur w wersji elektronicznej bez zgody kontrahenta lub przed uzyskaniem takiej zgody, oraz zaprzestał wystawiania faktur w omawianej formie począwszy od następnego dnia po otrzymaniu rezygnacji kontrahenta z elektronicznej formy faktur. Przepis mówi o pierwszej możliwej do zastosowania dacie dla faktur w wersji elektronicznej - nie wcześniej niż od następnego dnia po uzyskaniu zgody. Jednocześnie nie ogranicza podatników do ustalenia innej daty, pod warunkiem, że będzie to data późniejsza. Możliwość ustalenia dowolnej daty dla procesu wystawiania faktur w wersji elektronicznej może być bardzo kluczowa dla Spółki. Spółka pracuje bowiem obecnie nad systemem umożliwiającym wystawianie faktur w wersji elektronicznej, jest w stanie określić datę w której zakończy prace. Jednocześnie już dziś mogłaby rozpocząć proces uzyskiwania zgód klientów na wysyłanie im faktur w wersji elektronicznej - w formularzu do wyrażenia zgody wskazywałaby datę, od której będzie gotowa z całym procesem. Tym samym, już dziś zaczęłaby tworzyć bazę danych klientów, do których będzie wysyłała faktury w nowoczesnej formie. W ocenie Spółki przepisy Rozporządzenia nie nakładają na kontrahentów obowiązku wzajemnego wystawiania/otrzymywania e-faktur, tzn. fakt uzyskania zgody kontrahenta na przesyłanie mu faktur w wersji elektronicznej nie obliguje automatycznie Spółki do odbierania przez nią faktur w takiej formie za usługi świadczone przez tego kontrahenta na rzecz Spółki. Norma prawna zamieszczona w § 3 mówi o stronie wystawiającej faktury, ale odnosi się również do strony będącej odbiorcą tych faktur. Jednocześnie żaden z przepisów Rozporządzenia nie nakłada na strony obowiązku działań wzajemnych, tzn. jeżeli kontrahent zgodzi się na przyjmowanie faktur w formie elektronicznej, to nie oznacza, że sam ma również obowiązek wystawiania faktur w tej formie.

Za taką interpretacją przemawia także konieczność pogodzenia treści regulacji prawnej z rzeczywistością gospodarczą. Przedsiębiorcy podatnicy VAT, dysponują rożnymi systemami flnansowo-księgowymi, w związku z powyższym, w wielu przypadkach uruchomienie elektronicznej wymiany wszystkich faktur czy to jedno czy dwu stronnie może być procesem niezwykle złożonym a przez to kosztownym.

Ad 3

Zgodnie z treścią § 7 pkt 1 obowiązek poinformowania Naczelnika Urzędu Skarbowego o zamiarze wystawiania lub odbierania faktur w wersji elektronicznej dotyczył tylko podatników zmierzających stosować tę formę przesyłania faktur przed 1 stycznia 2006 roku. Obecnie podatnicy wdrażający system faktur elektronicznych nie mają obowiązku informacyjnego w stosunku do właściwego sobie Naczelnika Urzędu Skarbowego, z wyjątkiem obowiązku poinformowania o archiwum znajdującym się na terytorium innego kraju Unii Europejskiej.

Ad 4 i 5

Art. 106 ustawy o VAT oraz przepisy analizowanego Rozporządzenia nie nakładają na Spółkę obowiązku wystawiania faktur osobiście, używając własnych zasobów techniczno - kadrowych. Ważnym jest aby na fakturze znalazły się wszystkie elementy niezbędne do uznania danego dokumentu za fakturę w rozumieniu przepisów ustawy o VAT (m.in. prawidłowe oznaczenie sprzedawcy i nabywcy oraz przedmiotu obrotu). Jako wystawca faktury (i świadczący dostawę towaru) będzie Wnioskodawca. Podwykonawca będzie działał na zlecenie Spółki, a jego rola ogranicza się tylko do wykonania pewnych czynności technicznych związanych z wygenerowaniem faktur na podstawie danych dostarczonych przez Spółkę, podpisania jej elektronicznym podpisem, przesłania do klienta i przechowywania na własnym serwerze pod uzgodnionym ze Spółką adresem.

