Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki poniesione w sobotę - czy stanowią koszt uzyskania przychodu?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą ponoszą różnego rodzaju koszty. Niektóre z nich są jednak nieuznawane przez ustawodawcę jako koszty podatkowe. Czy wydatki poniesione w sobotę można uznać za koszty uzyskania przychodu? Czy organy podatkowe mogą podważyć koszty firmowe z powodu poniesienia ich w dniach, gdy firma jest zamknięta? Poniższy artykuł odpowiada na te pytania.

Koszty uzyskania przychodu - definicja

Koszty uzyskania przychodu definiuje art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Uznaje ona, że kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów. Szerszą definicję przedstawia np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (sygn.1061-IPTPB1.4511.345.2016.2.KU):

(…) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Zatem, kosztem uzyskania przychodów są wszystkie wydatki, w tym wydatki poniesione w sobotę, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże ciężar wykazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki, w tym także wydatki poniesione w sobotę, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła.

Podstawowe dwa kryteria określające koszt firmowy to zatem:

  • warunek „celowości” i związku z działalnością (celem kosztu musi być osiągnięcie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów)

  • koszt nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT.

Wydatki, które mogą być kosztem firmowym, nie są dokładnie wymienione przez przepisy podatkowe, jednak został określony katalog wydatków, które kategorycznie nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. 

Uwaga!

Wydatki, w tym także wydatki poniesione w sobotę, które spełniają definicję kosztu uzyskania przychodu, aby mogły zostać zaksięgowane w kosztach firmowych, powinny być dodatkowo odpowiednio udokumentowane - określonym dowodem księgowym.

Prawidłowe klasyfikowanie kosztów uzyskania przychodów leży w gestii przedsiębiorcy, to on w razie kontroli podatkowej musi bowiem racjonalnie udowodnić celowość danego wydatku oraz jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Koszty nieuznawane za koszty uzyskania przychodu

Koszty, które nie są uznawane za koszty uzyskania przychodu są to koszty firmowe, które nie zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania bądź zabezpieczenia jego źródła, a także wszystkie wydatki, które wymienia art. 23 ustawy o PIT.

Zakwestionowanie wydatku jako kosztu podatkowego będzie miało zapewne miejsce wówczas, gdy przedsiębiorca zaliczy do kosztów wydatki, w tym wydatki poniesione w sobotę, których celowości nie można uzasadnić w sposób racjonalny.

Kosztami podatkowymi nie będą także “wydatki pozorne”, czyli koszty firmowe, którym organ podatkowy udowodni brak wpływu na osiągane przez działalność gospodarczą przychody np. wydatki o charakterze osobistym, w tym także wydatki poniesione w sobotę. Przykładowymi wydatkami o charakterze osobistym są wydatki na posiłki w restauracjach, odzież wizytowa typu garsonki, garnitury, a także badania kontrolne. Przedsiębiorcy często przypisują sobie takie same prawa, jak mają pracownicy na podstawie umowy o pracę. Ustawodawca jednakże przypisuje inne prawa i obowiązki właścicielom jednostek gospodarczych i pracownikom.

W przypadku gdy podatnik nie jest pewny klasyfikacji wydatku, może zwrócić się do organów podatkowych o interpretację indywidualną. Wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej może złożyć każdy zainteresowany na formularzu ORD-IN, ORD-IN/A lub ORD-WS, ODR-WS/A, ORD-WS/B.

Przedsiębiorca, księgując wydatek w koszty firmy, musi mieć więc racjonalne uzasadnienie poniesionego kosztu. W innym wypadku organ podatkowy może podważyć poniesiony koszt i nakazać usunięcie go z ewidencji. Powstałe różnice w wyliczeniach należałoby wpłacić na właściwe konto US wraz z ewentualnymi odsetkami (jeżeli ich wysokość nie przekracza 8,70 zł, to nie trzeba ich wpłacać).

Wydatki poniesione w sobotę a koszty uzyskania przychodu

Ustawodawca określił dokładną definicję kosztu uzyskania przychodu oraz katalog wydatków, które definitywnie nie mogą być kosztem podatkowym. Pośród wytycznych nie znajduje się zapis kwestionujący jakikolwiek dzień tygodnia, w którym poniesiony koszt nie mógłby zostać kosztem podatkowym. Tak więc wydatki poniesione w sobotę, o ile spełniają wymogi zakwalifikowania jako koszt podatkowy, mogą być wydatkami firmowymi uznawanymi przez organy skarbowe.

Księgowanie kosztów - zasady

Co do zasady datą poniesienia kosztu jest data wystawienia faktury. Jednakże w ustawie zostały wymienione przypadki wydatków, które mogą być zaliczone jako koszt podatkowy dopiero w momencie opłaty. Między innymi są to:

  • odsetki od zobowiązań

  • wynagrodzenia (umowy bezosobowe, w przypadku umów o pracę, jeżeli wynagrodzenie nie zostanie wypłacone w terminie, do kosztów podatkowych należy je zaliczyć dopiero z chwilą faktycznej zapłaty)

  • składki ZUS

  • odpisy na ZFŚS.

Metody rozliczania kosztów

Moment ujęcia wydatku jako koszt podatkowy jest także zależny od metody rozliczania kosztów, którą wybrał przedsiębiorca. Przepisy umożliwiają przedsiębiorcy wybranie jednej z dwóch metod:

  • Metoda kasowa (uproszczona) - stosując tę metodę, wydatki w tym także wydatki poniesione w sobotę, zaliczymy do kosztów podatkowych w dacie ich poniesienia (data wystawienia faktury bądź innego dowodu księgowego, na którego podstawie wydatek może zostać ujęty w kosztach), niezależnie od tego, jakiego okresu koszty dotyczą,

  • Metoda memoriałowa - istotą tej metody jest przyporządkowanie kosztów do roku podatkowego, którego wydatki dotyczą. Poniesione wydatki uznamy za koszt uzyskania przychodu tego roku, w którym uzyskaliśmy przychód związany z poniesionym wydatkiem.

Ważne!

Wybranej metody rozliczania kosztów nie trzeba zgłaszać organom podatkowym. Podatnik ma obowiązek stosować ją konsekwentnie przez cały rok podatkowy.