Poradnik Przedsiębiorcy

Delegacje krajowe i zagraniczne pracowników

Koszty transportu a delegacje krajowe

To pracodawca określa środek transportu, jakim pracownik będzie poruszać się podczas podróży służbowej – pociągiem (I lub II klasa), samochodem, statkiem, autobusem lub samolotem (I lub II klasa). Jeśli pracownik bez żadnego uzasadnienia zmieni środek transportu, pracodawca ma prawo nie zwrócić mu kosztów przejazdu.

Zwrot wydatków na dojazd odbywa się na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków, faktur itp. W przypadku braku tych dokumentów pracownik może otrzymać tzw. ryczałt za dojazd (przejazdy autobusem, tramwajem, taksówką) – 20% diety, czyli 6 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. Ryczałt nie przysługuje, jeśli pracownik nie poniósł żadnych kosztów dojazdu.

Pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu należącym do pracownika. Wówczas należności oblicza się według przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W takim przypadku stawkę kwotową ustala się za 1 kilometr przebiegu:

  • samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł oraz ponad 900 cm3 – 0,8358 zł;

  • motocykl – 0,2302 zł;

  • motorower – 0,1382 zł.

Należności za inne wydatki w delegacji krajowej

Do pozostałych należności, o których zwrot może ubiegać się pracownik należą koszty: parkingu, bilet wstępu na targi, przejazdy autostradą itp. Pracownik powinien uwzględnić je w rozliczeniu podróży służbowej i właściwie udokumentować, podpinając pod rozliczenie faktury.

Delegacja krajowa a zaliczka

Pracownik może otrzymać od pracodawcy zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej. Pracownik w ciągu 14 dni od powrotu jest zobowiązany rozliczyć się z zaliczki, czyli musi przedstawić szczegółowe zestawienie wydatków.

Zwrot kosztów a przychód pracownika

Dla pracowników odbywających podróż służbową zwrot kosztów z tytułu tej podróży stanowi przychód ze stosunku pracy, który nie jest opodatkowany, bo należności za podróż służbową nie mają charakteru przysporzenia majątkowego.

Krajowa podróż służbowa a koszty podatkowe

Koszty podatkowe dla pracodawców stanowią wszystkie należności wypłacone pracownikowi w ramach podróży służbowej. Wyjątkiem jest wydatek poniesiony w związku z podróżą prywatnym samochodem pracownika, jeśli przekroczy on limity określone dla danej pojemności i rodzaju pojazdu. Natomiast jeśli nie przekroczy, pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, aby zaliczyć ten wydatek do kosztów podatkowych pracodawcy.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą, mogą zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową do kosztów podatkowych (oczywiście po przedłożeniu odpowiednich dokumentów), ale ich poniesienie musi mieć wpływ na uzyskanie przychodu i nie mogą być wyszczególnione w katalogu niebędących kosztami.

Delegacje zagraniczne

Dieta w podróży zagranicznej

Wysokość diet zagranicznych określa Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. Ich wysokość oczywiście różni się w zależności od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa. Za każdą dobę zagranicznej podróży służbowej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę podróży:

  • do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety zagranicznej,

  • ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety zagranicznej,

  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Gdy pracodawca zapewni pracownikowi całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacane jest w cenie karty okrętowej pracownikowi przysługuje 25% diety. Natomiast, gdy pracodawca zapewnia częściowe wyżywienie:

  • śniadanie – 15% diety,

  • obiad – 30% diety,

  • kolacja - 30% diety.

Noclegi w podróży zagranicznej

Zwrot kosztów następuje na podstawie przedłożonych przez pracownika faktur i rachunków. Gdy pracownik nie dostarczy rachunków hotelowych, wówczas przysługuje mu jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg. Co ważne, limit ten zależny jest od kraju, do którego pracownik został wysłany.

Dojazdy w zagranicznej podróży służbowej

Dojazdy w zagranicznej podróży służbowej rozlicza się identycznie jak w przypadku podróży służbowych krajowych. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca i do dworca (lotniska, portu) w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą lub w miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej – 10% diety za każdą rozpoczętą dobę tej podróży (nie dotyczy pracowników, którzy odbywają podróż samochodem).

Należności za inne wydatki w zagranicznej podróży służbowej

Pracownik może liczyć na zwrot kosztów związanych z przewozem samolotem bagażu osobistego do 30 kg, ale tylko, gdy podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Możliwy jest również zwrot kosztów związanych z udokumentowanym leczeniem i z zakupionymi, niezbędnymi lekami (nie dotyczy chirurgii plastycznej, nabycia protez ortopedycznych i dentystycznych oraz zakupu okularów). W razie zgonu pracownika pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Zaliczki wypłacane na poczet zagranicznych podróży służbowych

Zaliczki dla pracowników odbywających delegacje zagraniczne wypłacane są najczęściej w walucie docelowego kraju podróży. Za zgodą pracownika jej równowartość może być wypłacona również w walucie polskiej.

Rozliczenie następuje w złotych, natomiast wydatki podane w walutach obcych przelicza się według kursu średniego NBP z dnia wypłaty zaliczki na złote. Ewentualny zwrot zaliczki przelicza się nie później niż 14 dni od powrotu pracownika po kursie, jaki obowiązywał w dniu jej wydania.

Możesz ocenić ten artykuł