Zatrudniasz pracowników? Dowiedz się, jakie masz obowiązki

Jesteś pracodawcą i zatrudniasz obecnie nowych pracowników? Pamiętaj, że przed i tuż po podpisaniu umowy o pracę czeka na Ciebie szereg obowiązków do spełnienia. Szczegółowo o umowie o pracę, dokumentach, które powinieneś zgromadzić oraz o innych obowiązkach spoczywających na Tobie jako pracodawcy piszemy poniżej.

Obowiązki przed zawarciem umowy o pacę

  1. Pracodawca kompletuje dokumenty dotyczące przyszłego pracownika – czyli jego aplikację wraz z CV, listem motywacyjnym i ewentualnym portfolio, świadectwa pracy otrzymane od poprzednich pracodawców, zaświadczenia potwierdzające jego kwalifikacje zawodowe, wyższe wykształcenie, certyfikaty itp. Oczywiście pracodawca nie może żądać od przyszłego pracownika udostępnienia wszystkich dokumentów (dane osobowe, które pracodawca może uzyskać od pracownika wymienione są w art. 221 K.p. i są nimi: imię lub imiona i nazwisko, data urodzenia, imiona rodziców, miejsce zamieszkania i adres do korespondencji, wykształcenie oraz świadectwo i przebieg dotychczasowego zatrudnienia). Na podstawie tych zebranych dokumentów zatrudniający gromadzi wiedzę na temat osoby zatrudnianej i kreuje profil przyszłego pracownika.
  2. Pracodawca musi pamiętać o tym, by przyszły pracownik wypełnił kwestionariusz osobowy.
  3. Zatrudniający wymaga także od kandydata dostarczenia zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (badania są przeprowadzane na koszt pracodawcy). Bez tego orzeczenia pracownik nie może podjąć pracy. Nie dotyczy to jednak osób ponownie przyjmowanych do pracy na to samo stanowisko lub na stanowisko z takimi samymi warunkami pracy co poprzednie. Jednak kolejna umowa o pracę musi być zawarta w ciągu 30 dni od wygaśnięcia lub rozwiązania poprzedniej umowy.

Zawiązanie stosunku pracy

    1. Dodatkowe dokumenty

Po zatrudnieniu pracownika zatrudniający ma prawo do pozyskania kolejnych dokumentów:

  • nr PESEL;
  • dane osobowe dotyczące dzieci pracownika (dzięki tym danym pracownik będzie mógł skorzystać ze specjalnych świadczeń i uprawień przewidzianych w prawie pracy), czyli ich imiona, nazwiska i daty urodzenia.
    1. Forma umowy
      • Umowa może zostać zawarta w formie pisemnej podpisanej przez obie strony
      • lub pracodawca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika potwierdza na piśmie ustalenia związane z umową, czyli takie pismo powinno zawierać określone strony umowy, jej rodzaj oraz warunki;
      • ponadto umowa o pracę może być zawarta w formie ustnej i taka forma również jest wiążąca. Z tym że bezpieczniejszym krokiem dla pracodawcy jest zawiązanie umowy pisemnej, dzięki takiemu zabiegowi zatrudniający chroni siebie przed zarzutem łamania praw pracownika, za który grozi nawet kara grzywny.
    2. Czas umowy
      • Najczęściej na samym początku zawiera się umowę o pracę na okres próbny, który ma zweryfikować, czy dany pracownik sprawdzi się na objętym przez niego stanowisku i czy ma do tej pracy odpowiednie kwalifikacje. Umowa na okres próbny trwa maksymalnie trzy miesiące i może poprzedzać każdy inny rodzaj umowy o pracę.
      • Jeśli pracownik sprawdzi się na danym stanowisku zawiera się z nim umowę o pracę na czas nieokreślony. Taka bezterminowa umowa z pewnością jest najkorzystniejsza dla pracownika, gdyż najskuteczniej chroni jego prawa oraz trwałość stosunku pracy.
      • Z pracownikiem można również zawiązać umowę na czas określony, czyli w umowie dokładnie określa się od kiedy do kiedy ma trwać stosunek pracy. Podaje się nie tylko datę rozwiązania umowy, ale także zdarzenie, które spowoduje rozwiązanie. Jednak zdarzenie to musi być pewne, a czas jego nadejścia wiadomy lub przewidywalny.
      • Natomiast jeśli pracodawca zatrudnia pracownika w celu wypełnienia konkretnego zadania, wówczas zawiera z nim umowę na czas wykonywania określonej pracy.
      • A gdy pracownik zatrudniany jest w zastępstwie innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, wówczas zawierana jest umowa na zastępstwo. Termin końcowy tej umowy może być określony konkretną datą lub przez wskazanie okoliczności, której zaistnienie spowoduje rozwiązanie umowy.
    3. Co powinno znaleźć się w umowie?
      • strony umowy;
      • rodzaj umowy;
      • data zawarcia stosunku pracy;
      • warunki pracy, które zgodnie z prawem pracy, w trakcie trwania stosunku pracy mogą być poszerzane;
      • warunki wynagrodzenia wraz z jego składnikami;
      • wymiar czasu pracy;
      • rodzaj pracy;
      • miejsce wykonywania pracy;
      • termin rozpoczęcia pracy, jeśli go nie ma, wówczas stosunek pracy nawiązuje się wraz z datą podpisania umowy;
      • oraz dodatkowe zastrzeżenia np. zakaz konkurencji, przekazanie praw autorskich, współodpowiedzialność materialna, zachowanie tajemnicy zawodowej i służbowej itp.
    4. Informacje dodatkowe nieujęte w umowie

