Poradnik Przedsiębiorcy

Możesz zaoszczędzić na przesyłaniu faktur elektronicznych

Zadaniem każdej firmy jest maksymalizacja zysków i minimalizacja kosztów działalności. Przedsiębiorcy najczęściej szukają oszczędności w kupowanych towarach, czy też samym procesie produkcji, nie zwracając uwagi na proste rozwiązania dotyczące codziennego funkcjonowania firmy. Weźmy na przykład faktury, które osoba prowadząca działalność musi wystawiać do każdej transakcji, której stroną jest inny podmiot prowadzący działalność. Nie można z nich zrezygnować całkowicie, ale dobrym rozwiązaniem może okazać się przejście na ich bardziej nowoczesną - elektroniczną - wersję.

Szczypta historii e-faktur w Polsce

Polscy przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury elektroniczne od 2005 roku. Wtedy to weszło w życie Rozporządzenie Ministra Finansów regulujące przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Rozwiązanie to było wówczas słabo dostępne, szczególnie dla małych firm, ponieważ wymagało zabezpieczenia danych za pomocą bezpiecznego podpisu kwalifikowanego (co wiąże się z poniesieniem niemałego kosztu) lub przesłania e-faktury w systemie EDI. Konieczne było również zdobycie zgody nabywcy (w formie pisemnej) na przesyłanie dokumentów sprzedażowych w takiej formie.

Dalsze zmiany w przepisach prezentowały coraz bardziej liberalne podejście w stosunku do faktur elektronicznych. Przełom w zakresie e-dokumentów nastąpił na początku 2013 roku, kiedy to weszła w życie nowelizacja mająca na celu doprecyzowanie wcześniejszych regulacji oraz ułatwienie stosowania elektronicznej siostry tradycyjnej faktury w obrocie gospodarczym.

Przedsiębiorcy wystawiający e-faktury w dalszym ciągu muszą uzyskać akceptację takiego rozwiązania przez nabywców. W ubiegłym roku zrezygnowano ze zgody formalnej. Również regulacje obowiązujące od początku 2014 nie określają sposobu, w jaki powinna być ona wyrażona. W związku z tym za formę akceptacji przedsiębiorca może uznać zgodę odbiorcy wyrażoną ustnie, czy też uregulowanie przez niego płatności wynikającej z przesłanej e-faktury.

Wciąż niezbędne jest również zadbanie o bezpieczeństwo takiego dokumentu przez zapewnienie jego autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności. Obecnie decyzję o tym, w jaki sposób zostaną spełnione ww. wymagania, podejmuje sam podatnik będący wystawcą e-faktury.

Poprzez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, czy też wystawcy faktury. Format zapewniający integralność treści pozwala stwierdzić, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Wszystkie wspomniane warunki (autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury elektronicznej) mogą zostać spełnione poprzez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Ustawa określa również, iż dwa pierwsze warunki zostaną spełnione, jeżeli przedsiębiorca wykorzysta:

  • bezpieczny podpis elektroniczny (w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym),
  • elektroniczną wymianę danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Również kwestia formatu, w jakim powinna zostać przesłana faktura elektroniczna, wygląda obecnie nieco inaczej. Decyzję o tym podejmuje samodzielnie wystawca dokumentu. Zgodnie z uzasadnieniem do zmian wprowadzonych ustawą z dniem 1 stycznia 2014 r. można skorzystać z ustrukturyzowanego komunikatu (jak np. XML) lub wysłania np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF, CSV, czy też DOC.

Co można zyskać, stosując e-faktury?

Mimo liberalizacji przepisów wciąż zaledwie 10 proc. przedsiębiorców w Polsce wystawia i przesyła swoim kontrahentom faktury elektroniczne. Jest to bardzo słaby wynik, szczególnie biorąc pod uwagę zalecenia Komisji Europejskiej dotyczące usuwania barier biurokratycznych w państwach członkowskich. KE chce, by do 2020 roku e-faktury stały się główną formą rozliczeń w krajach europejskich, dlatego rozpowszechnienie używania faktur elektronicznych uważa się za jedno z podstawowych zadań państw członkowskich.

Mając na względzie korzyści finansowe oraz wygodę, jakie zapewnia stosowanie e-faktur, należy spodziewać się wzrostu zainteresowania oraz akceptacji elektronicznego odpowiednika tradycyjnych dokumentów sprzedażowych. No właśnie - co zyska firma, która zdecyduje się na wykorzystywanie e-faktur w swojej działalności? Korzyści prezentujemy w poniższej tabeli.

Jakie korzyści ze stosowania e-faktur?

  1. Faktury elektroniczne to przede wszystkim spore oszczędności zarówno w odniesieniu do finansów firmy, jak i do bardzo cennego czasu. Przede wszystkim zmniejsza się zużycie papieru oraz tuszu (tonera) drukarki. Ponadto należy wspomnieć o kosztach związanych z wysyłką dokumentów sprzedażowych za pośrednictwem poczty lub kuriera - w przypadku e-faktur nie trzeba kupować kopert, znaczków ani spędzać wielu godzin na poprawnym adresowaniu listów. Wskazuje się, że przejście na elektroniczne fakturowanie pozwala zaoszczędzić nawet 80 proc. wcześniejszych wydatków! Przekładając to na realia polskiego przedsiębiorstwa wystawiającego miesięcznie 1000 faktur, wykorzystanie e-faktur przyczyni się do pozostania w kasie dodatkowych 2 tys. PLN.

  2. E-faktury powodują również skrócenie czasu oczekiwania na zapłatę kwoty wynikającej z takiego dokumentu sprzedażowego. Zostaje ona bowiem dostarczona do nabywcy tuż po wystawieniu. To sprawia, iż bardziej prawdopodobne staje się wcześniejsze uregulowanie należności przez kontrahenta, a tym samym poprawia się płynność finansowa przedsiębiorstwa.

  3. Stosowanie elektronicznych faktur pomaga w kształtowaniu wizerunku przedsiębiorstwa - jest ono postrzegane jako bardziej ekologiczne oraz stosujące nowoczesne rozwiązania. Ponadto klienci mogą docenić fakt, iż w ekspresowym tempie mogą otrzymać dokument potwierdzający zakup danych towarów bądź usług - dzięki temu mają pewność, iż otrzymają fakturę na czas i będą mieli szansę wywiązać się ze swoich zobowiązań w terminie.

  4. Kolejną zaletą e-faktur jest duża łatwość w ich archiwizowaniu. Przede wszystkim  są one zawsze pod ręką - na mailu lub zapisane na dysku. Dzięki temu zawsze można do nich wrócić, bez obaw, że któryś z dokumentów zostanie zagubiony.