Zdaniem Spółki również archiwum, w którym przechowywane będą faktury w wersji elektronicznej (zarówno wystawione, jak i otrzymane), nie musi być prowadzone bezpośrednio przez nią, można powierzyć obsługę e-archiwum zewnętrznemu podmiotowi na podstawie odpowiedniej umowy. Kwestie przechowywania i archiwizowania faktur w wersji elektronicznej reguluje § 6 Rozporządzenia. Punkt 1 i 2 tego przepisu jasno wskazuje, że faktury wystawiane w formie elektronicznej mogą być przechowywane na terytorium kraju (Polski) lub na terytorium krajów członkowskich Unii Europejskiej (ale w tym drugim przypadku podatnik ma obowiązek poinformowania organa skarbowe o miejscu ich przechowywania). Przepisy nie wykluczają możliwości utworzenia i prowadzenia archiwum e - faktur poza siedzibą Spółki (wystawcy/odbiorcy faktury). Regulacje te są zbieżne z przepisami ustawy o rachunkowości, w zakresie miejsca prowadzenia ksiąg i przechowywania dokumentów. Zgodnie bowiem z art. 11 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 roku, Nr 76, poz. 694 ze zm.) księgi rachunkowe co do zasady prowadzi się w siedzibie jednostki. Księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki, jeśli są prowadzone przy pomocy komputera oraz w razie powierzenia ich prowadzenia osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nieposiadającej osobowości prawnej, uprawnionej do świadczenia takich usług. W przypadku nieprowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki, kierownik jednostki obowiązany jest:

  • powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu),
  • zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki.

Przepisy § 6 pkt 5 Rozporządzenia określają jedynie formę i format faktur, jaki powinien być zachowany podczas archiwizowania e-faktur, a nie samo miejsce zlokalizowania archiwum. Sformułowanie faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę" należy czytać w powiązaniu z wcześniejszymi przepisami tego paragrafu. Przepis ten nie wyklucza możliwości zlecenia zewnętrznemu podmiotowi świadczenia na rzecz Spółki usługi elektronicznego archiwum.

Ad 6.

Zdaniem Spółki dostęp organów podatkowych do faktur wystawionych w formie elektronicznej nie może polegać na nieograniczonym dostępie do e-archiwum przez 24 godziny na dobę. Dostęp ten musi być zapewniony przez podatnika w wersji elektronicznej, ale w sposób zapewniający bezpieczeństwo informatyczne dla systemów podatnika. Zgodnie z normą § 6 pkt 1 wystawca/odbiorca faktur w formie elektronicznej ma obowiązek zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej dostęp do faktur na żądanie, natychmiastowy, pełny i ciągły (...) drogą elektroniczną w szczególności zapewnić możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur. W Rozporządzeniu nie zdefiniowano, na czym ten natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp ma polegać. Interpretując przepis literalnie można dojść do wniosku, że organ powinien mieć dostęp do archiwum podatnika on linę, 24 godziny na dobę, praktycznie bez żadnych ograniczeń. Z drugiej strony trudno sobie wyobrazić, aby prawodawca chciał nałożyć na podatnika obowiązek zapewnienia każdemu uprawnionemu urzędowi skarbowemu nieograniczony dostęp do serwera. Takie rozwiązanie (pomijając trudności techniczne) mogłoby oznaczać permanentną i nieograniczoną kontrolę podatkową prowadzoną u podatnika (organy podatkowe posiadając niczym nieograniczony dostęp do faktur wystawionych i przechowywanych w formie elektronicznej mogłyby je dowolnie analizować, także bez wiedzy podatnika). Działanie takie zaś, byłoby sprzeczne z przepisami Ordynacji podatkowej - po pierwsze z podstawową zasadą postępowania podatkowego - zachowania formy pisemnej, po drugie z przepisami o kontroli podatkowej. Zgodnie z art. 126 Ordynacji podatkowej sprawy podatkowe załatwia się w formie pisemnej. Podatnik musi być zawiadomiony na piśmie o wszczynanym postępowaniu podatkowym lub kontroli podatkowej oraz o jej zakresie (organ kontrolujący musi wskazać konkretny podatek oraz okres). Natomiast na podstawie art. 286 Ordynacji kontrolujący jest uprawniony do wstępu do lokalu i pomieszczeń kontrolowanego, żądania udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz sporządzenia z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej. Uprawnienia powyższe nie mogą być dowolnie rozszerzane.

W świecie rozwiniętych usług elektronicznych i informatycznych naturalnym wydaje się fakt że organ skarbowy powinien mieć dostęp do faktur archiwizowanych w formie elektronicznej również w tej formie. Dostęp ten można zapewnić w sposób bezpieczny dla obu stron - np. poprzez nagranie wskazanych faktur na dysk CD lub inny nośnik elektroniczny w formie czytelnej i umożliwiającej ich analizę oraz druk wraz z oprogramowaniem umożliwiającym ich odczytanie w formacie, w jakim zostały wystawione. Nagranie i dostarczenie takich danych może być zapewnione w bardzo krótkim czasie na żądanie organu, w obecności kontrolującego.

Ad 7.

Zgodnie z treścią § 5 pkt 1 Rozporządzenia, faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. Natomiast pkt 2 mówi o sytuacji, w której podatnik z przyczyn technicznych nie jest w stanie sprostać temu wymaganiu - w przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie dokumentu, o którym mowa w ust. 1 w formie elektronicznej, w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej. Z treści zacytowanej normy prawnej wynika wprost, iż w pewnych sytuacjach podatnik może wystawiać tradycyjne faktury w wersji papierowej. Taką trudnością (przeszkodą techniczną) są zdaniem Spółki ograniczenia w jej system księgowym, który fizycznie nie daje możliwości wystawienia faktury korygującej w wersji elektronicznej. Spółka jest i będzie w stanie wystawić faktury korygujące w wersji papierowej i opatrzyć je adnotacją że są wystawione jako korekty do dokumentów wystawionych w wersji elektronicznej.

W uzupełnieniu Wniosku Spółka wskazała, iż d 1 stycznia br. obowiązuje Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Rozporządzenie to uchyliło jednocześnie Rozporządzenie wskazane przez Spółkę w przedmiotowym wniosku. W związku z powyższym prosi o udzielenie interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie przepisów obecnie obowiązujących. Zdaniem Spółki jej argumentacja nadal pozostaje aktualna, mimo zmiany treści samego Rozporządzenia.

,p> W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od 1 stycznia 2011r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.). Ww. rozporządzenie uchyla rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - § 10 rozporządzenia.

Zgodnie z § 2 ust. 1, § 3 ust. 1 i ust. 2 oraz § 4 ww. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, gdzie przez:

  • autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
  • integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  • bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  • elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną, należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Co jednak najistotniejsze z punktu widzenia przedmiotowej sprawy, że § 3 ust. 1 rozporządzenia dopuszcza możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej, po spełnieniu ww. wymogów, jednakże nie obliguje sprzedawcę do wystawiania faktur w formie elektronicznej po uzyskaniu akceptacji odbiorcy dla wystawiania faktur w tej formie. Tym samym moment od którego sprzedawca rozpocznie wystawiać faktury w formie elektronicznej (po uzyskaniu akceptacji) może być ustalony przez zainteresowane strony.

