Poradnik Przedsiębiorcy

Nie każdy wydatek możesz zaliczyć do kosztów firmowych

Koszty uzyskania przychodu to pojęcie wyjątkowo interesujące dla przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Dzięki nim podatek obliczany jest nie od całości przychodów, ale od ich kwoty pomniejszonej o koszty - a mniejsza podstawa opodatkowania wiąże się z niższym podatkiem.

Warto jednak pamiętać, że nie każdy wydatek może zostać zaliczony do firmowych kosztów. Przede wszystkim, za koszty uzyskania przychodu uznaje się takie wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zabezpieczenia albo utrzymania jego źródła. Tak więc koszt musi być nierozerwalnie związany z prowadzoną działalnością, a nie może nosić znamion wydatku prywatnego.

Ponadto w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) wskazany został katalog wydatków, które kosztami uzyskania przychodów być nie mogą. Co ważne, niektóre z nich nie będą mogły zostać uwzględnione w KPiR nigdy, inne natomiast muszą spełnić pewne określone warunki. Jako, że spis uwzględniony w art. 23 jest obszerny, przybliżone zostaną tu tylko najczęściej ponoszone przez przedsiębiorców wydatki.

Tak więc, kosztami uzyskania przychodów nigdy nie mogą zostać:

  • wartość pracy własnej podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku spółki cywilnej albo osobowej spółki handlowej - także małżonka i małoletnich dzieci wspólnika,
  • podatek dochodowy i podatek od spadków i darowizn,
  • koszty egzekucyjne powstałe z tytułu niewykonanych zobowiązań,
  • grzywny i kary pieniężne oraz odsetki od nich, orzeczone w postępowaniu karnym, administracyjnym, karnym skarbowym i w sprawach o wykroczenie,
  • wierzytelności odpisane jako przedawnione,
  • koszty reprezentacji (w szczególności koszty usług gastronomicznych, zakupu żywności i napojów, w tym alkoholowych),
  • odsetki, prowizje i różnice kursowe od pożyczek i kredytów, zwiększające koszty inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji,
  • dodatkowe opłaty wymierzane przez ZUS na podstawie przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych,
  • wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom,
  • straty powstałe w wyniku utraty i likwidacji samochodów oraz kosztów remontu pojazdu, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym,
  • wartość samochodu w kwocie przekraczającej równowartość 20 000 euro, przeliczonej na walutę polską zgodnie z kursem NBP z dnia wprowadzenia samochodu do użytkowania,
  • podatek VAT - z określonymi w ustawie wyjątkami.