Poradnik Przedsiębiorcy

Zakup licencji w kosztach uzyskania przychodów

Podatnik posiadający własną firmę niejednokrotnie jest zobowiązany do zakupu licencji, która zezwala mu na wykorzystywanie oprogramowania komputerowego w firmie na określonych warunkach. Zakup licencji oraz sposób jej rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów zależy przede wszystkim od wartości i długości przewidywanego okresu, w którym nabyta licencja będzie użytkowana w ramach działalności gospodarczej. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, kiedy zakup licencji można ująć w kosztach firmowych!

Licencja jako wartość niematerialna i prawna

Zakup licencji na programy komputerowe zalicza się do wartości niematerialnych i prawnych, jeśli:

  • nadaje się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania,

  • przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok,

  • wykorzystywana jest na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddana do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu (art. 22b ust. 1 ustawy o PIT).

Ponadto sposób księgowania zakupionej licencji zależy również od jej ceny nabycia. Warto zaznaczyć, że na cenę nabycia składa się nie tylko koszt zakupu licencji, lecz także inne wydatki związane z jej zakupem naliczone do dnia przekazania jej do używania. Do wydatków takich można zaliczyć np. koszty instalacji i uruchomienia tych programów czy systemów komputerowych, odsetki, prowizje itp. Jeżeli zakup licencji był dokonany w walucie obcej, cenę nabycia koryguje się o różnice kursowe naliczone do dnia przekazania programu (licencji) do używania.

Za koszty instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych uznaje się tzw. koszty wdrożeniowe. Są to koszty poniesione na dostosowanie programu do własnych potrzeb, czyli indywidualnych oczekiwań i wymogów użytkownika.

Na konieczność uwzględnienia w wartości początkowej programu komputerowego kosztów jego wdrożenia wskazał m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 12 września 2013 r., nr IPTPB3/423-222/13-2/MF:

(…) do wartości początkowej wartości niematerialnej i prawnej (licencji na oprogramowanie) zalicza się nie tylko kwotę należną sprzedającemu, ale także inne wydatki związane z zakupem, w tym także dotyczące jej wdrożenia, naliczone do dnia przekazania składnika majątku do używania.

Wdrożenie systemu stanowi pewien proces, mający na celu jego zaadaptowanie na potrzeby jednostki. Są to wszelkie działania polegające na instalacji oprogramowania oraz mające na celu dostosowanie oprogramowania do potrzeb podatnika, sprawdzenie poprawności działania systemu informatycznego, czy też wprowadzenie ewentualnych poprawek przez firmę udzielającą licencji na użytkowanie systemu, które miały miejsce do momentu wprowadzenia wartości niematerialnej i prawnej do stosownej ewidencji.

(…) co do zasady, wszystkie wydatki, które powodują, iż licencja nadaje się do gospodarczego wykorzystania, poniesione do dnia oddania jej do używania, winny zwiększać wartość początkową. (…)

Jeśli po zsumowaniu ww. wydatków wartość nabycia licencji przekroczy 10.000 zł (netto w przypadku podatników VAT czynnych, brutto w przypadku podmiotów korzystających ze zwolnienia) oraz licencja będzie wykorzystywana w firmie dłużej niż rok, przedsiębiorca ma obowiązek zaliczyć licencję na oprogramowanie do wartości niematerialnych i prawnych. W takiej sytuacji należy uwzględnić licencję w ewidencji, a do kosztów zaliczyć ją za pomocą odpisów amortyzacyjnych.

Inaczej może być jednak w sytuacji, gdy wartość początkowa licencji nie przekracza 10.000 zł. W takim przypadku podatnicy mają do wyboru trzy możliwości, tj.:

  • mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej takiej licencji; wówczas wydatki na zakup licencji należy zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w dacie nabycia,

  • wprowadzić licencję do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a następnie dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania licencji do używania lub w miesiącu następnym,

  • wprowadzić licencję do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a następnie dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca z zakupionej licencji będzie korzystał krócej niż rok bez względu na wartość (czyli nie spełnia ona definicji wartości niematerialnej i prawnej, np. licencja służyć ma tylko do realizacji danego projektu), wtedy zakup licencji należy ująć bezpośrednio w KPiR w kolumnie 13 jako Pozostałe wydatki.

Należy pamiętać, że określenie przewidywanego czasu użytkowania licencji jest bardzo ważne. Jeśli bowiem przedsiębiorca nabędzie licencję o wartości powyżej 10.000 zł i uzna, że będzie ona wykorzystywana w firmie krócej niż rok, a czas ten wydłuży się, konieczne będzie dokonanie korekty zaliczek na podatek dochodowy. Korekta taka wiąże się natomiast z obowiązkiem uregulowania niedopłaty zaliczki wraz z odsetkami.

Zakup licencji a amortyzacja

Jeśli zakup licencji o wartości powyżej 10.000 zł zostanie przez przedsiębiorcę wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych, przedsiębiorca ma obowiązek rozpocząć jej amortyzację. Pierwszego odpisu amortyzacyjnego należy dokonać w miesiącu przypadającym po miesiącu, w którym oprogramowanie (licencja) zostało przeznaczone do użytku (uruchomione) w firmie.

Okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych nie może być krótszy niż 24 miesiące (art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT). Oznacza to, że maksymalna stawka amortyzacyjna wynosi 50%. Należy przy tym pamiętać, że amortyzacji programów (licencji) dokonuje się wyłącznie przy zastosowaniu liniowej metody amortyzacji.