Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów po zmianach w 2013 roku

Przez pojawienie się obligatoryjnej korekty kosztów, która dotyczy podatników nieregulujących swoich zobowiązań w terminie, została rozszerzona lista dowodów księgowych stanowiących podstawę do dokonania zapisu w KPiR. A to tylko jedna z modyfikacji prawnych, które pojawiły się za sprawą nowelizacji (z 11 maja 2013 roku) rozporządzenia dotyczącego prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Korekta kosztów - dokumentacja

Ustawa o PIT zawiera zapisy regulujące dokonywanie tak zwanej korekty kosztów (bądź przychodów). Artykuł 24d ust. 1 rzeczonego aktu prawnego mówi, że podatnicy ujmujący w kosztach uzyskania przychodu wydatki wynikające z dowodów księgowych (faktur, rachunków itp.), którzy nie uregulowali należności za nie w czasie 30 dni od upływu terminu płatności, są zobligowani do zmniejszenia tych kosztów o wysokość kwot z tych dokumentów.

W sytuacji, gdy termin płatności nieopłaconego dokumentu jest dłuższy niż 60 dni, podatnik dokonuje zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów wraz z upływem 90 dni od daty zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Co istotne, korekty kosztów należy sporządzić w okresie rozliczeniowym, w którym upływają terminy wspomniane powyżej.

Uwaga!

Może się zdarzyć, że przez niskie koszty uzyskania przychodu w danym okresie rozliczający się będzie musiał do przychodów dodać kwotę, o którą nie zmniejszył kosztów uzyskania przychodu. Jest to spowodowane wyższą kwotą korekty kosztów niż poniesione wydatki z bieżącej działalności. Trzeba mieć na uwadze, że najpierw pomniejsza się koszty, a dopiero potem powiększa dochody.

Ponowne wpisanie wydatków do kosztów uzyskania przychodu jest możliwe po uregulowaniu zobowiązań, jakie wynikają z wyksięgowanych faktur.

W rozporządzeniu, a konkretnie w jego par. 12 ust. 3 pkt 1a oraz 1b, ustalono, że podatnik prowadzący ewidencję z KPiR musi właściwie dokumentować zrealizowane korekty kosztów. Poniżej przedstawiamy minimum danych, jakie mają znaleźć się na dokumentach określających zmniejszenie kosztów lub zwiększenie przychodów:

  • data wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się korekty,
  • wskazanie dokumentów stanowiących podstawę do korekty kosztów,
  • wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty/zwiększa przychody,
  • podpis osoby sporządzającej dokument.

Z kolei jeśli podatnik ureguluje zaległe należności i ponownie powiększy koszty, wówczas ma obowiązek sporządzenia dowodu księgowo, który zawiera minimum:

  • datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zwiększenia kosztów,
  • wskazanie dokumentów stanowiących podstawę do korekty kosztów,
  • wskazanie kwoty, o którą podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,
  • wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania,
  • podpis osoby sporządzającej dokument.

Uwaga!

Aby zmniejszyć koszty uzyskania przychodu na bazie korekty, należy wprowadzić kwotę pomniejszenia wraz z minusem lub czerwonym kolorem.

Ewidencji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów można dokonywać na koniec każdego miesiąca - korzystając z miesięcznych zestawień dokumentacji, która jest podstawą do dokonania korekty kosztów lub zwiększenia przychodu. Takie zestawienie ma zawierać przynajmniej:

  • numer kolejny wpisu,
  • numery i daty dokumentów,
  • wynikającą z tych dokumentów łączną wartość zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów/zwiększenia przychodów (lub odpowiednio zwiększenia kosztów).

Numer rejestracyjny pojazdu na fakturze

Inna nowinka, jaka pojawiła się w związku ze zmianą przepisów w zakresie prowadzenia KPiR, to likwidacja konieczności zamieszczania numeru rejestracyjnego na fakturach, które obejmują wydatki związane z samochodami. Ci podatnicy, którzy użytkują prywatne auta osobowe (nie znajdujące się w EŚT) w swoich firmach co do zasady są uprawnieni do wpisywania do kosztów wydatków na samochód, które wynikają z limitu ustalonego na bazie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu. W tej sytuacji wpis do podatkowej księgi przychodów i rozchodów musi być stworzony pod koniec miesiąca w oparciu o przygotowane zestawienia kosztów, do którego trzeba dołączyć wszelkie faktury potwierdzające ich poniesienie. Teraz jednakże nie ma obligacji do wpisywania numerów rejestracyjnych takich aut na fakturach za wydatki eksploatacyjne bądź paliwo.

Ważne!

Jeśli chodzi o czynnych podatników VAT użytkujących w prowadzonej firmie pojazdy z odmiennym prawem do odliczenia tego podatku, warto zamieścić też numer rejestracyjny. To ważne, ponieważ organy skarbowe mogą zakwestionować prawo od odliczenia w przypadku takich dokumentów, które wprost nie wskazują, czy takie prawo rzeczywiście zaistniało.

Raporty z kasy fiskalnej - księgowanie w KPiR

Zanim weszła w życie omawiana nowelizacja podatnicy mieli możliwość księgowania sprzedaży zewidencjonowanej na kasie rejestrującej, bazując na:

  • raportach dobowych na koniec danego dnia, bądź
  • zestawieniach raportów dobowych na koniec miesiąca, które powinny zawierać: numer kolejny wpisu, numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy, numery i daty raportów dobowych, wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji.

Teraz można tworzyć zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, opierając się na informacjach z miesięcznych raportów generowanych z kasy fiskalne, które zostaną skorygowane o kwoty wpływające na wysokość przychodu (np. zwroty, reklamacje).

Dokonywanie wpisów w oparciu o łączne raporty okresowe przynosi nie tylko oszczędność czasu, ale również przyczynia się do ograniczenia papierologii - wystarczy bowiem pojedynczy wydruk z kasy, który stanowi podstawę do księgowania przychodu.

 

Spis z natury w KPiR

Modyfikacje prawa pojawiły się także w zakresie sporządzania spisu z natury przez podatnika, który zmniejszył kwotę uzyskania przychodów (bądź zwiększył przychody), opierając się na art. 24d ustawy o PIT. Kwota dokonanej korekty kosztów, która wynika z nierozliczonych wydatków w zdefiniowanych przez ustawę terminach, musi co do zasady zmniejszyć wartość remanentu. Uwaga! Konieczność ta obejmuje tylko zaległości w zakresie objętych spisem:

  • towarów handlowych,
  • materiałów podstawowych,
  • materiałów pomocniczych,
  • półwyrobów,
  • produkcji w toku,
  • wyrobów gotowych,
  • braków,
  • odpadów.

Pomniejszenie wartości spisu z natury może zostać dokonane o tę część kwoty zmniejszenia kosztów (zwiększenia przychodów), która dotyczy wyżej wymienionych składników.

Jeśli podatnik przy wycenie wypisanych elementów remanentu nie użyje ceny nabycia, zakupu bądź kosztu wytworzenia, ale posłuży się innymi sposobami dopuszczonymi przez rozporządzenie, wówczas kwota zmniejszenia wartości spisu nie powinna być większa od wynikającej z wyceny.

Uwaga!

Opisane regulacje nie mają zastosowania, jeśli podatnik powiększył koszty uzyskania przychodu (podstawa: art. 24d ustawy o PIT) zanim zrealizował spis z natury.