Pracodawca w ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy ma obowiązek opracowania i przekazania pracownikowi informacji (dodatkowo informacja ta może być poparta odpowiednimi przepisami), która będzie zawierać:

  • terminy, w których będą wypłacane wypłaty – ich częstotliwość;
  • szczegółowy zakres obowiązków;
  • sposób wykonywania pracy na danym stanowisku plus ewentualne ryzyko zawodowe lub zagrożenia dla zdrowia i życia, które wiążą się z danym stanowiskiem;
  • norma czasowa pracy zatrudnionego;
  • uprawnienia przysługujące pracownikowi;
  • wymiar urlopu wypoczynkowego;
  • długość okresu wypowiedzenia;
  • adnotację o prawie zakładowym, czyli regulaminie i układzie zbiorowym (a jeśli go nie ma, pracodawca musi dodatkowo wspomnieć o terminie i miejscu wypłaty wynagrodzenia, porze nocnej oraz sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, a także usprawiedliwiania nieobecności w pracy), który obowiązuje w miejscu pracy. Pracownik natomiast musi podpisać oświadczenie, że zapoznał się z wszelkimi przepisami i dokumentami zawartymi w prawie zakładowym.

Natomiast gdy w umowie lub w informacjach dodatkowych przekazanych pracownikowi wystąpią jakieś zmiany, wówczas pracodawca zobowiązany jest poinformować o nich pracownika nie później jednak niż 1 miesiąc od dnia wejścia ich w życie.

    1. Szkolenie BHP

Pracodawca musi przed podjęciem pracy przez pracownika zapewnić mu przeszkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (chyba że pracownik nawiązuje z pracodawcą kolejną umowę, wtedy przeszkolenie nie jest ponownie wymagane). Szkolenia takie przeprowadzane są oczywiście na koszt pracodawcy oraz w czasie pracy i obejmują instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy. Po ich odbyciu pracownik zobowiązany jest podpisać dokument stwierdzający, że uczestniczył w danym szkoleniu, a także że zapoznał się z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

    1. Prowadzenie dokumentacji

Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia szczegółowej, oddzielnej dla każdego pracownika dokumentacji na temat stosunku pracy oraz samego pracownika, obejmującej jego akta osobowe składające się z trzech części oznakowanych literami A, B, C.

    1. Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Wzór ewidencji wybiera sam pracodawca.

Prowadzenie ewidencji pracowników młodocianych oraz innych ewidencji, rejestrów i wykazów np. wykazu pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy, rejestru wypadków w pracy itp.

  1. Prowadzenie imiennej listy wypłacanych wynagrodzeń i świadczeń.
  2. I oczywiście zgłoszenie pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń w ZUS.

Jak widać, pracodawca zatrudniający nowych pracowników musi wypełnić szereg obowiązków, których zaniedbanie wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Ponieważ obowiązki te dotyczą pracowników, a w związku z tym i ich praw, zatrudnieni mogą dochodzić ich nawet na drodze sądowej, a to nie wróży dobrze pracodawcy, bo w przyszłości może mieć problem ze znalezieniem jakichkolwiek pracowników.