Dokumentowanie zaliczki u podatnika zwolnionego z VAT

Zaliczka stanowi część kwoty, jaką kontrahent wpłaca na poczet przyszłej dostawy towarów lub usług w celu zabezpieczenia wykonania umowy. To częsty element transakcji gospodarczych. Jak jednak wygląda kwestia zaliczki u podatnika zwolnionego z VAT? Czy on również po otrzymaniu zaliczki zobowiązany jest do wystawienia faktury zaliczkowej?

Ujęcie zaliczki w KPiR

Faktury zaliczkowe będące potwierdzeniem otrzymanej zaliczki nie są ujmowane w KPiR - ani jako koszt, ani jako przychód. Bowiem rozliczenie podatku dochodowego następuje w momencie wystawienia lub otrzymania faktury końcowej. Dlatego też zaliczka nie wywołuje żadnych skutków w podatku dochodowym.

Otrzymanie zaliczki a podatek VAT

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT otrzymanie zaliczki w obrocie krajowym co do zasady powoduje powstanie obowiązku podatkowego.

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4. Zastrzeżenie to dotyczy między innymi:

  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

  • świadczenia usług:

    • telekomunikacyjnych,

    • wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,

    • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

    • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

    • stałej obsługi prawnej i biurowej,

    • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

W wyżej wymienionych przypadkach otrzymanie zaliczki nie spowoduje konieczności opodatkowania jej podatkiem VAT.

Ważne!

W pozostałych przypadkach otrzymanie przez sprzedawcę zaliczki na poczet przyszłych dostaw towarów lub świadczonych usług będzie powodowało obowiązek odprowadzenia podatku należnego z tego tytułu w miesiącu otrzymania zaliczki. W tym celu przedsiębiorca będzie też zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej.

Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?

Zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Fakturę zaliczkową można wystawić również przed otrzymaniem zaliczki, jednak nie wcześniej niż 30 dnia przed jej otrzymaniem.

Zaliczki u podatnika zwolnionego z VAT - ujęcie księgowe

Jak zostało wspomniane wyżej, otrzymanie zaliczki powoduje skutki podatkowe jedynie w podatku VAT. W związku z tym jak należy ujmować zaliczki u podatnika zwolnionego z VAT?

Podatnicy zwolnieni z podatku VAT nie wystawiają faktur zaliczkowych. Nievatowiec ma bowiem obowiązek wystawienia faktury bez VAT na całość transakcji dopiero po wykonaniu usługi.

Jeśli jednak kontrahent będzie nalegał na otrzymanie dokumentu, który potwierdza wpłacenie zaliczki, sprzedawca może wystawić dokument KP, jeśli zaliczka miała postać gotówkową. Jeśli natomiast kwota na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usługi została wpłacona przelewem, co do zasady potwierdzenie wykonania przelewu będzie dokumentować otrzymanie zaliczki.

Jednak w wyjątkowych sytuacjach podatnik zwolniony z VAT po otrzymaniu zaliczki może wystawić zwykłą fakturę.

Ważne!

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

 

W związku z powyższym w sytuacji, gdy kontrahent zażąda wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym otrzymano zaliczkę, sprzedawca co do zasady ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Należy mieć jednak na uwadze, że na fakturze tej nie zostanie wykazany podatek VAT, w związku z czym nabywca towaru lub usługi nie dokona odliczenia podatku VAT z tej faktury.