Jak już wskazano faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Regulacje przedmiotowego rozporządzenia w żadnym przypadku nie wiążą prawa do wystawiania faktury w formie elektronicznej od zobowiązania się wystawcy do otrzymywania faktur w tej formie.

Przepisy ww. rozporządzenia nie narzucają obowiązku informowania właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego o zamiarze wystawiania lub odbioru faktur w formie elektronicznej.

Stosownie do art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Ww. przepis zobowiązuje sprzedawcę do dokumentowania sprzedaży poprzez wystawienie faktury VAT. Jednakże ustawodawca w przedmiotowym zakresie nie dokonał ograniczenia działania art. 98 ustawy Kodeks cywilny który przewiduje możliwość działania przez pełnomocnika. Należy zatem stwierdzić, iż podmiot trzeci może wystawiać i wysyłać faktury w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy działając na podstawie stosownego pełnomocnictwa.

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6-8 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (). Zgodnie z tymi przepisami faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • łatwe ich odszukanie;
  • organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.

Stosownie zaś do § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 212, poz. 1337 ze zm.) podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • łatwe ich odszukanie;
  • organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura."

Ww. przepisy nie określają podmiotu który winien prowadzić archiwum wystawionych bądź otrzymanych faktur elektronicznych. Należy zatem uznać, iż Wnioskodawca może zlecić prowadzenie archiwum faktur podmiotowi trzeciemu.

Stosownie do art. 285a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwanej dalej Ordynacją czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności - czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.

Zgodnie z art. 286 § 1 pkt 4 ordynacji kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni m.in. do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Przy czym o ile faktury te nie są przechowywane poza granicami kraju prawodawca nie narzucił obowiązku zapewnienia dostępu do tych faktur w formie on-line.

Czynności kontrolne mogą być prowadzone jedynie w godzinach prowadzonej działalności gospodarczej kontrolowanego przedsiębiorcy. W przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności, czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. Zasada ta ma gwarantować kontrolującemu minimalną liczbę godzin dziennie, którą może przeznaczyć na czynności kontrolne podejmowane w siedzibie kontrolowanego lub w innym miejscu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Wnioskodawca wskazuje na możliwość nagrania wskazanych faktur na nośnik elektroniczny w formie czytelnej i umożliwiającej ich analizę oraz druk wraz z oprogramowaniem umożliwiającym ich odczytanie w formacie, w jakim zostały wystawione. Taki sposób udostępnienia faktur w świetle przytoczonych przepisów jest jak najbardziej dopuszczalny co jednak nie oznacza, iż kontrolujący nie może dokonać kontroli w miejscu przechowywania faktur odczytując faktury bezpośrednio z serwera na którym są zapisane.

Odnośnie faktur korygujących należy tutaj zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu prawodawca nie odniósł się do faktur korygujących w związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy jest mowa w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno fakturę pierwotną jak też fakturę korygującą albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno fakturę pierwotną jak też fakturę korygującą. Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Podsumowując:

  • moment od którego sprzedawca rozpocznie wystawiać faktury w formie elektronicznej (po uzyskaniu akceptacji) może być ustalony przez zainteresowane strony,
  • regulacje rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych w żadnym przypadku nie wiążą prawa do wystawiania faktury w formie elektronicznej od zobowiązania się wystawcy do otrzymywania faktur w tej formie,
  • przepisy ww. rozporządzenia nie narzucają obowiązku informowania właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego o zamiarze wystawiania lub odbioru faktur w formie elektronicznej,
  • podmiot trzeci może wystawiać i wysyłać faktury w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy działając na podstawie stosownego pełnomocnictwa,
  • Wnioskodawca może zlecić prowadzenie archiwum faktur podmiotowi trzeciemu,
  • Podatnik nie ma obowiązku zapewnienia organom kontrolującym dostępu do faktur elektronicznych w formie on-line w sytuacji gdy są one przechowywane na terytorium kraju,
  • brak jest wymogu aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.

Wniosek ORD-IN

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach