Poradnik Przedsiębiorcy

Działalność w miejscu zamieszkania a koszty użytkowania samochodu

Wielu przedsiębiorców decyduje się, aby prowadzić działalność w miejscu zamieszkania, we własnym mieszkaniu lub domu. Niekiedy jest to podyktowane chęcią zaoszczędzenia na najmie lokalu użytkowego lub też specyfiką prowadzonej działalności. Fakt ten nie oznacza jednak, że podatnik nie może użytkować w firmie samochodu. Nie jest to zabronione, przy czym należy pamiętać, że prowadzenie firmy w miejscu zamieszkania może mieć wpływ na rozliczenie podatkowe kosztów związanych z jego eksploatacją. Jaki? Wyjaśniamy poniżej.

Działalność w miejscu zamieszkania - samochód jako środek trwały

W sytuacji, gdy samochód stanowi środek trwały firmy, czyli jest kompletny i zdatny do użytku, stanowi własność lub współwłasność podatnika oraz dodatkowo przewidywany okres użytkowania samochodu w firmie jest dłuższy niż 1 rok - należy poddać go amortyzacji w czasie.

Koszty użytkowania samochodu a działalność w miejscu zamieszkania

Do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć te wydatki związane z pojazdem, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątek stanowią wydatki wymienione przez ustawodawcę w art. 23 ustawy o PIT.

Do wydatków będących kosztami podatkowymi z pewnością można zaliczyć zakup paliwa, części czy chociażby koszty związane z naprawami. A jak wygląda rozliczenie opłaty za najem miejsca parkingowego, ulokowanego w pobliżu miejsca zamieszkania? Otóż fakt prowadzenia firmy w mieszkaniu nie wyklucza możliwości użytkowania samochodu do celów służbowych. Mimo faktu, że miejsce to znajduje się w pobliżu miejsca prowadzenia działalności, nawet gdy jest to mieszkanie lub dom podatnika.

Ważne!

Opłaty za wynajem miejsca parkingowego, odpisy amortyzacyjne oraz koszty z tytułu używania samochodu stanowiącego środek trwały w firmie mogą być zaliczane do kosztów podatkowych.

Ewidencja kosztów eksploatacyjnych samochodu

Księgowanie wydatków eksploatacyjnych jest poniekąd uzależnione od sposobu użytkowania samochodu oraz jego parametrów. W przypadku samochodów osobowych podatnik ma prawo do pełnego odliczenia VAT pod warunkiem, że pojazd będzie użytkowany tylko do celów firmowych oraz:

  • zgłosił pojazd w US na druku VAT-26,

  • prowadzi kilometrówkę dla celów VAT,

  • wprowadził regulamin użytkowania pojazdu w firmie.

Co ważne, kilometrówka w jasny sposób powinna wykazywać, że podatnik użytkuje samochód tylko i wyłącznie do celów służbowych.

Natomiast gdy samochód osobowy użytkowany jest w sposób mieszany lub podatnik chce zrezygnować z uciążliwych obowiązków, prawo do odliczenia VAT od zakupu pojazdu i wydatków eksploatacyjnych jest ograniczone do 50%. Przy czym, w przypadku częściowego odliczenia VATu od paliwa, będzie to możliwe dopiero od 1 lipca 2015 r. Do tego momentu podatnik, użytkujący pojazd w celach mieszanych, nie może dokonać takiego odliczenia.

Przykład 1.

Czynny podatnik VAT prowadzi działalność gospodarczą w miejscu zamieszkania. W ewidencji środków trwałych ujęty został samochód osobowy, który zgłosił  w US na druku VAT-26 (w terminie). Ponad to prowadzona jest kilometrówka dla celów VAT oraz wprowadzono regulamin użytkowania samochodu w firmie. Jak zaksięgować w KPiR fakturę za zakup paliwa z dnia 8 stycznia 2015 r. na kwotę netto: 250 zł (VAT: 57,50 zł), oraz fakturę za naprawę samochodu z dnia 15 stycznia 2015 r. na kwotę netto : 400 zł (VAT 92,00 zł)?

Podatnik spełnił warunki dające mu prawo do pełnego odliczenia VAT od wydatków eksploatacyjnych, w związku z czym obie faktury - za paliwo oraz naprawę - należy zaksięgować w kwocie netto (z faktury) w kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki oraz rejestrze zakupu VAT wg odpowiedniej stawce podatku.

Przykład 2.

Czynny podatnik VAT prowadzi działalność gospodarczą w miejscu zamieszkania. W ewidencji środków trwałych ujęty został samochód osobowy, który nie został zgłoszony w US na druku VAT-26.Jak zaksięgować w KPiR fakturę za zakup paliwa z dnia 8 stycznia 2015 r. na kwotę netto: 250 zł (VAT: 57,50 zł), oraz fakturę za naprawę samochodu z dnia 15 stycznia 2015 r. na kwotę netto : 400 zł (VAT 92,00 zł)?

W tym przypadku podatnik ma prawo do częściowego odliczenia VAT od wydatków eksploatacyjnych - wyjątek stanowi paliwo. W takiej sytuacji fakturę za naprawę należy ująć w kol. 13 KPiR w kwocie netto powiększonej o wartość nieodliczonego VAT, czyli 446 zł (400 zł + 46 zł). Natomiast VAT podlegający odliczeniu - 46 zł należy wykazać w rejestrze zakupu VAT. Natomiast fakturę za paliwo należy zaksięgować w kwocie brutto w kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki. Faktura ta nie jest wykazywana w rejestrze zakupu VAT, bowiem podatnik nie prawa do odliczenia.

Ważne!

W przypadku, gdy podatnik użytkuje w firmie samochód osobowy, który nie stanowi w środka trwałego, wydatki związane z jego eksploatacją należy rozliczać w ramach kilometrówki, prowadzonej dla celów podatku dochodowego.

Prowadzenie działalności w miejscu zamieszkania powoduje u podatników wiele wątpliwości, co do prawidłowości rozliczania kosztów podatkowych. Wśród najbardziej intrygujących można wskazać koszty użytkowania samochodu. Przy czym w tej kwestii najistotniejsza jest zasadność poniesionych wydatków, czyli ich bezwzględny związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, o czym przedsiębiorcy często zapominają.