Zwiększenie płynności finansowej firmy przez ograniczenie kosztów

Głównym celem przedsiębiorstwa jest dążenie do utrzymania płynności finansowej, bez względu na etap rozwoju czy liczbę zatrudnionych pracowników. Obok ambicji do comiesięcznego powiększania zysków z tytułu działalności firma powinna posiadać zdolność regulacji aktualnych zobowiązań. Problem pojawia się wraz z nadejściem kryzysu lub w momencie pojawienia się nieoczekiwanych wydatków, które mogą przyprawić właścicieli o ból głowy. W takiej sytuacji przedsiębiorcy nierzadko podejmują wszelkie środki niezbędne do zachowania prawidłowego funkcjonowania firmy. Jak się okazuje, wcale nie trzeba zaciągać kredytu. Wystarczy rozejrzeć się dookoła, gdyż oszczędności można poszukać w generowanych przez firmę kosztach.

Na czym przedsiębiorca może zaoszczędzić?

Każda firma ponosi stałe koszty, na które nie ma wpływu. Jak się okazuje, duża część z nich wcale nie jest potrzebna do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Trudno zaoszczędzić na opłatach z tytułu obowiązkowych składek na ubezpieczenia ZUS za właściciela czy pracowników, na wynagrodzeniach dla osób zatrudnionych czy czynszu za wynajmowany lokal. Przy odrobinie samozaparcia można jednak zacisnąć pasa w zakresie opłat za telefon, energię, internet czy oprogramowanie dla firm. Nie trzeba ich wcale drastycznie ograniczać, gdyż na rynku pojawiło się wiele ciekawych alternatyw, które pozwalają na wprowadzenie oszczędności w firmie.

Ograniczenie kosztów w firmie - prąd źródłem oszczędności

Oszczędność na prądzie to jeden z pierwszych kroków, które warto podjąć, myśląc o ograniczaniu kosztów w firmie. Z czym się ona wiąże? Nie trzeba w tym celu ograniczać współpracownikom dostępu do światła. Wystarczy rozejrzeć się, czy obecnie na rynku nie ma konkurencyjnej oferty u dowolnego dostawcy energii. W dobie silnej konkurencji istnieje wiele ciekawych alternatyw, specjalnie dostosowanych do potrzeb firmowych. Warto zainteresować się również niezależnymi dostawcami prądu, którzy oferują znacznie atrakcyjniejsze ceny – średnio na zerwaniu starej umowy i podpisaniu nowej można zaoszczędzić nawet 15% miesięcznych wydatków za prąd.

Skoro już mowa o prądzie, to nie można pominąć kilku wskazówek dotyczących wykorzystywania urządzeń w firmie. Koszty można obniżyć, kupując urządzenia biurowe klasy A+ czy dbając o regularne wyłączanie z prądu nieużywanych sprzętów – często popełnianym błędem jest pozostawianie urządzeń w trybie czuwania, co również pobiera tak cenną energię, a jednocześnie generuje olbrzymie koszty w skali roku.

Telefon potrzebny na każdym biurku? Niekoniecznie!

Telefon to – obok prądu – jedno z najlepszych źródeł oszczędności w firmie. Zwłaszcza dziś, w dobie internetu, istnieje wiele ciekawszych rozwiązań do komunikacji pomiędzy pracownikami lub kontrahentami, które już po kilku miesiącach pomogą przedsiębiorcom zaoszczędzić niemałe pieniądze. Skończyły się już czasy, kiedy w dużych firmach w celu wygodnej komunikacji każdy pracownik posiadał telefon przy biurku. Dziś zastąpił go internet, a wraz z nim możliwość wysyłania wiadomości e-mail oraz komunikatory internetowe, które umożliwiają także przeprowadzanie wideokonferencji z wieloma współpracownikami. W sieci znajduje się bogata oferta darmowych i w pełni legalnych komunikatorów, które jakością połączenia i szybkością przesyłania danych skutecznie zastępują klasyczny telefon. Oszczędzamy przy tym na rachunku za telefon, a dodatkowo mamy dostęp do dodatkowych funkcji, takich jak np. przesyłanie dokumentów.

Podobnie jak w przypadku prądu, warto rozejrzeć się za nową umową. Przedsiębiorcy najczęściej ignorują tę kwestię, przedłużając umowy z lenistwa – z reguły proces ten odbywa się automatycznie, dlatego jest tak powszechny. Odrobina motywacji i chęci sprawi, że znalezienie atrakcyjnej oferty dla firm nie powinno stanowić wyzwania, co może zaowocować dodatkowymi rabatami i lepszym rozwiązaniem technologicznym. Co więcej, warto w takiej sytuacji przemyśleć pakiety łączone – np. kilka telefonów na niezbędnych do ich posiadania stanowiskach oraz bezprzewodowa sieć w obrębie firmy. Oszczędności gwarantowane, a i praca dzięki nowym zmianom stanie się przyjemniejsza i bardziej wydajna.

