Biuletyn firmowy może w wielu firmach stanowić świetne narzędzie komunikacji wewnętrznej i znacznie poprawić współpracę między poszczególnymi działami. W dalszym rozrachunku, dobrze zintegrowany zespół może przynieść firmie wiele korzyści. W jaki sposób jednak stworzyć biuletyn firmowy, który okaże się skutecznym narzędziem w komunikacji wewnętrznej firmy? Podpowiemy ci, o czym musisz wiedzieć, zanim zdecydujesz się na taką broszurę.
Biuletyn firmowy - czy sprawdzi się w każdym biznesie?
Na początku warto zadać sobie pytanie, czy firma rzeczywiście go potrzebuje. Biuletyn firmowy jest przede wszystkim bardzo dobrym narzędziem komunikacji w firmach dużych, w których pracownicy poszczególnych działów mają ze sobą niewielki kontakt. W firmach małych - kilku-, kilkunasto-, a nawet kilkudziesięcioosobowych biuletyn wydaje się być pewnym naddatkiem, gdyż najczęściej wszyscy dobrze się tam znają i przekaz informacji o samym przedsiębiorstwie czy innych pracownikach nie jest w żaden istotny sposób utrudniony. Gdy jednak twoja firma składa się z dosyć hermetycznych działów, skupionych na własnej pracy i rzadko komunikujących się z innymi, biuletyn firmowy może być skuteczną formą integracji.
Kto powinien redagować biuletyn firmowy?
Gdy rozważasz wprowadzenie w swojej firmie biuletynu wewnętrznego, musisz wziąć pod uwagę również koszty, z jakimi będzie wiązało się to przedsięwzięcie. Chodzić bowiem może nie tylko o fundusze, jakie przeznaczysz na biuletyn firmowy, lecz także o liczbę zadań, która przybędzie pracownikom. Masz trzy rozwiązania:
Możesz zlecić redakcję i wydawanie formularza agencji zewnętrznej, która będzie współpracowała (przeważnie) z działem PR twojej firmy.
Redakcją mogą zająć się pracownicy twojej firmy, a wydawanie zlecisz zewnętrznej agencji.
Redakcja i wydawanie spocznie na barkach pracowników twojej firmy.
Pierwsze rozwiązanie wiąże się z większymi kosztami, jednak pracownicy twojego przedsiębiorstwa nie będą obarczeni dużą liczbą dodatkowych zadań. W drugim i trzecim rozwiązaniu redukujesz koszty, jednak pracownikom znacznie przybędzie obowiązków. Biuletyn firmowy może jednak wcale nie posiadać wersji drukowanej - ograniczenie się jedynie do wersji elektronicznej udostępnianej pracownikom przez intranet pozwala wygenerować znaczne oszczędności.
Jakie cele realizuje biuletyn firmowy?
Wspomnieliśmy na początku, że biuletyn wewnętrzny znakomicie sprawdza jako narzędzie komunikacji wewnętrznej i niemal we wszystkich firmach tak właśnie jest on wykorzystywany. Stroją przed nim zatem dwa nadrzędne cele: integracja oraz edukacja.
Zadania integracyjne biuletyn firmowy spełnia poprzez budowanie relacji między firmą (kierownictwem) a jej pracownikami, jak również relacji pomiędzy samymi pracownikami. Jego edukacyjne walory polegają przede wszystkim na możliwości informowanie wszystkich pracowników firmy o tym, co się w niej aktualnie dzieje, nad czym pracują wybrane działy. Poza tym można również za jego pośrednictwem edukować pracowników w określonych dziedzinach, zwłaszcza tych, które wymagają dość częstego aktualizowania wiedzy.
Skompletuj zespół redakcyjny do pisania biuletynu firmowego
Przyjmijmy, że zdecydowałeś się na redagowanie biuletynu wewnątrz firmy - podstawą jest zatem skompletowanie zespołu redakcyjnego. Najczęściej zadanie prowadzenia wewnętrznej broszury przypada pracownikom działu zajmującego się komunikacją wewnętrzną, czasem PR-owcom czy specjalistom od reklamy. Warto przy kompletowaniu zespołu uwzględnić przede wszystkim pracowników, którzy mają doświadczenie redakcyjne lub pokrewne. Dobrze dołączyć do zespołu osoby, które posiadają rozległe znajomości w firmie, co pozwoli im na zdobywanie ciekawych informacji. Jeśli wydajesz biuletyn wewnątrz firmy, umieść w zespole również kogoś, kto ma doświadczenie w obsłudze takich programów jak np. InDesign oraz programów graficznych.
