Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja czasu pracy

 

Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników, bez względu na ich liczbę, ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Jest to jeden z wymogów ewidencyjnych, którymi jest obciążony pracodawca. Prowadzenie takiego rejestru jest podstawą do rozliczenia przepracowanych godzin, co ma bezpośredni wpływ na wysokość wynagrodzenia, a także innych świadczeń związanych z pracą. Konieczność prowadzenia ewidencji dotyczy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę - nawet w przypadku zatrudnienia tylko jednego pracownika.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Na podstawie artykułu 149 Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Oryginał jest jego własnością, jednak zgodnie z tym przepisem na żądanie pracownika należy mu go udostępnić - do wglądu bądź wykonania kserokopii. Rejestr czasu pracy może być także kontrolowany przez inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy.

Przepisy prawa nie podają wzoru ewidencji czasu pracy ani nie przewidują okresu, na jaki powinna być prowadzona. Biorąc pod uwagę charakter oraz cel, dla którego jest tworzona, najodpowiedniejszą formą wydaje się być prowadzenie miesięcznego rejestru czasu pracy. Należy go także zapisywać na bieżąco. Pozwala to na prawidłowe obliczenie wynagrodzenia przed każdym terminem wypłaty, zarówno za godziny obowiązkowe, jak i nadliczbowe. Pracodawca może opracować samodzielnie ewidencję czasu pracy, tak by uwzględniała istotne dla niego dane, a także specyfikę zakładu pracy. Ewidencja musi jednak zawierać obowiązkowe informacje.

Obowiązkowe informacje w ewidencji czasu pracy

W tygodniu pracy dniem wolnym, wynikającym z ustawy, jest niedziela. Drugi to zwykle sobota, jednak pracodawca może wybrać inny dzień. Informację o wymiarze czasu pracy należy podać do wiadomości pracowników przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego.

Podstawowy wymiar czasu pracy to  8 godzin pracy dziennie, czyli 40 godzin tygodniowo. Dla prawidłowego rozliczenia czasu pracy, zgodnie z § 8 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, ewidencja musi zawierać informację o liczbie przepracowanych godzin. W szczególności trzeba wziąć pod uwagę pracę w godzinach nocnych, w niedzielę i święta oraz godzinach nadliczbowych, ponieważ za ich przepracowanie pracownikowi przysługuje inna stawka wynagrodzenia, a także dodatkowe dni wolne za pracę wykonaną w dniach ustawowo wolnych. Ewidencja czasu pracy powinna zawierać również informacje o urlopach, dyżurach, zwolnieniach od pracy oraz nieobecnościach zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych. Rejestr czasu pracy może być prowadzony także w formie elektronicznej, pod warunkiem, że istnieje możliwość jego wydruku - na potrzeby udostępnienia pracownikowi lub organom kontrolnym.

Ewidencja czasu pracy - konsekwencje nieprowadzenia lub niewłaściwego jej prowadzenia 

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy lub naruszanie przepisów o czasie pracy jest łamaniem praw pracownika. Jest to wykroczenie, za które inspektor pracy może nałożyć karę grzywny
w formie mandatu lub wystąpić jako oskarżyciel publiczny do sądu o nałożenie kary grzywny od tysiąca do nawet 30 tysięcy złotych. Jeżeli istnieje prawdopodobieństwo, że rejestr czasu pracy został sfałszowany, wówczas kontroler Państwowej Inspekcji Pracy może wystąpić z wnioskiem do prokuratury o podejrzenie popełnienia przestępstwa. W momencie, gdy braki w ewidencji są czysto techniczne, inspektor pracy może sporządzić wniosek o prawidłowe prowadzenie ewidencji, bez konsekwencji karnych.

Obowiązujące prawo reguluje czas przechowywania ewidencji czasu pracy w przypadku kierowców - zgodnie z art. 25 ust. 2 pkt 2 Ustawy o czasie pracy kierowców należy posiadać je przez okres 3 lat. Dla bezpieczeństwa pracodawcy warto przechowywać ewidencje czasu pracy przez co najmniej 3 lata również w pozostałych przypadkach, ponieważ tyle wynosi okres dochodzenia roszczeń pracowniczych. Może to być pomocne w ustaleniu prawa pracownika do wynagrodzenia z tytułu przepracowania nadgodzin. Biorąc pod uwagę to, że prawo nie zabrania prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej, dopuszczalne jest również przechowywanie ich w tej formie.