Poradnik Przedsiębiorcy

Dwie faktury do jednego paragonu - najważniejsze informacje

Co do zasady przedsiębiorcy w celu udokumentowania świadczonych usług czy dostaw towaru zobowiązani do wystawienia paragonu dla osób fizycznych, a dla firm - faktury. Niekiedy zdarza się, że podatnicy po pewnym czasie od otrzymania paragonu zwracają się żądaniem wystawienia faktury. Sytuacja komplikuje się, gdy są wymagane dwie faktury do jednego paragonu.

Paragon - kiedy wystawić?

Przez paragon fiskalny rozumie się wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży.

Podatnicy prowadzący ewidencję z zastosowaniem kas rejestrujących są zobowiązani do wykonywania czynności określonych przepisami, a więc m.in. do dokonywania wydruku paragonu fiskalnego z każdej sprzedaży lub wystawiania faktury VAT oraz do wydawania jej wydrukowanego oryginału nabywcy.

Faktura

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę należy rozumieć każdy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W art. 106e zostały określone elementy, które powinna posiadać faktura. Wystawia się ją w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Co do zasady nie obowiązuje podział na oryginał i kopię faktury.

Termin wystawienia faktury

Zgodnie z art. 106i ust. 1 i ust. 7 pkt 1 ustawy, zgodnie z którym fakturę wystawia się:

  • nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, chyba że zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy, w przypadku towarów i usług rozliczanych według zasad określonych w art. 19a ust. 3 i 4 ustawy,

  • nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Faktura może dokumentować „zbiorczo” kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, jeżeli zostanie wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wydano towar lub wykonano usługę.

Faktura na żądanie nabywcy

Natomiast termin, w którym należy wystawić fakturę na żądanie nabywcy, określa art. 106i ust. 6 ustawy. Jest on uzależniony od momentu, w którym żądanie to zgłosił nabywca towaru lub usługi. Jeżeli podatnik nie miał obowiązku wystawienia faktury, a następnie nabywca towaru lub usługi zwrócił się do niego z takim żądaniem, to faktura powinna zostać wystawiona:

  • do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi bądź otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży – w przypadku gdy żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w tym samym miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub wpłata zaliczki,

  • w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania – w przypadku gdy nabywca zażądał wystawienia faktury po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub wpłata zaliczki.

Dołączenie paragonu do wystawionej faktury

Zgodnie z art. 106h ustawy o VAT gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej w kasie, do jej egzemplarza pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. W naszej opinii, w sytuacji gdy będzie możliwość przyporządkowania do faktury paragonu fiskalnego, wymóg dołączenia paragonu do faktury będzie spełniony. Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe, czego przykładem jest Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, interpretacja z 4 marca 2014 r., sygn. IPPP2/443-1355/13-2/RR, w której możemy przeczytać:

„(…) analizowanej sprawie nie ma przeszkód prawnych do wystawienia dwóch lub więcej faktur potwierdzających sprzedaż różnych towarów udokumentowanych jednym paragonem fiskalnym. Jak wynika z wniosku obrót wynikający z danej sprzedaży oraz podatek należny z niej wynikający został przez Wnioskodawcę zaewidencjonowany na kasie fiskalnej w odpowiednim terminie i w prawidłowej wysokości. W sytuacji, gdy klient nabywający różne towary, których sprzedaż została zaewidencjonowana na jednym paragonie, chce otrzymać więcej faktur i na fakturach tych nie zostaną ujęte te same towary, nie ma przeszkód aby Strona wystawiła dwie lub więcej faktur. Natomiast dla celów dowodowych Wnioskodawca na wystawionych fakturach VAT powinien umieszczać adnotację zawierającą numer paragonu fiskalnego, do którego została wystawiona faktura bądź faktury (…)”.

Podobne stanowisko zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 stycznia 2010 r., sygn. ITPP1/443-1067/09/BK:

„(…) Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca świadczy usługi noclegowe, które są ewidencjonowane za pomocą kasy rejestrującej. Cena za nocleg w pokoju 2 - osobowym wynosi 100 zł. Klient wynajmuje pokój i dokonuje zapłaty. Recepcjonista-kasjer rejestruje na kasie fiskalnej sprzedaż na kwotę 100 zł i wystawia na tę kwotę paragon fiskalny. Po dokonaniu zapłaty klient informuje kasjera, że życzy sobie wystawienia dwóch faktur do jednego paragonu dla dwóch osób.

Mając na uwadze powyższe przepisy oraz okoliczności przedstawione we wniosku, stwierdzić należy, iż w tym konkretnym przypadku nie ma przeszkód prawnych do wystawienia dwóch faktur dokumentujących powyższą transakcję, bowiem obrót i podatek należny został na kasie zaewidencjonowany w prawidłowej wysokości. Przy czym dla celów dowodowych na wystawionych fakturach VAT należałoby umieszczać adnotację zawierającą numer paragonu (…)”.

Przykład 1.

Pracownik, będący wspólnikiem spółki i prowadzący własną działalność dokonywał zakupów w hurtowni dla dwóch firm. Po tygodniu zwrócił się o wystawienie dwóch faktur. Nie ma przeszkód, aby wystawić dwie faktury do jednego paragonu.