Każda współczesna firma realizuje szereg procesów i działań biznesowych. Stopień efektywności realizacji tych zadań ma decydujący wpływ na jakość współpracy i poprawność relacji z kontrahentami. Dlatego tak ważne jest, aby organizacje, chcące osiągnąć przewagę konkurencyjną, nieustannie dążyły do optymalizacji swoich procesów. W tym celu wiele przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, który ma szansę znacznie przyspieszyć procesy zachodzące w firmie. Żeby jednak wdrożenie EOD było efektywne, należy wybrać rozwiązanie dostosowane do potrzeb firmy i przeprowadzić wdrożenie całego systemu w sposób właściwy.
Elektroniczny obieg dokumentów standardem w prowadzeniu współczesnej firmy
Dokumentacja w formie papierowej odgrywa kluczową rolę w procesach biznesowych w wymiarze formalnym. Jej obecność w firmach najczęściej jest wynikiem regulacji prawnych, wymuszających na danej organizacji obowiązek dokumentowania przedsięwzięć lub decyzji. W wielu przypadkach jednak mamy do czynienia z anachroniczną strukturą przedsiębiorstwa, w którym z bliżej nieokreślonych przyczyn doszło do zamknięcia na nowe możliwości lub główną barierą stała się nieznajomość nowoczesnych rozwiązań informatycznych.
Obecnie, gdy większość rozwijających się firm zmaga się z wciąż rosnącą liczbą faktur, pism, paragonów czy wniosków, tradycyjny model zarządzania obiegiem dokumentów jest po prostu mało wydajny, angażując jednocześnie ogromne nakłady czasu.
Aby przedsiębiorstwo mogło się rozwijać, naturalnym krokiem w takiej sytuacji jest wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Zorganizowany i nowoczesny workflow w firmie to przede wszystkim oszczędność czasu oraz możliwość zminimalizowania do zera ryzyka zagubienia czy przegapienia kluczowych dla organizacji dokumentów, certyfikatów, rachunków czy paragonów.
Problemy przedsiębiorstw, które skłaniają firmy do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów
Niewydolny przepływ dokumentów w firmie może powodować w dłuższej perspektywie chaos organizacyjny oraz negatywnie wpływać na realizowane przez pracowników zadania.
Najczęstsze problemy firm, które nie wdrożyły Elektronicznego Obiegu Dokumentów, to:
rosnące koszty fizycznej archiwizacji i przechowywania dokumentacji,
czasochłonne wyszukiwanie i odzyskiwanie dokumentów,
długi czas odpowiedzi na żądania skierowane od/do klientów,
opóźnienia w prowadzeniu podstawowych procesów biznesowych,
brak płynnej wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi działami i grupami pracowniczymi,
zagrożone bezpieczeństwo informacji,
mnożące się błędy podczas ręcznego wprowadzania i przetwarzania danych
Każda organizacja chcąca liczyć się na rynku powinna zbudować swój własny system zarządzania obiegiem dokumentów, który będzie precyzyjnie dopasowany do jej indywidualnych potrzeb, nie oznacza to jednak, że musi decydować się na projektowanie dedykowanego rozwiązania.
Najbardziej konkurencyjną i nowoczesną opcją jest obecnie Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD). Ułatwia on realizację wielu procedur takich, jak np. weryfikacja, segregacja czy zatwierdzanie dokumentacji. Jednak korzyści płynących z wdrożenia EOD w firmie jest o wiele więcej, najważniejsze z nich to:
skrócenie czasu procesowania dokumentów,
wzrost poziomu jakości obsługi klientów,
możliwość zapłacenia nawet kilkudziesięciu faktur kilkoma kliknięciami,
wyeliminowanie ryzyka utraty lub zniszczenia dokumentów w wersji papierowej,
uwolnienie organizacji od dużych ilości papierowych dokumentów,
prosty i szybki sposób znajdowania faktur w elektronicznym archiwum,
możliwość łatwego śledzenia etapów obiegu konkretnego dokumentu,
opcja szybkiego tworzenia szczegółowych raportów z przetworzonych dokumentów,
wyeliminowanie błędów oraz większa spójność informacji,
transparentność dużej ilości przetworzonych danych w czasie rzeczywistym 24h na dobę,
ułatwienie dla pracowników w zachowaniu ustalonych procedur działania,
większe bezpieczeństwo danych oraz ochrona przed ich utratą,
lepsza kontrola i wydajność pracy,
zoptymalizowanie wszystkich procedur,
znaczne obniżenie kosztów oraz oszczędność czasu,
łatwiejsze skalowanie biznesu.
