Poradnik Przedsiębiorcy

Cold email - jak go napisać, by zwrócić uwagę odbiorcy?

Zastosowanie wiadomości elektronicznych w komunikacji wciąż cieszy się niesłabnącym zainteresowaniem i stanowi jedną ze skutecznych metod pozyskiwania i utrzymywania wartościowych relacji. Kiedy strategia email marketingowa zyskiwała grono lojalnych zwolenników, jedną z jej popularnych form stał się tzw. cold email. Dobrze zaplanowana kampania, która uwzględnia dbałość o najmniejsze szczegóły, a przy tym jest w pełni profesjonalnie zrealizowana, nie tylko umożliwia dotarcie do odbiorcy, ale przede wszystkim utrzymanie z nim relacji, co w konsekwencji przekłada się na wzrost sprzedaży. Co zatem stanowi istotę “zimnych wiadomości” i jak powinny być napisane, by inni chcieli je czytać? O tym w poniższym artykule.

Cold email - czego dotyczy i kiedy stosować?

Pod definicją cold mailingu kryje się sposób, w jaki chcemy dotrzeć do naszego odbiorcy. Bez względu na to, czy jest on potencjalnym klientem czy przyszłym kontrahentem, najważniejszym celem jest wzbudzenie zainteresowania, sprzedaż, otrzymanie odpowiedzi czy po prostu uzyskanie pomocy w istotnej dla nas sprawie. Cold email to zatem nic innego jak osobowa forma wiadomości skierowana do konkretnego odbiorcy, z którym próba kontaktu zachodzi po raz pierwszy. Wyróżnikiem tego typu komunikacji jest przede wszystkim personalizacja wiadomości.

Telefon a mail - co było pierwsze?

Dyskusje na ten temat mogą być długie i męczące. Z pewnością znacznie łatwiej jest określić, która forma pierwszego kontaktu jest skuteczniejsza. Otóż, kiedy wykonujesz telefon do potencjalnego kontrahenta z propozycją współpracy, praktycznie od razu jesteś proszony o wysłanie maila ze szczegółami oferty. A gdyby od razu ten proces skrócić do krótkiej wiadomości elektronicznej? Fakt przekierowania rozmowy na drogę mailową nie powinien nikogo dziwić. Przy pierwszym kontakcie telefonicznym odbiorca nie posiada pełnych informacji o tobie, stąd też nie jest w stanie ci zaufać i przystać na nią w trakcie trwania waszej rozmowy. Poza tym do wiadomości tekstowej zawsze można powrócić w dowolnym momencie w przypadku, gdyby któraś z ustalanych kwestii została zapomniana. Zatem zamiast tracić energię, czas i pieniądze na dzwonienie, lepiej od razu wysłać zapytania mailem.

Metody pisania cold mailingu

Decydując się na wiadomość w stylu cold email, warto zastosować się do poniższych zasad:

  1. Temat wiadomości - Pamiętaj, aby był zaskakujący. Musi przecież wyróżniać się na tle pozostałych maili w widoku skrzynki odbiorczej. W końcu to intrygujący temat jest pierwszym czynnikiem, który determinuje chęć kliknięcia w treść maila. Jeśli wzbogacisz go o szczyptę personalizacji, to efekt zauważenia jest gwarantowany. Zamiast nic niewnoszącego tytułu “Zaproszenie na konferencję” lepiej użyć zwrotu “Zapraszam Cię na konferencję” lub “Będzie nam niezwykle miło, jeśli pojawisz się na naszej konferencji”.

