Poradnik Przedsiębiorcy

Firmowy samochód osobowy jako środek trwały

Firmowy samochód osobowy to jeden z podstawowych składników majątku użytkowanych w firmie. Posiada go praktycznie każdy przedsiębiorca. Z reguły został on nabyty w drodze zakupu lub został przekazany przez przedsiębiorcę na potrzeby firmy z majątku prywatnego. Jak rozliczyć go w kosztach? Wyjaśniamy poniżej.

Firmowy samochód osobowy jako środek trwały

Samochód, którego wartość początkowa przekracza kwotę 3 500 zł oraz który:

  • jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia go do użytkowania;

  • stanowi własność lub współwłasność przedsiębiorcy;

  • będzie użytkowany w prowadzonej działalności gospodarczej;

  • ma przewidywany okres użytkowania dłuższy niż 1 rok

- należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz amortyzować w czasie.

Firmowy samochód osobowy - wartość początkowa

Wartość początkowa firmowego samochodu osobowego – zakup

Sposób ustalenia wartości początkowej zależy od dwóch podstawowych czynników:

  1. dokumentu zakupu oraz

  2. status przedsiębiorcy na gruncie VAT

- co dokładnie prezentuje poniższa tabela:

 

Dokument zakupu

Status nabywcy

Prawo do odliczenia VAT

Podstawa wartości początkowej

Umowa kupna-sprzedaży, faktura bez VAT, faktura VAT marża

Czynny podatnik VAT

Brak - ze względu na rodzaj dokumentu zakupu, który nie uwzględnia podatku VAT

Kwota z umowy, faktury bez VAT lub faktury VAT marża

Podmiot zwolniony z VAT

Brak - ze względu na status nabywcy oraz rodzaj dokumentu

Kwota z umowy, faktury bez VAT lub faktury VAT marża

Faktura VAT

Czynny podatnik VAT

Prawo do 50% odliczenia VAT

Wartość netto z faktury zakupu + 50% VAT niepodlegającego odliczeniu

Prawo do 100% odliczenia VAT

Wartość netto z faktury zakupu

Podmiot zwolniony z VAT

Brak prawa do odliczenia VAT ze względu na status nabywcy

Wartość brutto z faktury zakupu

 

To jednak nie wszystko, co jest istotne w ustalaniu wartości początkowej firmowego samochodu. Przedsiębiorca może zwiększyć wartość początkową o wydatki poniesione przed wprowadzeniem pojazdu do ewidencji środków trwałych, a które mają wpływ na jego kompletność i zdatność do użytku. Do tego typu wydatków można przede wszystkim zakwalifikować:

  • koszty rejestracji samochodu;

Ważne!

W przypadku zakupu nowych pojazdów dokonanie rejestracji samochodu jest niezbędne, by został dopuszczony do ruchu drogowego. Tak więc nowy pojazd można wprowadzić do ewidencji środków trwałych dopiero po dokonaniu jego rejestracji.


W przypadku pojazdów używanych z wprowadzeniem samochodu do ewidencji środków trwałych nie trzeba się wstrzymywać. Przerejestrowanie może nastąpić po wprowadzeniu samochodu do środków trwałych - wówczas ujmuje się je bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów.

  • koszty napraw mające na celu przywrócenie kompletności i zdolności do użytku

Ważne!

Kupując samochód używany, należy zwrócić uwagę na jego stan techniczny. Bowiem gdy pojazd nie jest zdatny do użytku, nie może zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Wówczas należy go naprawić i dopiero po skompletowaniu oraz przywróceniu zdatności do użytku, wprowadzić do ewidencji środków trwałych.

  • podatek PCC w przypadku zakupu samochodu od osoby prywatnej na umowę kupna sprzedaży

Ważne!

Jeżeli wartość samochodu z umowy sprzedaży przekracza 1000 zł, kupujący musi odprowadzić podatek od czynności prawnych PCC wg stawki 2% oraz złożyć w urzędzie skarbowym deklarację PCC3.

  • opłaty recyklingowe (w przypadku zakupu pojazdu za granicą)

Wartość początkowa samochodu osobowego - pozostałe przypadki

Samochód może zostać nabyty do firmy w inny sposób niż poprzez zakup. W zależności od drogi nabycia różny jest sposób wyceny wartości początkowej, co prezentuje poniższa tabela:

Sposób nabycia

Wartość początkowa

Samochód osobowy nabyty w drodze darowizny lub spadku

wartość rynkowa z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości

Samochód osobowy wytworzony we własnym zakresie

koszt wytworzenia

Samochód nabyty w drodze częściowej odpłatności

cena nabycia powiększona o wartość przychodu, określonego w art. 11 ust. 2b ustawy o PIT

Wartość początkowa samochodu osobowego stanowiącego współwłasność

Kwestia ustalania wartości początkowej środków trwałych stanowiących współwłasność została objaśniona w art. 22g ust. 11 ustawy o PIT. Zgodnie z jego treścią:

“W razie gdy składnik majątku stanowi współwłasność podatnika, wartość początkową tego składnika ustala się w takiej proporcji jego wartości, w jakiej pozostaje udział podatnika we własności tego składnika majątku; zasada ta nie ma zastosowania do składników majątku stanowiących wspólność majątkową małżonków, chyba że małżonkowie wykorzystują składnik majątku w działalności gospodarczej prowadzonej odrębnie.”

Prywatny samochód osobowy przekazany do firmy a wartość początkowa

Przedsiębiorca ma prawo przekazać swój prywatny samochód do firmy. Gdy pojazd spełnia definicję środka trwałego, podatnik ma obowiązek jego wykazania w ewidencji środków trwałych. Jak wówczas dokonać wyceny? Wszystko zależy od tego, czy posiadamy dokument nabycia czy też nie.

Jeżeli przedsiębiorca dysponuje dokumentem zakupu pojazdu np. fakturą zakupu, umową kupna-sprzedaży, wówczas wyceny dokonuje w oparciu o te dokumenty.

W przypadku braku tego typu dokumentów wyceny dokonuje się w oparciu o ceny rynkowe środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz z uwzględnieniem stanu i stopnia ich zużycia. Fakt ten wynika z art. 22g ust. 8 ustawy o PIT.

Przykład 1.

Przedsiębiorca chce wprowadzić do ewidencji środków trwałych prywatny samochód osobowy, który nabył 2 lata temu na podstawie umowy kupna - sprzedaży. Cena zakupu z umowy wynosiła 7 500 zł. Jak ustalić wartość początkową samochodu osobowego?

W tym przypadku podatnik dysponuje dokumentem zakupu, jakim jest umowa kupna- sprzedaży. W związku z tym w oparciu o nią dokonywana jest wycena. Fakt, że pojazd został nabyty 2 lata temu, nie ma wpływu na wartość początkową.

Przykład 2.

Przedsiębiorca (czynny podatnik VAT) chce wprowadzić do ewidencji środków trwałych prywatny samochód osobowy, który nabył 3 lata temu na podstawie faktury VAT:

  • wartość netto: 8 500 zł

  • VAT 23%: 1 955 zł

  • wartość brutto: 10 455 zł

Jak ustalić wartość początkową samochodu osobowego?

W związku z tym, że prawo do odliczenia VAT z faktury nie istnieje, za wartość początkową należy uznać cenę nabycia, czyli cenę netto z faktury.

Przykład 3.

Przedsiębiorca chce wprowadzić do ewidencji środków trwałych prywatny samochód osobowy, który nabył 4 lata temu na podstawie umowy kupna - sprzedaży. Jednak dokument uległ zagubieniu. Jak ustalić wartość początkową samochodu osobowego?

W związku z tym, że podatnik nie posiada dokumentu zakupu, wyceny dokonuje na podstawie cen rynkowych, zgodnie z art. 22g ust. 8 ustawy o PIT.

Firmowy samochód osobowy - metody amortyzacji

Dobór metody amortyzacji firmowego samochodu to kolejnych kroków, tuż po ustaleniu wartości początkowej. Ustawodawca w przypadku samochodów osobowych dopuszcza stosowanie kilku metod amortyzacji:

  • metoda liniowa,

  • metoda liniowa przyspieszona,

  • metoda liniowa indywidualna.

Ważne!

Samochody osobowe powyżej 3 500 zł nie mogą podlegać jednorazowej amortyzacji z pomocy de minimis!

Liniowa amortyzacja firmowego samochodu osobowego

Amortyzacja liniowa jest jedną z podstawowych metod amortyzacji, stosowanych przez podatników. Dla samochodów osobowych o klasyfikacji 741 odpowiednią stawką wynikającą z wykazu (załącznik do ustawy o PIT) jest stawka 20% w skali roku. Stosując się do tych regulacji przy maksymalnej stawce amortyzacji pełne zamortyzowanie osiągnie się w ciągu 5 lat.

Podatnik ujmuje odpisy amortyzacyjne przypadające na dany rok co miesiąc, co kwartał lub raz do roku. Decyzja w tej kwestii należy do przedsiębiorcy – podatnika.

Co ważne odpisów amortyzacyjnych należy dokonywać od miesiąca następującego po przyjęciu samochodu do użytkowania do momentu zrównania sumy odpisów z wartością początkową.

Firmowy samochód osobowy amortyzowany metodą liniową przyspieszoną

Ta metoda amortyzacji została uregulowana w art. 22i ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT i odnosi się do środków transportu używanych bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych albo wymagających szczególnej sprawności technicznej. Podatnik w tym okresie może podwyższyć podstawową stawkę, wynikającą z wykazu przy zastosowaniu współczynnika nie większego niż 1,4. Czyli maksymalna stawka amortyzacyjna może wynieść 28%.

W razie wystąpienia bądź ustania warunków uzasadniających podwyższenie stawek,  ulegają one podwyższeniu lub obniżeniu od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności uzasadniające te zmiany.

Amortyzacja firmowego samochodu metodą liniową indywidualną

Zgodnie z art. 22j ustawy o PIT samochody osobowe można amortyzować przy zastosowaniu metody liniowej indywidualnej. Jednak aby móc ją zastosować, pojazd musi być używany lub ulepszony.

Samochód jest uznawany za używany pod warunkiem, że przed nabyciem był użytkowany przez okres minimum 6 miesięcy. Co ważne, to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia tego stanu rzeczy. Niekiedy wystarczająca może się okazać umowa kupna – sprzedaży (lub inny dokument zakupu) wraz z dowodem rejestracyjnym.

Natomiast samochód można uznać za ulepszony, jeżeli przed jego wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych wydatki poniesione przez podatnika na jego ulepszenie (rozbudowa, przebudowa, modernizacja lub rekonstrukcja) stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej.

Zgodnie z art. 22j ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT minimalny okres amortyzacji ulepszonych lub używanych środków transportu nie może być krótszy niż 30 miesięcy i tym samym stawka amortyzacyjna nie może przekroczyć 40%.

Inne istotne kwestie związane z amortyzacją samochodu osobowego

Samochód osobowy o wartości do 3 500 zł

Samochód osobowy, którego wartość początkowa nie przekracza kwoty 3 500 zł, a który spełnia pozostałe wymogi uznania go za środek trwały, czyli:

  • jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia go do użytkowania;

  • stanowi własność lub współwłasność przedsiębiorcy;

  • będzie użytkowany w prowadzonej działalności gospodarczej;

  • przewidywany okres użytkowania będzie dłuższy niż 1 rok

- należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych i amortyzować przy zastosowaniu metody liniowej (ze względu na niskocenny środek trwały) lub liniowej.

 

Ważne!

Wydatki na samochód osobowy, który nie zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych, należy rozliczać w ramach kilometrówki.

Samochód osobowy o wartości powyżej 20 000 euro

Kwestia amortyzacji samochodu osobowego o wartości powyżej 20 000 euro została uregulowana w art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT. Zgodnie z jego treścią nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania.

Metody amortyzacji, których nie można zastosować w przypadku samochodów osobowych

Przepisy ustawy o PIT nie zezwalają na amortyzację samochodu osobowego:

  • metodą jednorazową w ramach pomocy de minmis;

  • metodą degresywną.