6 etapów udanego wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów
Analiza potrzeb i celów wdrożenia
Pierwszy etap wdrożenia to zebranie wszystkich informacji dotyczących problemów, które mają zostać finalnie zaadresowane przez Elektroniczny Obieg Dokumentów. Podczas analizy sprawdzany jest dotychczasowy przebieg konkretnych procesów obiegu dokumentacji. Brane są pod uwagę również oczekiwania organizacji względem nowego modelu pracy (jakie informacje są dla firmy istotne, jakie raporty są niezbędne, jak przebiega akceptacja dokumentów w organizacji itp.). Na bazie zebranych informacji dobierane są poszczególne moduły systemu lub tworzone są funkcjonalności precyzyjnie dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy.
Analiza dostępnych na rynku rozwiązań
Oferowane na rynku rozwiązania mają bardzo zbliżone możliwości, warto więc przyjrzeć się ich wyróżnikom. W dobie zmieniających się warunków rynkowych i trendów istotnym dla firm czynnikiem powinna być elastyczność systemu, co w praktyce oznacza możliwość jego rozbudowy i wdrażania zmian w już działających aplikacjach. Warto również postawić na takie rozwiązanie, które umożliwia sprawną integrację oraz obustronny przepływ danych z już istniejącymi w firmie rozwiązaniami IT (np. CRM, ERP, Business Intelligence itp.).
Wybór odpowiedniego systemu
W zależności od potrzeb i możliwości finansowych można wybrać gotowy system obiegu dokumentów lub zdecydować się na EOD, który umożliwia tworzenie aplikacji idealnie skrojonych pod indywidualne potrzeby organizacji.
Wdrożenie
W momencie, gdy etap projektowania systemu zostanie zakończony, następuje wdrożenie systemu EOD oraz jego konfiguracja. Kiedy komputery pracowników są już wyposażone w system, firma wdrażająca przeprowadza szkolenie z zasady obsługi EOD. Przeprowadzone zostaje testowe uruchomienie systemu. Po zakończonych sukcesem testach procesy zostają przeniesione na środowisko produkcyjne odbiorcy, co finalnie oznacza start całego systemu. W ramach umowy wsparcia i utrzymania systemu klient otrzymuje pełną asystę wdrożeniową lub opiekę serwisową.
Integracja z innymi systemami
Posługiwanie się innymi rozwiązaniami nie wyklucza wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów. W ramach wdrożenia przeprowadza się także integracje EOD z funkcjonującymi już w firmie systemami, aby umożliwić wymianę danych pomiędzy aplikacjami oraz spójne działanie całego ekosystemu IT w firmie.
Continuous improvement
Wsparcie powdrożeniowe dotyczy szybkiej reakcji na problemy pojawiające się w trakcie użytkowania systemu. Wdrożenie systemu i konfiguracja aplikacji to pierwszy krok. W miarę użytkowania systemu na pewno będą potrzebne zmiany, wynikające chociażby ze zgłaszanych przez pracowników problemów, czy pomysłów na usprawnienia. Wdrażanie zmian bez ryzyka przestojów to właściwie podstawa rozwoju nowoczesnych firm, warto więc być pewnym, że wybrany system taką możliwość oferuje.
Artykuł sponsorowany