  2. Przedstaw się - Dobrze, jeśli wiadomości (poza oficjalnym przywitaniem) rozpoczyna się od informacji, kim jesteś. Jest to przede wszystkim pierwszy krok do wzbudzenia zaufania, bo przecież każdy chciałby wiedzieć, kim jest osoba zza ekranu wiadomości, z którą aktualnie koresponduje. Ale spokojnie. Nie musisz szczegółowo opisywać charakterystyki swojej postaci. Wystarczy, że napiszesz, z jakiej firmy się kontaktujesz i ewentualnie jakie zajmujesz tam stanowisko. Im mniej ozdobników odnośnie do sukcesów firmy, zrealizowanych projektów czy rozbudowanego portfolio - tym lepiej. W cold emailu nie chodzi o to, żeby się chwalić swoimi osiągnięciami. Tym sposobem tylko odstraszysz swojego odbiorcę, który dziennie otrzymuje kilkanaście podobnie brzmiących wiadomości.  

  3. Mów konkretem - Krótko wyjaśnij, jaki cel ma twoja wiadomość. W tym miejscu warto streścić, o co dokładnie nam chodzi, ale bez prezentowania szczegółów. To zrobisz w kolejnej wiadomości, jeśli oczywiście twój odbiorca wyrazi taką chęć. Podobnie jak w punkcie powyżej, musisz pamiętać że to twój odbiorca jest obecnie najważniejszy, dlatego im bardziej spersonalizujesz swoją wiadomość, tym lepiej. Bez względu na to, czy piszesz do przyszłego partnera biznesowego z propozycją współpracy, czy do potencjalnego klienta, warto abyś przedstawił sytuację, która jego dotyczy, a którą ty dostrzegasz i masz na to gotowe rozwiązanie. Za przykład niech posłuży sytuacja, kiedy zwracasz się do salonu kosmetycznego jako właściciel agencji SEO. W takim przypadku warto wspomnieć, że na przykład dostrzegasz, że strona internetowa salonu jest bardzo rozbudowana i oferuje szeroki wachlarz usług, ale pomimo tego nie wyróżnia się na tle konkurencji na najczęściej wpisywane frazy przez klientki. Dlatego chciałbyś porozmawiać o możliwościach polepszenia tej sytuacji, ponieważ wiesz, że wystarczy ku temu dobry content.

  4. Call to action! - Kiedy zajawkowo został przedstawiony cel twojej wiadomości, zaproponuj spotkanie, rozmowę telefoniczną czy przesłanie kolejnej wiadomości już ze szczegółową ofertą. Pamiętaj, aby wyrazić to w formie prośby o ustalenie np. terminu.

  5. Nie poddawaj się - Nie zrażaj się od razu, jeśli nikt nie odpowiedział na twoją wiadomość. Mogło to przecież nastąpić z przyczyn niezależnych. Warto przypomnieć się ponownie, wysyłając podobną wiadomość po tygodniu. Jeśli jednak uznasz, że mail nie był wystarczająco przekonujący, zmodyfikuj go trochę. W przypadku B2B dobrym zabiegiem jest dodanie na końcu wiadomości informacji o innych firmach, które ci zaufały i nawiązały współpracę. Cold email będzie tym bardziej skuteczny, jeśli wskazane marki będą znane przez adresata.

Ważne!
Pamiętaj, że najważniejszą cechą “zimnych wiadomości” jest wystrzeganie się ciągłego mówienia o sobie bądź swojej firmie. Jak się okazuje, wielu przedsiębiorców, którzy otrzymują zapytania handlowe od potencjalnych kontrahentów, widzi w treści wiadomości najczęściej zwroty typu “Ja-Ja-Ja-Ja”. Na rzecz tego lepiej mówić językiem korzyści, krótko i na temat.

Zimne znaczy dobre? - podsumowanie

Cold email to niewątpliwie jedna ze skuteczniejszych metod porozumiewania się ze środowiskiem, o ile jest wykorzystywana prawidłowo. W myśl zasady o personalizacji swoich wiadomości, pisaniu wyłącznie konkretami i skupiając się na odbiorcy, można w ten sposób wypracować naprawdę wartościowe relacje, które w przyszłości mogą skutkować wzrostem sprzedaży.