Jeśli jednak w jakimś stopniu korzystasz z usług zewnętrznej agencji przy wydawaniu biuletynu, zadbaj o jej dobrą współpracę z twoimi pracownikami. W przypadku zlecenia redakcji i wydawania biuletynu firmowego agencji, zaaranżuj spotkanie z twoim działem PR - niech zostanie ustalona częstotliwość spływania informacji do agencji, ich zakres itp. Gdy agencja sprawuje pieczę nad wydawaniem biuletynu, a redakcją zajmują się pracownicy, podobne spotkanie pozwoli na wymianę doświadczeń. Tak jak w redakcjach prasowych, zwołuj kolegia redaktorskie, podczas których będą omawiane wewnątrz zespołu propozycje tematów do nadchodzących numerów oraz analizowany ostatni biuletyn.
O czym pisać w biuletynie firmowym?
Zakres tematów, które możesz poruszyć w biuletynie firmowym jest naprawdę spory. Pamiętaj, na początek, o dwóch kwestiach zasadniczych - biuletyn firmowy powinien realizować ustaloną przez firmę strategię, a nie powinien zawierać treści, które w jakikolwiek sposób byłyby dla firmy niekorzystne lub działały na jej ewentualną szkodę. Biuletyn trafić może bowiem zarówno do osób niezwiązanych z firmą bezpośrednio, jak i do konkurencji.
Zanim zdecydujesz, jakie treści znajda się biuletynie, przeanalizuj, co najbardziej zainteresowałoby pracowników firmy, jakie są ich potrzeby informacyjne. Na początku najlepszy będzie wywiad lub sonda. Ponadto pamiętaj, aby poprosić pracowników o opinie dotyczące szczególnie pierwszych numerów biuletynu - dzięki temu łatwiej stworzysz broszurę, która będzie cieszyła się sporym zainteresowaniem w firmie.
Biuletyn firmowy nie powinien być tubą kierownictwa, choć - niestety - często tak się zdarza. Zarząd powinien mieć swoją rubrykę, jednak nie może ona zdominować całego pisma. Przy doborze rubryk zwracaj uwagę na różnorodność tematów - teksty nie muszą dotyczyć stricte firmy, ale mogą równie dobrze opowiadać o ciekawych pasjach pracowników, o nowinach branżowych itp.
Postaraj się przy tworzeniu tekstów o nawiązanie sieci kontaktów z osobami z różnych działów twojej firmy. Dzięki temu zyskasz różnorodność informacji firmowych w każdym z numerów biuletynu, choć może być to podbudowa również pod cykl - w każdym kolejnym numerze pojawi się przedstawienie innego działu. Zachęć także pracowników firmy do opowiedzenia ciekawej historii z ich życia - może któraś z nich trafi na łamy gazety? Biuletyn firmowy można wykorzystać również do wyróżnienia określonych pracowników za ich sukcesy - zawsze przyjemnym uczuciem jest przeczytać o sobie w pozytywnym kontekście. Takie wyróżnienie wpłynie pozytywnie na motywację pracowników.
Jak często powinien ukazywać się biuletyn firmowy?
Przede wszystkim - powinien ukazywać się systematycznie, w równej częstotliwości. Jest ona zależna od wielu czynników, jednak należy przyjąć, że biuletyn firmowy powinien ukazywać się nie częściej niż co miesiąc i nie rzadziej, niż co kwartał. Jeśli chodzi zaś o długość, jest ona zależna od możliwości zespołu redakcyjnego i liczby różnorodnych oraz ciekawych tekstów - najczęściej nie przekracza ona kilkunastu stron, choć zdarzają się biuletyny kilkudziesięciostronicowe.
Biuletyn firmowy to znakomite rozwiązanie dla dużych firm, w których będzie stanowił on istotny pomost miedzy różnymi działami przedsiębiorstwa. Poznałeś zasady, które - mamy nadzieję - pomogą ci stworzyć świetną broszurę wewnętrzną. Co roku organizowany jest w Polsce Konkurs Biuletynów Firmowych - liczymy, że w najbliższych edycjach zatriumfujesz i ty!