Bądź ekologiczny a zaoszczędzisz krocie!

Materiały biurowe z reguły kojarzone są z małymi wydatkami w firmie. Jeśli jednak uwzględnimy ich koszty w skali roku, to okaże się, że już nie są to do końca tak małe opłaty.

W pierwszej kolejności należy zainwestować w nowoczesny sprzęt, który z jednej strony przyciągnie atrakcyjną ceną, zaś z drugiej gwarantuje niskie koszty użytkowania. Drukarka w biurze jest niezbędna do prawidłowego prowadzenia dokumentacji. Czy aby na pewno? W przypadku, gdy rzeczywiście sytuacja zmusza nas do regularnego drukowania dużej liczby dokumentów, warto zainteresować się drukarką laserową. Nie tylko szybciej drukuje dokumenty, ale w przypadku wyboru odpowiedniego modelu można dostrzec wyraźną oszczędność pieniędzy.

Nie wszystkie dokumenty trzeba drukować. W dobie rosnącej popularności księgowości elektronicznej czy możliwości legalnego wystawiania e-faktur nie ma potrzeby tracenia czasu i pieniądzy na druk. Wystarczy zapisać plik na komputerze w formacie PDF i przesłać do kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej, o ile oczywiście wyrazi na to chęć. W przypadku dokumentów wewnętrznych powinniśmy obowiązkowo przenieść całą dokumentację do sieci – w tym celu pomogą np. aplikacje w chmurze, umożliwiające katalogowanie ważnych dokumentów na wirtualnym dysku. W ten sposób oszczędzamy nie tylko papier i toner, lecz również koperty, znaczki pocztowe oraz cenny czas – przesłana faktura dociera do adresata już po kilku sekundach.

Dobry komputer w firmie – konieczność czy zbędny wydatek?

Jak już zostało wyjaśnione wcześniej, komputer z dostępem do internetu to dziś nieodzowne narzędzie pracy. Czy jednak na pewno zakup wysokiej klasy PC z dobrymi parametrami technicznymi jest potrzebny każdemu pracownikowi? Wszystko zależy tak naprawdę od profilu działalności. Jeśli pracownik jest przykładowo grafikiem i zajmuje się projektowaniem trójwymiarowej grafiki, to silny komputer jest dla niego niezbędny. W przypadku pracowników biurowych, którzy komputer wykorzystują np. do księgowania lub podstawowych prac redakcyjnych, warto zastanowić się nad słabszymi maszynami – kilka stanowisk pracy pozwoli zaoszczędzić nawet do kilku tysięcy złotych. Podobnie sprawa wygląda z oprogramowaniem – o ile system operacyjny warto mieć w wersji komercyjnej, tak już wszelkiego rodzaju aplikacje, programy antywirusowe czy komunikatory w zupełności wystarczą pracownikom w wersji darmowej. Nie warto tracić pieniędzy na licencje kosztujące od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych na jedno stanowisko – w internecie znajdziemy wiele darmowych i legalnych rozwiązań, gwarantujących wysoką jakość i komfort pracy.

Tańsza księgowość nie zawsze dobrym pomysłem

Planujesz oszczędzić pieniądze na biurze rachunkowym? Zastanów się przynajmniej dwa razy przed podjęciem decyzji. Nie każde biuro rachunkowe oferujące niższą cenę zagwarantuje równie profesjonalną obsługę – warto najpierw poczytać opinie w internecie lub posłuchać rad osób korzystających z wybranego usługodawcy. Możemy również sami zająć się księgowością – oczywiście początki mogą sprawiać problemy, jednak na rynku istnieją już ciekawe i wygodne platformy, pozwalające na samodzielne prowadzenie księgowości internetowej. Wybrane systemy nie tylko pomagają w stawianiu pierwszych kroków w księgowości, lecz również zapewniają wysokiej jakości opiekę merytoryczną swoim użytkownikom.

Jak widać na powyższych przykładach, przy odrobinie chęci i wytrwałości każde przedsiębiorstwo może zaoszczędzić niemałe pieniądze w skali roku. Firmy często lekceważą najmniej istotne wydatki – takie jak wspomniane materiały biurowe. Jeśli przyjrzeć się bliżej, to tego rodzaju oszczędności można znaleźć nawet więcej. Poradnik ten ma na celu zwrócenie uwagi na najpopularniejsze – niekoniecznie nieodzowne – elementy codziennego funkcjonowania każdej firmy.