Poradnik Przedsiębiorcy

Amortyzacja programów komputerowych w księdze podatkowej

Komputer wraz z odpowiednim oprogramowaniem jest często niezbędnym narzędziem pracy większości przedsiębiorców. Zakup programu komputerowego zwykle kwalifikuje się jako wartość niematerialna i prawna, która po spełnieniu szeregu warunków określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych podlega amortyzacji. Sprawdź, kiedy możliwa jest amortyzacja programów komputerowych!

Programy systemowe i użytkowe

Ze względu na skutki podatkowe istotny jest podział programów komputerowych na oprogramowanie systemowe (operacyjne) i użytkowe w wersji OEM lub BOX (np. programy biurowe, księgowe, magazynowe).

Programy systemowe najczęściej są nabywane wraz z komputerem i są niezbędne do uruchomienia i działania komputera. Natomiast programów użytkowych w wersji OEM można używać tylko na jednym komputerze, a licencja nie może być później przenoszona na kolejne komputery ani odsprzedana. Tego rodzaju wydatki powiększają wartość początkową komputera (zestawu komputerowego).

Z kolei programy użytkowe w wersji BOX stanowią wartość niematerialną i prawną, podlegającą amortyzacji jako odrębny składnik majątku.

Program komputerowy jako wartość niematerialna i prawna

Program komputerowy stanowi licencję lub autorskie prawo majątkowe, które ustawa o PIT zalicza do wartości niematerialnych i prawnych. W świetle ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Z przepisów tej ustawy wynika wprost, że programy komputerowe mogą występować jako prawa autorskie.

Najczęściej jednak podatnicy, kupując program komputerowy, nabywają licencję na użytkowanie programu. W przypadku umów licencyjnych nie następuje przeniesienie majątkowych praw autorskich do programu komputerowego, gdyż przedmiotem takich umów jest prawo (pozwolenie)  do korzystania z programu komputerowego.

Program komputerowy jest zatem wartością niematerialną i prawną podlegającą amortyzacji, jeżeli spełnia poniższe warunki:

  • został nabyty przez dany podmiot,

  • została na niego udzielona licencja lub podmiot uprawniony przeniósł na podatnika prawa autorskie, 

  • jest zdatny do wykorzystywania w dniu przyjęcia do użytkowania,

  • przewidywany okres jego użytkowania przekracza rok,

  • jest wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej.

Wartość początkowa programu komputerowego

W sytuacji kiedy program komputerowy został nabyty w drodze kupna, jego wartością początkową jest cena nabycia. Ceną nabycia, zgodnie z art. 22g ust. 3 ustawy o PIT, jest kwota należna zbywcy powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania programu do używania, pomniejszona o podlegający odliczeniu podatek VAT. Do kosztów mających wpływ na wartość początkową programu zaliczyć można np. koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia w drodze, instalacji, uruchomienia programu, a także koszty wdrożenia.

Jeżeli wynagrodzenie (opłaty) wynikające z umowy licencyjnej jest uzależnione od wysokości przychodów z licencji, przy ustaleniu wartości początkowej licencji nie uwzględnia się tej części wynagrodzenia (art. 22g ust. 18 ustawy o PIT).

Amortyzacja programów komputerowych - metoda i stawka amortyzacyjna

Program komputerowy będący wartością niematerialną i prawną należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania go do użytkowania. Amortyzacja programów komputerowych może rozpocząć się od następnego miesiąca.

Wartości niematerialne i prawne amortyzowane są wyłącznie metodą liniową w okresie nie krótszym niż 2 lata, co oznacza, że dla programów komputerowych roczna stawka amortyzacyjna nie może być wyższa niż 50%.

Ważne!

Wartości niematerialne i prawne zostały wyłączone z możliwości zastosowania amortyzacji jednorazowej w ramach pomocy de minimis, z której mogą skorzystać mali podatnicy lub osoby rozpoczynające działalność gospodarczą.

Przykład 1.

Podatnik zakupił program komputerowy w marcu 2015 r. i w tym samy miesiącu przekazał go do użytkowania. Cena zakupu wynosiła 16 000 zł, a koszt instalacji 2 000 zł.

Podatnik w marcu 2015 r. ujął w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wartość początkową programu w kwocie 18 000 zł (16 000 zł + 2 000 zł). Od kwietnia rozpocznie dokonywanie miesięcznych odpisów amortyzacyjnych w wysokości 750 zł (18 000 x 50% : 12 m-cy).

Natomiast jeśli wartość programu komputerowego nie przekracza 3 500 zł, to podatnik może dokonywać odpisów amortyzacyjnych na powyższych zasadach, ale może również dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania programu do używania albo w miesiącu następnym.

Warto zaznaczyć, że podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa (w tym również wszelkie koszty związane z nabyciem) nie przekracza 3 500 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

W sytuacji natomiast, gdy wartość początkowa przekracza kwotę 3 500 zł, ale podatnik przewiduje, że programu komputerowego będzie używał w działalności krócej niż rok, nie będzie on stanowił wartości niematerialnej i prawnej. Wówczas wydatek na jego zakup można zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych.