E-faktura a KSeF - przyszłość fakturowania

W dzisiejszym cyfrowym świecie coraz więcej firm i przedsiębiorców zaczyna korzystać z e-faktur jako nowoczesnej formy wystawiania i przesyłania faktur. E-faktury, czyli elektroniczne faktury, mają wiele zalet, takich jak wygoda, oszczędność czasu i pieniędzy oraz zwiększenie efektywności pracy. W artykule przedstawimy, dlaczego zagadnienie jakim jest e-faktura a KSeF jest bardzo ważne dla przedsiębiorców.

E-faktura a KSeF - podstawowe informacje

Pojęcie e-faktury w Polsce funkcjonuje od mniej więcej 2018 roku, gdy weszły w użytek elektroniczne rejestry VAT. Stała się ona popularna ze względów ekologicznych jak również w związku z oszczędnością czasu oraz możliwością automatyzowania procesów. E-faktury można łatwo zintegrować z systemami księgowymi i programami do zarządzania firmą, co umożliwia automatyzację procesów księgowych. To z kolei prowadzi do większej efektywności pracy i ograniczenia ryzyka błędów. W związku z wprowadzeniem Krajowego systemu e-Faktur (dalej KSeF) obowiązkowema się stać efakturowanie dla podatników, tylko w określonych sytuacjach będzie można skorzystać z fakturowania papierowego bądź faktur elektronicznych.

Co powinna zawierać e-faktura a KSeF?

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W związku z tym tak samo, jak faktura papierowa, e-faktura powinna zawierać m.in. następujące elementy:

• datę wystawienia,

• kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,

• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

• kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

• stawkę podatku,

• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

• kwotę należności ogółem.

Ponadto e-faktura może być wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Aby e-faktura została uznana za fakturę przyjmowaną przez KSeF powinna dodatkowo zawierać numer identyfikujący taką fakturę w systemie KSeF. Numer ten nakładany jest na fakturę w momencie jej wystawienia w KSeF. Może być ona wystawiona w innym systemie księgowym a przesłana następnie do KSeF w celu nadania numeru.  Nie trzeba bezpośrednio korzystać z aplikacji KSeF'u.

E-faktura a KSeF - jaki należy przyjąć jej format? PDF, XML czy wystarczy skan?

Faktury sprzedaży należy wystawiać przynajmniej w dwóch egzemplarzach - jeden otrzymuje nabywca, a drugi zostaje w dokumentacji księgowej sprzedawcy. A jak wynika z art. 106g ust. 3 ustawy o VAT w przypadku e-faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

• podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,

• nabywca wystawiający faktury w imieniu i na rzecz podatnika przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,

• nabywca wystawiający notę korygującą przesyła ją lub udostępnia wystawcy faktury,

• podmiot, o którym mowa w art. 106c (organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi), przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W przypadku przesyłania e-faktur nie ma wymogu stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Natomiast podatnik wystawiający e-faktury ma obowiązek zapewnienia autentyczności jej pochodzenia, integralności treści (oznacza to, że nie zmieniono w niej danych, które powinna zawierać) oraz czytelności faktury. Co ważne, e-faktura powinna zawierać niezbędne, określone w ustawie elementy.

Przepisy nie narzucają podatnikowi formatu wystawianej faktury. Wybór formatu faktury zależy od podatnika. Może to być na przykład e-faktura w formacie PDF wysłana w wiadomości e-mail jako załącznik lub faks otrzymany w formacie elektronicznym. Spotyka się także faktury wystawione w programie pakietu Office (np. Excel lub Word) oraz w formie komunikatu XML.

Co ciekawe za e-fakturę można uznać także fakturę przesłaną w formie PDF za pomocą aplikacji mobilnych. Takie stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19. czerwca 2018r., o sygn. 0115-KDIT1-3.4012.227.2018.2.APR, w której przeczytać można:

“W omawianej sytuacji nabywca, akceptując regulamin aplikacji mobilnej wyraża zgodę na zawarte w tym regulaminie żądanie otrzymywania faktur dokumentujących transakcje sprzedaży na stacji paliw Wnioskodawcy, w formie pliku PDF przesyłanego na podany przy rejestracji adres e-mail nabywcy. Tym samym w momencie dokonania przez nabywcę zakupu na stacji Wnioskodawcy, Spółka w imieniu Wnioskodawcy wyda (przydzieli) fakturę nabywcy na wskazany adres e-mail, za pośrednictwem infrastruktury Spółki związanej z aplikacją mobilną pobraną przez nabywcę. W konsekwencji należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że planowane przez Spółkę wysyłanie faktur elektronicznych w formacie pliku PDF z wykorzystaniem i za pośrednictwem infrastruktury Spółki związanej z aplikacją mobilną, na adres e-mailowy wskazany przez nabywcę podczas akceptacji regulaminu aplikacji mobilnej, w którym wyraził żądanie otrzymywania faktur w formie elektronicznej, będzie spełniało przesłanki do uznania, że nastąpi wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy.”

Zaakceptowana przez nabywcę e-faktura a KSeF 

Posługiwanie się e-fakturami wymaga zgody odbiorcy faktury na tę formę przekazania dokumentu. Natomiast na mocy art. 106n ust. 2 ustawy o VAT w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Jednocześnie przepisy ustawy nie wskazują, w jakiej formie ma być dokonana akceptacja e-faktury przez odbiorcę. W związku z tym taka akceptacja może być w formie pisemnej, a także elektronicznej. Można również domniemać, że kontrahent wyraził zgodę, dopóki nie wyrazi sprzeciwu otrzymywania e-faktur. Tym samym jeśli nabywca opłaci należność wynikającą z e-faktury, jest to równoznaczne z jej akceptacją.

W przypadku e-Faktury wystawianej w KSeF również aktualnie potrzebna jest zgodna nabywcy aby mu przez KSeF ją przekazać. Natomiast od 1 lipca 2024 roku gdy KSeF będzie obowiązkowy dla czynnych podatników VAT nie będzie konieczności otrzymywania między nimi zgody na otrzymywanie eFaktur w KSeF. Obowiązek ten będzie dotyczył wyłącznie względem podatników VAT zwolnionych, lecz do terminu 1 stycznia 2025 roku gdy już w tym momencie nievatowcy wejdą w konieczność korzystania z KSeF. Co ważne nawet jak nie zostanie uzyskana zgoda na przesłanie faktury w KSeF to można ją w dalszym ciągu wystawić w KSeF natomiast nabywcy należy ją przekazać w inny sposób np. w formie papierowej bądź elektronicznej (jeśli się na nią zgodzi tutaj też jak już zostało opisane konieczna jest zgoda).

Jak przechowywana jest e-faktura a KSeF

Podatnicy są obowiązani do przechowywania wszystkich dokumentów księgowych, w szczególności faktur oraz e-faktur do chwili zakończenia ustawowego czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin upływa po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przechowywać należy zarówno wystawione, jak i otrzymane faktury, faktury korygujące oraz ich duplikaty. Trzeba zachować podział na okresy rozliczeniowe, a także zapewnić:

• ich łatwe odszukanie,

• autentyczność pochodzenia,

• integralność treści,

• czytelność,

- od momentu wystawienia lub otrzymania e-faktur do czasu upływu zobowiązania podatkowego.

Przedsiębiorca posiadający siedzibę firmy na terytorium kraju musi przechowywać faktury w Polsce. Jest jednak wyjątek - podatnik może przechowywać faktury w formie elektronicznej poza granicami kraju. Ale musi w razie kontroli skarbowej umożliwić łatwy dostęp on-line do faktur za pomocą środków elektronicznych.

E-faktury można przechowywać np. na płytach CD lub dyskach twardych. Konieczne jest również systematyczne tworzenie ich kopii zapasowych. A w czasie ich przetrzymywania nie można dokonywać żadnych zmian.

Od 2022 roku wprowadzono możliwość przechowywania faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT. Według tego przepisu, "faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione". Zgodnie z powyższym przepisem, korzystając z KSeF, dokumenty sprzedażowe mogą być przechowywane przez okres 10 lat. Jednakże, ust. 2 tego przepisu stanowi, że po upływie tego okresu, czyli po 10 latach, podatnik ma możliwość przechowywania faktur ustrukturyzowanych poza KSeF.

Przykład.

Jeśli przedsiębiorca wystawił faktury sprzedażowe za pomocą KSeF w maju 2022 roku, to do kiedy będą one przechowywane w KSeF?

Faktury te będą przechowywane będą za pośrednictwem KSeF przez okres 10 lat, czyli do 2032 roku. Jednakże, w 2026 roku nastąpi przedawnienie zobowiązania podatkowego, co oznacza, że mimo przechowywania dokumentacji do 2032 roku, to faktury te stracą "ważność dowodową" w 2026 roku.

Korzystając z KSeF, organ podatkowy zapewnia natychmiastowy dostęp do faktur wystawionych za jego pośrednictwem w ciągu 10 lat. Dlatego też, wymóg dostarczania tych dokumentów przez podatników staje się nieuzasadniony. Funkcja ta umożliwia kontrolę dokumentów podatkowych i jednocześnie odciąża podatników z bieżących obowiązków dotyczących faktur na żądanie organów podatkowych, na przykład w trakcie prowadzenia postępowań wyjaśniających. Jeśli ustawowy okres przechowywania faktur w KSeF jest niewystarczający, podatnik może przechowywać faktury ustrukturyzowane poza KSeF do momentu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego.

E-faktura a KSeF w systemie wFirma.pl

Wystawianie faktury w systemie wFirma.pl jest niezwykle proste i intuicyjne dla przedsiębiorcy. Aby skorzystać z integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), wystarczy przejść do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY i wybrać opcję WŁĄCZ INTEGRACJE.. Tam można włączyć integrację, co umożliwi wystawianie faktur w formacie ustrukturyzowanym zgodnym z wymaganiami KSeF.

Aby wystawić fakturę w systemie wFirma.pl, należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. W tym miejscu można uzupełnić wszystkie wymagane dane, takie jak dane kontrahenta, szczegóły faktury, opis towarów lub usług oraz kwoty. Po uzupełnieniu danych, wystarczy wybrać opcję "Zapisz i wyślij do KSeF", aby faktura została automatycznie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i zachowana zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Po pomyślnym wysłaniu faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i jej przetworzeniu, faktura zostanie uznana za wystawioną, a w systemie nadany zostanie numer KSeF. Dodatkowo, faktura będzie dostępna w KSeF po stronie nabywcy. Nabywca będzie miał możliwość pobrania faktury z KSeF i zaimportowania jej do swojego systemu księgowego.